オフィス移転・事務所移転をする場合、物件やレイアウトを決めたり業者への手続きをしたり、必要な書類を提出したりなど、手続きや決めることがたくさんあります。このようなオフィス移転のスケジュールを計画的にこなすには、事前に移転のスケジュールをしっかりと組み立てておくことが大切です。
オフィス移転・事務所移転に要する期間は約半年間
オフィスに規模によって変わってきますが、オフィス移転に必要な期間は一般的に約半年間です。そのため、オフィス移転が社内で決まったらすぐにスケジュールを作成し、全体の流れを把握しておく必要があります。例えば、もし３月から本格的に移転準備にとりかかるとしたら、約半年後の９月には事務所移転が完了できるようスケジュール全体の流れを組み立てていきましょう。
お伝えした通りオフィス移転には約半年間かかりますが、移転先のオフィスが遠方の場合はより物件探しが難航する可能性も考えられます。離れた場所にオフィス移転する場合は、さらに１～２ヶ月早くスタートしておくと安心です。
【６か月前】オフィス移転成功のポイント・スケジュールと流れ
1. 新しいオフィスの物件探し→物件を決める
オフィス移転のスケジュールで最も早く行うべきことは、新しいオフィスの物件探しです。物件が早く決まれば決まるほど、レイアウトのイメージや業者への依頼ができます。早く決めた方が良く、早いことに越したことがありませんが、焦って決めてしまうと後々問題が発生してしまうことも。
物件が決まったら、入居申込書など必要な書類を提出します。事務所を借りる際は共益費や敷金が戻ってくるかどうかも確認しておくと安心です。
2. 現在のオフィス・事務所の解約予約を行う
オフィスビルは移転の半年前に「解約の予約」を義務付けているケースが多いです。具体的なスケジュールは現オフィスと賃貸契約を交わした書類に記載されているので、このタイミングで確認してみてください。解約の予約がズレると事務所移転のスケジュールが変動しますので注意しましょう。
3. 旧オフィスの原状回復工事の日程を確認する
原状回復工事というのは、現在のオフィスを借りる前の状態に戻す工事のこと。どのくらい原状回復させる必要があるかや、工事の期限は賃貸契約書に書かれているので、こちらも早めに確認してみてください。期限が分かれば早い段階で業者に依頼もしやすくなります。
≫ 原状回復工事とは？費用や工事範囲・工期の目安まで徹底解説
4. オフィス引っ越し(法人移転)専門業者を決定する
事務所の引っ越し料金は業者によって異なります。複数の業者に見積もりを出し、価格や条件を比較しながら決めることでより費用のコストダウンにつながります。また、引っ越し業者の中には産業廃棄物の処理にも対応してくれるところがあります。必要ならそういった点も業者を決める条件に入れておくと良いでしょう。
【４か月前】オフィス移転成功のポイント・スケジュールと流れ
1. 新オフィスのレイアウトを決めていく
オフィス移転先のレイアウトは移転先の物件が決まった時点で行うのがおすすめです。レイアウト次第で仕事の効率が高まったり、従業員同士のコミュニケーションが取りやすくなるので、ここはじっくり考えたいポイント。また、現在はコロナ対策を取り入れたレイアウトも重要視されています。
» コロナ禍でオフィスレイアウトを選ぶコツ【狭い事務所も対応】
備品やパーテーション、ホワイトボードや印刷機などの導入も検討しながら、具体的なイメージを固めていってください。もしプロの業者にレイアウトを依頼する場合は、レイアウト制作ソフトを共有し、こまめに連絡を取り合うことが大切です。
2. オフィス内装工事業者を決める
レイアウトが決まったら移転先オフィスの工事を行うため内装業者を決めて依頼をしましょう。この時も複数の業者に見積もりを依頼することで、より条件に合った業者が見つかりやすくなりますよ。内装工事の業者が決まったら日程も合わせて決めていきましょう。
3. 移転先である新オフィスの電気や通信工事の手続き
移転先オフィスの電気や通信工事の手配も、このタイミングのスケジュールに組み込んでおきましょう。ネット工事は場合により１か月ほどかかることもあるので念のため確認してみてくださいね。
» LAN工事の費用目安は？ネットワーク機器の価格を含め解説
ただし、借りるオフィスビルによっては業者があらかじめ決められていることもあります。こちらに関してはビルオーナーや管理会社に確認するようにしてください。
4. 移転元である旧オフィスの原状回復工事の依頼
事務所移転の際に行う移転元の原状回復工事は、ビルから業者を指定されているケースもあります。まずは業者が決められているかどうかを確認してみてください。特に決まっていない場合は自社で業者へ依頼を行います。このような場合は後々のトラブルを防ぐためにも、どのくらい原状回復工事を行えば良いのか事前に管理会社と必ず確認してください。
≫ 原状回復工事とは？費用や工事範囲・工期の目安まで徹底解説
【２か月前】オフィス移転成功のポイント・スケジュールと流れ
1. 名刺やパンフレットの企業情報変更の手続き
自社の従業員の名刺やパンフレットなどに新オフィスの住所や電話番号を記載する必要があります。社内案内の書類や名刺などは、2か月前くらいのスケジュールで印刷を行っておくと安心です。移転に際して名刺などのデザインを一新する企業もあるので、そのようにしてみるのも良いでしょう。
2. 取引先へオフィス移転案内とご挨拶を書面で送付
事務所移転する旨を、日頃からお世話になっている取引先に案内書でお伝えします。案内に際して文章の作成したり印刷を行うことになりますが、印刷を業者へ依頼する場合はひと月ほどかかることもあるので、なるべく早めに依頼しましょう。
» 今さら聞けない！事務所移転のお知らせ方法【例文や挨拶文あり】
3. 備品やオフィス家具の整理、発注
このくらいの時期からオフィスの各部署に備品整理を行ってもらいましょう。不要なものは別の場所にまとめて置き、新たに発注する備品やオフィス家具がある場合はこのタイミングで発注を行います。発注の際は内装のレイアウトと備品の寸法を比較して間違いがないようにしましょう。
4. 産業廃棄物の回収を依頼する
産業廃棄物は引っ越し業者が回収してくれることもありますが、もし回収などがない場合は自社で業者を探して依頼します。
【１か月前】【オフィス移転】成功のポイント・スケジュールと流れを徹底解明
1. 新オフィスの内装と設備が完成したら備品や家具の搬入
内装工事や設備工事はこのくらいのスケジュールで完了するので、タイミングを見ながら新しい備品やオフィス家具を搬入をしていきましょう。
なお、当社でも多種多様なオフィス家具を取り揃えていますので、よろしければファニチャーをご覧ください。掘り出し物が見つかるかもしれません。
2. 必要な書類を提出する
事務所移転の際は関係各所に必要な書類を出さなければなりません。どれも重要な書類なので、提出漏れがないようあらかじめ書類と提出期日をリスト化しておくのがおすすめです。
ざっと紹介すると以下の届け出が必要です。
- 法務局 -本店移転登記申請書 -支店移転登記申請書
- 税務署 -異動届出書
- 都道府県税事務所 -事業開始等申告書
- 年金事務所 -健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更(訂正)届
- 労働基準監督署 -労働保険名称・所在地等変更届
- 職業安定所 -雇用保険事業主事業所各種変更届
- 消防署 -防火管理者選任届
- 郵便局 -転居届
本店の移転か支店の移転かで内容が変わる場合や、移転することで管轄が変わる場合などで手続きが変わります。詳しくは届け出先のHPなどで確認しましょう。また、上記以外にもインターネット回線、電話回線などの通信関係の変更や電気・ガス・水道などのライフラインの変更・廃止手続きもあります。ライフラインは移転後すぐに使えないと業務に支障をきたします。しっかりと確認しましょう。
» 行政関係へ提出しなければならない書類提出チェックリストをダウンロード
【オフィス移転・事務所移転】移転スケジュールと流れを徹底解明【まとめ】
オフィス移転をする時はやることがたくさんあります。大事な工程を漏らさず、移転作業をより良い流れで行うためにも事前にスケジュールをしっかり組み立てて、確認をしながら行うことが大切です。ご紹介した全体のスケジュールの流れを参考にしながら、ぜひ自社のオフィス移転に役立ててみてくださいね。
