事務所(オフィス)移転の場合、日頃からお世話になっている取引先に挨拶メールを送ったり、ウェブサイトを通じて移転先の事務所の新住所をお知らせしたりするものです。今回は事務所移転のお知らせ方法について例文を交えて解説します。
事務所(オフィス)移転のお知らせは簡潔に伝えることが重要
日頃お世話になっている取引先などに事務所移転のお知らせを送るとき、新しい情報と古い情報が混同しないように、新しい住所や電話番号などの情報を簡潔に伝えることが求められます。挨拶に力をいれてしまい情報が疎かにならないために、それぞれのお知らせを送る方法を十分に理解して相手のことを考えて送ります。そうすることで丁寧さが相手に伝われば新しいビジネスチャンスが生まれるかもしれません。
事務所移転お知らせの種類と方法
事務所移転お知らせの種類は大きく分けてハガキ、メール、自社のホームページで掲載するの3種類があります。今まではハガキを郵送するのが当たり前でしたが、インターネットが発達してからは、メールや公式サイトに情報を公開する企業が増えています。自分たちが送りやすい種類を選ぶのも大切ですが、どうすれば相手に伝わるかを考えてオフィス移転のお知らせを送ってください。
特に大切な会社であれば丁寧に伝えることが重要です。
はがき
事務所移転のお知らせを送る方法として、ハガキを郵送するのが一般的です。ただ移転するという内容を記載するだけでなく、時候のあいさつ文や感謝の意を込めてお礼などを述べると、自分たちの思いが相手に伝わります。
ほかにもあいさつの言葉として拝啓や敬具などを入れるとさらに丁寧な文章になります。次に、引越し先の新しい住所や電話番号などを記載しておけば、相手に新しいオフィスを覚えてもらうことができます。
メール
近年ではハガキではなく、便利なメールでお知らせを送る方法も浸透しています。直接メールに移転についての内容を書き込む場合もありますが、別途ワードなどで案内状を作ったものを添付して送るのも良いと思います。別途作った案内状を社員が共有しそれを各担当が取引先にメール送信すれば、お知らせの情報量にブレが出ません。さらに案内状に移転先の地図を記載すれば、より丁寧なものになります。住所だけの記載だと場所によっては「この住所どこ？」となることも考えられますが、地図があることで「あの場所か！」と明確にすることができます。
またビジネスメールには本文とは別に署名欄があるのが一般的です。ここに何月何日に事務所を移転しますと明記しておけば、相手に伝わりやすいです。さらに新住所も記入しておけば、相手もいざというときすぐに確認することができます。ただし、取引の多い相手の場合、署名欄までしっかり見ているとは限りません。記載があれば必ず読んでもらえるというわけではないので注意しましょう。
ＷＥＢサイト
ホームページに移転についてのお知らせを掲載する場合ですが、この場合は注意が必要です。お知らせを掲載すること自体は問題ないですが、掲載＝周知にはなりません。ＷＥＢサイトへはそのサイトに用事がなければ訪問することがありません。例えば飲食店や小売店のお店の場合は、一般消費者が営業時間を調べたり、定休日を調べたり、価格を調べたりと情報を集める用事があるのでＷＥＢサイトへ訪問してくれます。その際に、移転の記載があれば周知になりますね。
これを企業間の場合に置き換えて見るとどうでしょうか？日常的に付き合いが多い取引先、または年に数回など取引先など様々だと思いますが、相手が企業になると、自社のホームページを訪問する理由はそうはないと思います。むしろ日常的に付き合いが多い取引先のほうが、ホームページを見てくれる機会は減るかと思います。ＷＥＢサイトは、情報を探している人に、その人が必要な情報を提供できる場所です。
しかしサイトへの誘導をしっかりすれば、大きな役割を果たしてくれます。上記のハガキやメールでのお知らせ内容にＷＥＢサイトの誘導をすれば、訪問してくれる理由ができます。ハガキやメールでは記載しきれないような情報量をＷＥＢサイトならば自由に記載することができます。事務所移転の挨拶はいつ・どこに移転するという内容だけではなく、オフィスを移転することでどのように会社が変わるのか、を記載することも大切なポイントのひとつです。
例えば移転で新規の事業所や支店が増えることもあります。その場合はそれぞれの事業案内などを詳しく伝えることもＷＥＢサイトなら可能です。またオフィスが新しくなって取引先との関係がどうなるか、双方にとってメリットを記載することができれば印象はよくなります。
このようにＷＥＢサイトは多くの情報を掲載することができるので活用しない手はないです。ですが先述した通り、掲載＝周知にはなりませんので、サイトへの誘導をしっかりと行いましょう。
事務所移転のお知らせを相手に送るタイミングはいつか？
事務所移転のお知らせを送るタイミングは、移転日の1ヶ月前が理想ですが、遅くても2週間前には相手に届くようにしてください。取引先の都合も考えて余裕を持って送らないと、相手がシステム変更などで時間がかかってしまい、取引に影響が出る可能性があります。
もしハガキで郵送する場合入稿から印刷するまで2週間はかかります。印刷会社にいつ完成するか確認をして、タイミング良く送れるように逆算をしてスケジュールを決めなければいけません。オフィス移転準備のスケジュールもそうですが、お知らせの案内も余裕をもって準備しましょう。
今さら聞けない！事務所移転のお知らせの例文や挨拶文
事務所移転のお知らせ
拝啓 時下ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。
さて このたび 本社を下記に移転いたすことと相成りました。
※地図を入れる場合 下記の（地図の位置を示す）の通り移転し
○月○日より新事務所にて営業を開始する運びとなりましたのでご案内申し上げます。
今後とも何卒倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。
敬具
令和○年○月○日
記
新所在地：〒○○○－○○○○
○県○市○町○-○-○
TEL ○○○（○○○○）○○○○（代表） FAX ○○○（○○○）○○○○
株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○
丁寧な手紙の文頭には「時候のあいさつ」と添える礼儀文があります。季節や月によって手紙を送るタイミングによって固有のの言葉があります。
「時下」は、季節に関係なく使えるので、便利です。意味は、「このごろ」や「今現在」です。書き出しは「拝啓」、次いで時候のあいさつ文を添え、最後は「敬具」で締めます。肝心の移転についての内容は移転日 移転先新住所 電話番号・FAX番号 地図などを記載しましょう。
移転なので住所が変わるのはわかりますが、電話番号やFAX番号は変わらない場合もあります。番号が変わる場合は新電話番号や新FAX番号など入れるとよいですね。また変わらない場合は「電話番号（またはFAX番号）は従前と変わりません。など明記しましょう。
事務所移転のお知らせを送る方法はいくつかありますが、どの方法を選んでも相手に伝わるように分りやすく完結に文章を整えて送りましょう。丁寧な案内を送ることで良い印象を与えることができて、新しいチャンスに発展するかもしれません。
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