新型コロナウイルス感染拡大防止のために私たちの生活環境はもちろん、働く環境も大きく変わりました。オフィスワークからテレワーク（在宅勤務）が増加し、業務の流れや、働き方、オフィスの在り方など様々な見直しや対策を講じなければなりません。
業務上の理由からテレワークの導入ができない企業もあります。例えば、店舗への来店客を相手にする接客業のような業務を行う部署はテレワークは導入できません。しかし企業の事情は異なっても、感染拡大防止の対策は必要です。
また、新型コロナウイルスの流行が落ち着いたとしても、流行前と同じような環境に戻らないという考えも少なくなく、特に緊急事態宣言後もテレワークを継続している企業の場所では多いようです。今回は激変したオフィスの環境を考えるオフィスレイアウトがテーマです。
レイアウトタイプを選ぶコツ【パターン別に解説】
代表的なレイアウトのパターンをすべて把握することがオフィスレイアウトのコツです。オフィスのレイアウトは、デスクの並び方だけを考えれば良いわけではありません。人が通る通路幅のスペースや、書類や資料などを保管している書庫へのアクセス、電気や配線にも配慮する必要があります。
快適なオフィス環境は、業務効率をあげる効果も期待できます。しかし１からオフィスレイアウトを考えるのは難しいですよね。また見よう見まねでデスクを配置しても業務にあったレイアウトなのかもわかりません。オフィスのスぺースや、業種によってレイアウトは様々ですが、代表的なレイアウトのパターンや種類を見てみましょう。
島型レイアウト
対面してデスクを並べるレイアウトです。コミュニケーションが取りやすく、電話線やパソコンのケーブルなどの配線がしやすいのがメリットとしてあります。また部門や部署ごとに分けやすくスペースを無駄なく使えるのが特徴です。平面図を上から見ると島に見えるデザインから島型レイアウトと名付けられました。メンバーとすぐに目を合わせることができるため、管理職の方からは社員管理がしやすいという考え方もあります。
並列式レイアウト
学校のように全員が同じ方向にデスクを並べるレイアウトです。作業に集中しやすく、来客が多い部門・部署でも背を向けることなく対応が可能です。銀行や郵便局、旅行会社などでよく見られるレイアウトです。
背面式レイアウト
はたらく人同士が背面になるようにデスクを並べるレイアウトです。島型レイアウトとは逆になります。後ろ向きに座るため、他の視線が気にならないので、作業に集中しやすくなります。振り返れば他のメンバーがいるので、ミーティングもしやすいレイアウトです。少人数、小規模(ワンルームマンションオフィス)にも向いています。
フリーアドレス式
席を固定せずに空いている席に自由に座るレイアウトです。部署や部門が固まって座ることがないので様々な人とコミュニケーションが取れます。パソコンを持ち寄って、簡易ミーティングスペースとして利用することも可能です。このように固定席でなければ、使っていないスペースを有効利用できるため、日中は離席率が高い営業職が多い職場に適しています。
また、フリーアドレスデスクなら、作業によってワークスペースを広めに確保できるなど調整も自由です。上司の方からみると比較的メンバー管理が難しいレイアウトです。
以上が代表的な基本オフィスレイアウトになります。
他にも、より集中できる環境に特化した個室タイプのレイアウトや、おしゃれなカフェのようなレイアウトなどもあります。オフィスのレイアウトや施工事例に関しては以下ページもご参考ください。
レイアウトに違いはありますが、従来のオフィスでは快適性や効率性、生産性などにポイントを置いたものが主流でした。しかし、現在の状況は「安全」と「安心」が最優先です。従来の代表的なオフィスレイアウトでは、コミュニケーションのしやすさが仇となり、集団感染リスクが高いため問題があるのです。そこで、ここからはコロナ渦で生まれた新しいオフィスレイアウトの必要性と、レイアウトのコツについてご紹介します。
コロナ渦で生まれた新しいオフィスレイアウトの必要性
集団感染を防ぐには、「３密」を避ける必要があります。
- 密閉
- 密集
- 密接
さらに、
- 手洗い
- マスクの着用
- ソーシャルディスタンス
の3つが「新しい生活様式」として厚生労働省より紹介されています。これらを踏まえた新しいオフィスレイアウトを構築しなければなりません。ここで重要な項目としてソーシャルディスタンスがあります。
- 人との間隔は2ｍ以上あける（最低1ｍ以上）
従来のオフィスレイアウトのような密集したデスク配置のままでは、ソーシャルディスタンスをクリアできません。しかし、現在利用している限られたオフィスの広さで、従業員の人数を変えずに、人との間隔を2ｍ以上とるとなると、多くの会社は、間隔の余裕が足りないため対応が厳しいのではないかと思います。
特に島型レイアウトは、対面してデスクを並べるので真正面で向かい合って座り、距離も近いです。コミュニケーションの取りやすさが、集団感染の手助けになってしまいます。その他の代表的なオフィスレイアウトも同様に、コミュニケーションがとりやすい距離となるため、集団感染しやすいレイアウトになりがちです。
コロナ渦でのオフィス集団感染を防ぐレイアウト対策
これらはリモートワークが増えて、出社する人が減少した場合などは比較的対応がしやすい方法です。
- 空席を設けて距離を取る
- 前後・左右を空席にし物理的な距離を取る
リモートワークではなく、時差出勤に変更するという形でも対応できます。出社しない人のデスクを空席として配置するので、代表的なレイアウトのままでも対応できる場合も多く、コストもかかりません。従業員の座る位置の調整だけでなく、出社する人数の調整もすることで更に高い、集団感染防止効果が期待できます。
デスク間隔を離したレイアウト
デスク同士の間隔をとって、人の間隔をとるレイアウトです。これはオフィスの広さに余裕がある場合に限ります。デスクサイズの寸法が奥行き70ｃｍ・幅120ｃｍの場合は、正面同士なら80ｃｍ、左右なら90ｃｍ、前後なら1.4ｍ、背中合わせなら2ｍのデスク間隔が必要です。しかし、オフィスではたらく人数が多いと、かなりの広さが必要になるので注意しましょう。
狭い事務所の場合はパーテーションで仕切るレイアウト
パーティションで仕切るレイアウトとはコンビニのレジなどで見るようなビニールシートやパネルなどで飛沫飛散を防ぐ方法です。これは上記のようにオフィスではたらく人数の増減がない場合や、オフィスのスペースに余裕がない狭い事務所の場合など、ソーシャルディスタンスの2ｍ間隔をとることが難しい状況下での対応策です。
最近ではオフィスデスク上に設置できるアクリル製や塩ビ製のパネルが販売されています。透明なので圧迫感もなく、照明も遮られることなく使えます。また段ボールなどを組み合わせた物もあります。集中した作業が必要となる場合は段ボール製、コミュニケーションを下げたくない場合は透明の樹脂製など、業務に合わせて選択しましょう。
またこのようなデスク上に設置するパネルは高さが重要です。理化学研究所のチームがスーパーコンピューターを使い飛沫飛散のシミュレーションを発表しています。その結果、着座姿勢でパネルの高さが頭より低い場合は効果が低いという結果が出ています。高い効果が得られたのは床から140ｃｍです。
オフィスデスクの多くは高さ70cmが主流ですので、パネルの高さは70ｃｍあるものを選ぶようにしましょう。他にもデスクの間にローパーテーションをはさむ方法です。デスク上に設置するものよりしっかりとした構造なので安定性が高いです。サイズも高さも含め幅広く設定があり、組み合わせることが可能なので、完全な個室タイプのレイアウトも可能です。このようにソーシャルディスタンスが厳しい場合は、飛沫飛散を防ぐという方法もあります。
もちろん距離をとったレイアウトが可能な場合でも、さらにパーテーションで仕切ることで更に高い効果が期待できます。しかしアクリル製や段ボール製、ローパーテーションなど、購入する必要がありコストが発生します。
コロナ禍のオフィスレイアウトのコツに関して
安心・安全が優先されているのが今の社会です。様々な感染予防策がありますが、すべてを実践できない場合もあります。また、実践の結果、業務効率が著しく悪化して、業績が低迷しても意味がありません。自分のオフィスにあったオフィスレイアウト・感染予防策を両立するイメージやアイデアで、一度イラストや平面図に書き出してみてください。手で書き出すのが面倒であれば、エクセルや、簡単に平面図を起こすレイアウト作成ツールもフリーソフトでたくさんありますので、きっとよいシュミレーションができますよ。
一緒にこの難局を乗り越えましょう。オフィスレイアウトでお困りでしたら実績のある当社オフィスボールにお任せください。
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