オフィスコミュニケーションの活性化によって、生産性の向上や従業員のモチベーションアップが期待できます。昨今、テレワークが普及するなかで、オフィスでの対面コミュニケーションの重要性が見直されています。今回は、コミュニケーション活性化のメリットやレイアウト事例、活性化を促すオフィスづくりのポイントについて解説します。
オフィスコミュニケーション活性化のメリット
まず、オフィスコミュニケーションとはなにか説明し、活性化させることでどんなメリットがあるのか解説します。
オフィスコミュニケーションとは
オフィスコミュニケーションとは、社内において日常的に行われる会話や交流、情報交換、情報共有などを指します。業務的なやり取りだけでなく、休憩や食事の時間に交わす雑談なども含まれます。また、交流や情報交換は、ミーティングや研修、社内レクリエーションなどを通じて行われます。昨今、働き方が多様化するなかで、コミュニケーションに関する新しい課題が出てきています。
オフィスコミュニケーション活性化のメリット
なぜオフィスコミュニケーションは活性化させるべきなのか、メリットを解説します。
●業務効率アップ
社内コミュニケーションの活性化は、連絡不足などによるミスやすれ違いを減らし、業務効率アップが期待できます。コミュニケーションが活発に行われていると、情報共有しやすくなり、業務をスムーズに進められます。また、業務効率が上がると、無駄な労力や作業を削減できます。業務効率アップは従業員の負担やコストの軽減にもつながり、生産性の向上も期待できるようになるでしょう。
●新しいアイデアが生まれやすくなる
意見交換や情報共有が活発になると、新しいアイデアが生まれやすくなります。従業員同士のミーティングや気軽な雑談などから、1人では思いつかなかった方法を考えついたり、発想を転換するきっかけになったりします。自由に意見交換できる雰囲気があると、従来にはなかったアイデアやイノベーションが生まれやすくなるでしょう。
●サポートしやすい
コミュニケーションが取りやすいオフィスでは、経験の浅い従業員をサポートしやすくなります。テレワークでは、経験の浅い従業員が困っていても見えづらく、お互いに質問や相談のタイミングを逃してしまうことがあるでしょう。コミュニケーションが活発なオフィスでは、周りも協力やサポートがしやすく、言葉と行動でフォローすることができます。
●モチベーションアップや離職率の低下
オフィスコミュニケーションの活性化は、従業員のモチベーションアップにつながり、離職率の低下も期待できます。コミュニケーションが活発なオフィスでは、従業員同士の信頼関係を築きやすく、居心地の良い雰囲気で働くことができます。
オフィスコミュニケーションを活性化させるレイアウト事例５選
次に、活発なオフィスコミュニケーションを促すためのレイアウト事例を解説します。
フリーアドレス
執務スペースのコミュニケーション活性化には、フリーアドレスのレイアウトがおすすめです。従来型のオフィスでは、一人ずつ固定席があり、毎日出社することが一般的でした。しかし、昨今働き方が多様化し、テレワークなども増えたことで、必ずしも一人一席が必要ではなくなりました。
≫ フリーアドレスとは？メリットデメリットや抑えておきたいポイント
また、フリーアドレス導入の際は、個人の荷物やノートパソコンなどはロッカーに収納することになるため、個人ロッカーの設置を忘れないようにして下さい。
オープンなミーティングスペース
パーテーションや壁で囲っていないオープンなミーティングスペースは、社内外問わず、活発なコミュニケーションが生まれやすくなります。個室や半個室は、落ち着いて話ができることや、情報漏洩のリスクを軽減できることがメリットです。しかし、予約が必要だったり、かしこまった雰囲気になったりするため、用途によっては不向きな場合もあります。
≫ ミーティングスペースの事例7選｜メリットや注意点、アイデアを紹介
スタンディングスペース
オフィスコミュニケーションには、気軽に話せるスタンディングスペースもおすすめです。一般的に、ミーティングはテーブルと椅子のある場所で、座って行うことが多いでしょう。一方、スタンディングスペースに椅子は無く、ハイテーブルを使って立ったまま会話をします。
リフレッシュスペース
オフィスのリフレッシュスペースも、コミュニケーションの機会を作りやすい場所です。休憩時間の気軽なやり取りは、同僚やプロジェクトメンバーとの距離を縮めてくれます。親交を深められると、業務もスムーズに進めやすくなり、仕事面にも良い影響を与えてくれるでしょう。
≫ リフレッシュスペースはオフィスに必要？メリットと事例4選
多目的スペース
多目的スペースの設置も、コミュニケーションの機会を増やすことにつながります。多目的スペースは、研修や社内イベント、レクリエーションなどに活用されます。カフェ風や木目調などのおしゃれなインテリアにしたり、人工芝を敷いてアウトドア風にしたり、遊びゴコロいっぱいの空間では、自然とコミュニケーションが促されるでしょう。
レイアウト事例と適した家具まとめ
解説したレイアウト事例５選の特徴と適した家具について、分かりやすく表にまとめました。レイアウト導入時の参考にして下さい。
| オフィスコミュニケーションを活性化させるレイアウト事例と家具 | ||
| レイアウト事例 | 特徴 | 適した家具 |
| フリーアドレス | 席を固定せずに色々な人と隣り合わせになることで、コミュニケーションの活性化を図れる | ・配線機能付きの大きなテーブル ・個人ロッカー |
| オープンなミーティングスペース | 社内外問わず、気軽な打ち合わせや交流がしやすい | ・テーブルとチェア ・ホワイトボード |
| スタンディングスペース | 立ったまま短時間で打ち合わせや情報共有ができる | ・ハイテーブル |
| リフレッシュスペース | リラックスした雰囲気のなか、休憩時間に気軽に交流できる | ・テーブルとチェア ・ソファ ・観葉植物 |
| 多目的スペース | 研修や社内イベント、レクリエーションなどに活用してコミュニケーションの機会を増やせる | ・キャスター付きのテーブルやチェア ・移動式間仕切り （スライディングウォール） |
コミュニケーション活性化を促すオフィスづくりのポイント
最後に、コミュニケーション活性化を促すためのオフィスづくりにおいて、気を付けるべきポイントを解説します。
運用ルールを決めておく
フリーアドレスやリフレッシュスペースなどでは、運用ルールをあらかじめ決めておくことが大切です。フリーアドレスでは、席が決まっていないため、業務の内容や気分によって座る席を変えられます。
席の事前予約や、空き確認ができるシステムを導入するなど、運用方法を決めておかないとうまく活用されません。また、リフレッシュスペースも、食事ができる時間帯やＰＣの持ち込み可否など、ルールを決めておくことで、気持ちよく利用することができます。
集中スペースや個別ブースを設ける
オフィスにオープンなスペースを増やす場合、併せて集中スペースや個別ブースを設けるようにしましょう。パーテーションや壁で仕切られていないオフィスは、開放感があってコミュニケーションが取りやすい雰囲気になります。
オープンスペースを設けるなら、併せて集中スペースを設けることで、用途によってスペースを使い分けることができます。様々な場面に対応できるオフィス環境が整っていると、業務効率がアップし、生産性の向上が期待できます。
セキュリティ対策を怠らない
オープンな雰囲気のオフィスでも、セキュリティ対策は怠らないようにしましょう。オープンで活発なコミュニケーションが生まれやすいオフィスは、メリットが多い一方で、出入りが自由になってしまったり、情報漏洩のリスクがあったりというデメリットがあります。
オフィスコミュニケーションを活性化するレイアウト事例５選【まとめ】
今回は、オフィスにおけるコミュニケーション活性化のメリットやレイアウト事例、活性化を促すオフィスづくりのポイントについて解説しました。コミュニケーションしやすい職場では、業務効率がアップし、生産性の向上やモチベーションアップ、離職率の低下などが期待されます。
