オフィスにミーティングスペースを設置することで、様々なメリットが得られます。すでに会議室があるオフィスにおいても、新たに設置することで使い分けが可能となります。本記事では、オフィスの内装工事を専門に行っている当社が、ミーティングスペースを設置するメリットや事例について、独自の視点も踏まえて解説します。
ミーティングスペースとは
ミーティングスペースとは、社内で打合せや面談を行うためのスペースで、コミュニケーション活性化や業務をスムーズに進める為に役立ちます。ミーティングスペースとよく似た機能がある会議室は、主に議論を進めるために利用されることが多く、堅苦しいイメージがあります。
ミーティングスペースを設置するメリット
オフィスにミーティングスペースを設置することで、様々なメリットを得られます。ここでは、メリットを3つ紹介します。
気軽に利用できる
ミーティングスペースは、会議室と比較して気軽に使えるというメリットがあります。小さなテーブルと椅子を執務エリアの隣に設置するだけで、誰でも気軽に利用できるスペースとなります。使い方としては、面談やちょっとした打合せ、進捗確認など様々な場面で利用ができます。従業員の人数や利用目的に合わせて大きさやレイアウトを検討しましょう。
コミュニケーション活性化につながる
ミーティングスペースは様々な使い方ができるため、社内のコミュニケーションを活性化できます。会議室で打合せをするほどでもないような、気軽な相談なども行えるため、ミーティングスペースの設置により従業員同士でコミュニケーションを取る機会も増えます。
多様な使い方ができる
ミーティングスペースは、打合せだけでなく、休憩スペースとして利用したり、テレビ会議を行ったりと多様な使い方ができます。会議室のように堅苦しいイメージがないため、様々な目的で利用できます。
ミーティングスペースの種類
| 種類 | メリット | デメリット |
| 個室タイプ | 防音性あり | 気軽に利用できない |
| 半個室タイプ | プライバシーの確保が可能 | 防音性無し |
| オープンタイプ | 様々な用途で利用しやすい | プライバシー性に欠ける |
ミーティングスペースは、大きく3つの種類に分けられます。それぞれの特徴を踏まえて解説します。
個室タイプ
個室タイプは、パーテーションで空間を作り、その中に椅子とテーブルを設置するタイプです。完全個室の場合、会議室と区別がつかなくなるため、気軽に使えるような配慮が必要となります。ガラスパーテーションを設置して中が見える様にしたり、オフィスの中央に設置して利用しやすくしたりと、オフィスに合わせてレイアウトの工夫をしましょう。
半個室タイプ
半個室タイプは、ローパーテーションにより周囲からの視線を遮った場所に、ミーティングスペースを設置するタイプです。プライバシー性を確保できるため、主に打合せや面談で使用する場合におすすめです。周囲から見えづらくなるというメリットはありますが、防音効果が無いため、守秘性の高い打合せは行うことが出来ません。
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オープンタイプ
オープンタイプは、間仕切りを配置せずにミーティングスペースを設置するタイプです。オープンなので、気軽に利用しやすく、休憩で使用したり昼食を食べたりと様々な使い方ができます。
ミーティングスペースを設置する手順
ミーティングスペースを設置する場合、何から始めて良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。ここでは、設置をするまでの具体的な手順を紹介します。どのようなオフィスでも使える方法なので、ぜひ参考にしてください。
①設置場所の決定
ミーティングスペースの設置を検討する際に、最初にやるべきことが設置場所の検討です。オフィス内にどの程度のスペースがあるかによって、設置できる什器などが変わるため、確保できるスペースを把握しておきましょう。
②使用人数や用途の検討
設置場所が決まったら、使用人数や用途を検討します。主な使用用途や人数を把握することで、適切なレイアウトを決めることができます。また、この段階で個室、半個室、オープンのどれが最適かの検討も行いましょう。さきほど確認した、設置場所の広さも踏まえた上で検討すると良いでしょう。
③レイアウトや什器の選定
最後に、具体的なレイアウトや什器の選定を行います。まず、間仕切りが必要な場合はどこに設置するのかを決めてミーティングスペース内部の面積を算出する必要があります。次に、その面積に納まるような什器を選定します。
ミーティングスペースの導入事例
ミーティングスペースの導入事例を紹介します。当社で実際に施工した事例も含めて紹介しますので、是非参考にしてみてください。
カフェタイプ
カフェタイプは、小さなテーブルに椅子を設置したレイアウトで、オープンタイプとするのが一般的です。テーブルのスペースに限りがあるため、資料を何枚も広げての打合せには向きませんが、会話がメインの打合せにおいては重宝します。カフェタイプは、最小限のスペースで設置できるため、オフィスの面積に限りがある場合でも設置が可能です。
ファミレス席
ファミレス席は、テーブルとソファを組み合わせたレイアウトで、カフェタイプよりも広く使えます。壁際に配置してオープンタイプのミーティングスペースとして使用することが一般的です。また、ディスプレイを設置することで、テレビ会議に対応させることも可能です。ソファ席のため、ゆったり使うことができ、打合せだけでなく休憩スペースや食事スペースとしても利用できるため、利用頻度も高くなるでしょう。
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多人数用
多人数用のミーティングスペースは、執務エリアの隣に会議机など設置するタイプです。ミーティングスペースだけでなく、フリーアドレススペースとしても活用できるため、外回りの仕事が多い場合は、作業スペースと兼用することも可能です。間仕切りは不要ですが、ある程度のスペースが必要なため、オフィスの広さによっては設置が難しい場合もあります。
会議室タイプ
会議室タイプは、パーテーションで個室を作り、室内に会議テーブルを設置するタイプです。写真のようにガラスパーテーションにすることで、開放感を感じられるため、会議室より利用しやすいスペースを作ることができます。こちらはオフィスボールで施工した事例ですが、1日でガラスパーテーションの設置が完了しました。休日の間に工事を行うことで業務に支障が出ないように設置することも可能です。
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少人数個室タイプ
少人数個室タイプは、4人席程度のミーティングスペースを個室内に設置するタイプです。会議室タイプと同様にガラスパーテーションにて間仕切りを作ることで、気軽に利用できる雰囲気を作ることができます。また、スペースに余裕がある場合はこちらの事例のように複数の個室を設置することも可能です。どちらも当社オフィスボールでの施工事例ですが、この程度の面積であれば1日で工事が完了します。
ミーティングスペースにおすすめの什器
ミーティングスペースを設置するためには、什器を導入する必要があります。当社で運営するオフィス家具のECサイト「ファニチャー」の中から選りすぐりの商品を紹介します。
会議テーブル
会議テーブルは、4人以上のミーティングスペースにおいて必要となります。人数及び設置場所の面積に合わせたサイズを選定しましょう。また、PCを使用する場合はコンセント付きのテーブルやコードを収納できるコードホールドの付いたテーブルを選ぶと便利です。
ミーティングチェア
ミーティングチェアもミーティングスペースには必須のアイテムです。様々な種類がありますが、予算や部屋の雰囲気、テーブルのサイズに合わせて選定すると良いでしょう。空間にゆとりがあり、ゆったり使用できる空間を作りたい場合はひじ掛け付きのチェアやハイバックチェアがおすすめです。
ソファ
ソファは、ファミレス席を設置する場合に使用すると良いでしょう。こちらのソファは、ハイバックソファのため、壁際にファミレス席を配置する場合は半個室のように使用することもできます。ハイバックタイプはある程度のプライバシーを確保したい場合におすすめです。
ローパーテーション
ローパーテーションは、プライバシーを確保したい場合に設置すると良いでしょう。2m程度の高さがあるため、プライバシーを確保したミーティングスペースが作れます。また、ドアパネルやスライドドアパネルを設置することで、個室のミーティングスペースを作ることもできます。社内だけでなく、来客用として使用する場合は扉の設置をおすすめします。
カフェテーブル
カフェテーブルは、小さなミーティングスペースを設置する際におすすめです。テーブルのサイズが小さい商品が多いため、資料広げての打合せには向きませんが、少人数で軽い打合せが多い場合の使用に向いています。また、打合せスペースとしてだけでなく、休憩スペースとしても利用しやすいでしょう。
オフィスに合ったミーティングスペースを設置しましょう
本記事では、オフィスにミーティングスペースを設置するメリットや事例を紹介しました。業務形態や従業員の人数、オフィスの面積を考慮した最適なミーティングスペースを検討しましょう。当社では、オフィス内装工事や、オフィス家具の販売をおこなっております。オフィスに合ったミーティングスペースをご提案いたしますので、ぜひお気軽にお問合せください。
