従業員の増員や、新しい事業部の設立を行う際、オフィスの増床を行い床面積を拡張する必要があります。増床は様々な方法があり、目的や予算に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。本記事では、オフィスを増床する方法やメリットデメリットについて解説します。ぜひ参考にしてみてください。
オフィスの増床とは？
オフィスの増床は、増築を行わずにオフィスの床面積を拡張することです。事業の拡大や従業員の増員など様々な理由により既存のオフィスでは手狭になる場合があります。そのような場合に増床を行うことで、ビジネスの成長を促進させることが可能となります。オフィスの増床は、様々な方法があるため、次章で詳しく解説していきます。
オフィスを増床する5種類の方法とメリットデメリット
オフィスを広くする方法は大きく分けて5種類あります。既存オフィスの改装だけでなく新しいオフィスを契約するなど、様々な方法があるため、適切な方法を選択しましょう。ここでは、5種類のオフィスを増床する方法と、メリットデメリットを紹介します。また厳密には増床と異なりますが、移転や増改築についても紹介しております。
改装
改装は、既存のオフィス内で改装工事を行いデッドスペースなどを有効活用する方法です。間仕切りを解体したりデッドスペースを執務エリアの一部として取り込んだりと、既存のオフィスをそのまま利用する方法です。引っ越しや物件を探す手間なども無く費用も最小限に抑えられるため、少ない予算でも可能な方法となります。
メリット
改装による増床のメリットは、既存のオフィス内ですべて完結するという点です。新たにオフィスを契約する必要もなく引っ越しも不要なため、工事にかかる費用以外は発生せず、手軽に増床できるというメリットもあります。
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デメリット
改装による増床のデメリットは、増床できる面積に制約があるということが挙げられます。普段使用していない倉庫を解体したり、あまり使わない応接室を無くしたりなど、既存のオフィス内でレイアウト変更を行う方法となります。そのため、大規模な増床が必要な場合は別の方法を選択しましょう。
同一建物内の増床
同一建物内の増床は、内部増床とも呼ばれ既存オフィスが入居する建物内で別テナントを契約して増床する方法です。同一建物内のため、ビルの管理者とのやりとりをスムーズに行うことができ、既存オフィスと距離が近くなるため管理もしやすいことが特徴です。
メリット
同一建物内の増床におけるメリットは、最小限の手続きで増床を行えることが挙げられます。審査もスムーズで交渉なども行いやすいこともポイントです。また、既存オフィスと同じ建物のため、引っ越しなどもスムーズに行うことが可能です。
デメリット
同一建物内で増床を行うデメリットは、希望するエリアを確保できない場合があるということが挙げられます。テナントの空き状況に左右されるため、既存のオフィスとフロアが異なったり距離が遠くなったりする場合も考えられます。そのため、オフィス増床を行う際は、事前にビル管理者に相談し、空き状況を随時共有してもらえるような関係性を構築する必要があります。
近隣オフィス契約による増床
分室増床ともよばれ、既存のオフィスが入居する建物とは別にオフィスを契約する増床方法となります。支社のようなイメージではなく、別館という形で既存オフィスの近くの物件を探すことが一般的です。近くの建物を借りることで従業員が行き来しやすい環境となり、従業員の負担を軽減することができます。
メリット
近隣オフィスを契約するメリットは、希望する区画が空くまで待つ必要がないという点が挙げられます。周辺のオフィスから探すため、物件の選択肢が広がり、増床をスムーズに進めることが可能です。ただし、物件を探す場所によっては選択肢が少なくなる可能性もあるため、不動産会社と連携して物件のリサーチを行う必要があります。
デメリット
近隣オフィスを契約するデメリットは、新たにオフィスを借りるため審査などの手続きが必要という点が挙げられます。新たなテナントを借りるため、一から手続きを行う必要があり、担当者の負担も大きくなります。しかし、物件のレパートリーは広がるため、自社の目的にマッチしたオフィスを探したい場合におすすめの方法です。
移転
移転は、既存のオフィスから別のオフィスへ引っ越す方法です。厳密にいうと増床ではありませんが、オフィス面積を増やしたい場合には有効な手段となります。
メリット
移転のメリットは、これまでと同様に1つのオフィスとして使うことができるという点が挙げられます。追加でテナントを契約する場合と異なり、引っ越しにより面積を拡張する方法のため、1つのオフィスで完結します。そのため、業務連携も行いやすく、オフィス間の移動も不要となります。
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また、最適なオフィスを多くの選択肢の中から探すことができるため、自社の状況にマッチする物件を探しやすいというメリットもあります。
デメリット
移転のデメリットは、引っ越しの手間や関係者への告知、登記上の手続きなどが必要となる点です。既存のオフィスを手放すため、様々な業務や手続きが発生します。引っ越しにかかわる業務だけでなく、既存オフィスの原状回復工事なども発生するため、担当者の負担も大きくなります。移転を検討する場合は、事前に計画を行い社内の業務分担を決めておきましょう。
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建て替え・増築
建て替え・増築は厳密にいうと増床ではありませんが、面積を拡張する方法の1つとなります。自社ビル限定の方法となりますが、既存のオフィスを解体して新しく建物を作る「建て替え」と、既存のオフィスを残したまま敷地内に建物を建築する「増築」という方法があります。
メリット
建て替え・増築のメリットは、建築基準法の制約があるものの自由に設計できる点が挙げられます。外装から内装、外構まで、希望通りに設計することが可能なため、従業員が働きやすい環境を構築できるだけでなく、対外的なアピールにもつながります。
デメリット
建て替え・増築のデメリットは、他の増床方法と比較しても大きなコストが発生するという点です。規模によっては億単位の工事費用が必要なため、場合によっては資金調達なども視野に入れる必要があります。また、建て替えの場合は工事期間中に仮オフィスへの引っ越しが必要となるため、コスト面だけでなく従業員の負担なども考慮する必要があります。
オフィスを増床する流れ
オフィスの増床には様々な方法がありますが、どのように進めて良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。ここでは、すべての増床方法に共通する大きな流れを解説します。増床を検討されている方は、こちらの流れを参考に計画を進めてみてください。
目的や予算の明確化
まずは、オフィスを増床する目的を明確化する必要があります。従業員の増員や、新事業の立ち上げなど目的を明確化しましょう。次に、事業計画を確認しながらどの程度の予算をかけられるかの検討も必要です。
増床する方法の選定
| 増床の方法 | 主な費用 |
| 改装 | 改装工事費用 |
| 同一建物内の増床 | 家賃＋新装工事費用 |
| 近隣オフィス契約による増床 | 家賃＋新装工事費用 |
| 移転 | 引っ越し費用＋原状回復工事費＋家賃＋新装工事費用 |
| 増築 | 増築工事費用 |
| 建て替え | 引っ越し費用＋仮オフィス家賃＋建て替え工事費用 |
レイアウト検討
増床は様々な方法がありますが、どの方法を選択した場合でもレイアウトの検討は必須です。オフィスのレイアウトは、執務エリアのデスク配置や、動線設計に基づいた部屋の配置など、快適に業務を行うことができるレイアウトを検討することが重要です。現在のオフィスで不便に感じている点を挙げ、改善できるようなレイアウトを検討しましょう。
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相見積もり・業者選定
レイアウトがまとまった段階で工事業者に見積りを依頼しましょう。見積りは1社だけでなく最低でも3社以上徴収することをおすすめします。3社以上の見積りを比較したうえで、適切な業者を選定しましょう。
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見積比較のポイントとしては、工事ごとに価格を比較し、大きく金額差がある場合は理由を確認することが重要です。金額の抜けや漏れが無いか確認した上で安い業者へ依頼することをおすすめします。
社内準備
社内準備も同時進行で進める必要があります。工事期間中の業務の進め方や、引っ越しの準備など増床方法により異なりますが、事前に準備を行うことをおすすめします。特に引っ越しを伴う場合は、従業員に協力してもらう必要があるため、綿密な計画を行った上で社内に周知することが重要です。
工事開始
工事中は、施工内容の確認などを行いながら、工事完了後にスムーズに業務が行えるような体制を整える必要があります。特に、新たなオフィスを契約する場合はインフラの整備や什器、ＰＣやプリンターの手配も必要となります。工事開始前までに準備を行い、ミスが無いような計画を心掛けましょう。
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目的や予算に合った増床方法を選択しましょう
本記事では、オフィスの増床方法やメリットデメリットを紹介しました。それぞれ費用や従業員の負担が大きく異なるため、目的や予算に応じて適切な方法を選択しましょう。当社はオフィスの内装工事を専門に行っております。改装だけでなく、原状回復工事、移転なども承っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。
