「取引先がオフィス移転し、移転の案内を受け取った」というケースはよくあります。そんな時には移転のお祝いの品やメッセージを贈るのが日本の慣例です。ですが、お祝いを贈るにはマナーがあります。今回はオフィス移転のお祝いを贈りたい方に、お祝いの相場やタイミング、何を贈れば喜ばれるのか、などについて解説します。
お祝いを贈る前にオフィス移転の案内を確認
移転の案内を受け取ったら、まずは内容の確認です。いつ、どこに移転するのかをしっかりと確認しましょう。
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移転ですので、会社の所在地が変わります。くれぐれも以前の事務所に届くことがないようにしてください。また、先方がお祝いを辞退している場合もあります。
このような場合は、電話やメールなどでお祝いの気持ちを伝えましょう。
オフィス移転のお祝いに贈るメッセージの例
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇 様
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社の○○です
この度は事業拡大に伴うオフィスの移転とのこと、心よりお喜び申しあげます。
これを機に、貴社がますますご発展されますことを心よりお祈り申し上げます。
メールにて恐縮ではございますが、貴社のご成功を祈念し、ご祝詞申し上げます。
署名
オフィス移転のお祝いを贈るタイミング
移転のお祝いを贈るタイミングですが、移転前日～2週間以内がベストとされています。オフィスの移転は移転の作業でかなり慌ただしくなります。移転前々日より前に贈っても、はっきり言って迷惑になるだけですので避けましょう。移転日より２週間以上経過しても、お祝いを贈っても問題ありませんが、遅くとも移転日より１ヶ月以内には贈るようにします。
移転した先方も、移転のお祝いに対するお返しを準備している場合もあります。１ヶ月以上経過してからお祝い品が届くと、別途用意するなど負担になってしまうこともありますので気を付けましょう。
オフィス移転のお祝いで贈る贈答品の相場はどのくらい？
移転祝いで贈る贈答品の相場は、取引相手との関係性でかわってきます。
- 軽い付き合いの取引先なら5,000～10,000円
- 通常の取引先なら10,000円～50,000円
- 特別な取引先なら50,000円～
などです。
お祝いの品には何を贈ればよいのか？
現金・商品券
移転は色々と物入りになるので、受け取った側としては、必要なものを購入できるので喜ばれます。ですが、品物と違い、お祝い金額がはっきりとわかってしまいます。そこで贈答品の例をご紹介します。
一般的によく贈られる贈答品
華やかなお花
移転や開店祝いなど、贈り物の定番ともいえる花です。中でも胡蝶蘭はその見た目の華やかさと、花言葉の「幸福が飛んでくる」という縁起のよさで選ばれるのが理由です。また花の中でも高級感があるので、オフィスを華やかになります。香りもほとんどなく、枯れにくいのも理由にあります。
観葉植物
オフィスに緑のアクセントがあると、雰囲気も優しくなります。また胡蝶蘭のように縁起の良い花言葉をもつ植物があるので、移転や開店祝いなどで祝いの贈り物として選ばれる人気の品物です。リラックス効果や、室内の湿度を保ってくれるなどオフィスの環境を良くしてくれるのも理由の一つです。
上記二つは定番として人気のあるお祝いの品物です。特に胡蝶蘭は定番として選ばれ、他の会社からも贈られる事が多いです。しかし、移転先のオフィスに置くスペースがないと邪魔になってしまいます。また、植物なので水やりなどの世話も必要になります。
お酒
お祝いの席にお酒、これも定番です。日本酒だけでなくシャンパンなども選ばれることが多いです。メッセージカードを添えれば素晴らしい贈答品となります。
お菓子
移転した取引先の規模によっては、従業員全員が食べることができるお菓子はお勧めです。種類は豊富にありますし、日持ちが良いお菓子も多いです。他のお祝いとかぶることもほとんどないのも良いですね。
カタログギフト
受け取った側が、カタログからほしいものを選べるカタログギフトもおすすめです。オフィス用品が多いカタログを選べば、役立つ物を選べ活用してもらえます。
【注意】贈ってはいけない場合
前述したように移転した取引先の会社がお祝いの受け取りを辞退している場合です。他にも贈ってはいけない状況があります。それは業績不振や営業悪化による撤退などによるマイナスの移転のケースです。ですが、最近ではテレワークの導入によるものや、前向きな縮小移転の場合もあるので、下調べが必要です。
贈ってはいけない贈答品【失敗・失礼ナシ】
オフィス移転の祝いの贈り物には贈ってはいけない品物があります。「赤字」「火事」を連想させるということで赤いもの・火に関係するものです。そのため、ストーブ、ライター、真っ赤な花などは避けたほうがよいです。贈る際の包装紙も赤い色は避けるようにしましょう。また、目上の相手に贈る場合は靴や靴下、マットなどは「踏みつける」という意味になるようです。贈り物の候補からは外しましょう。
失敗・失礼にならないお祝いを贈るには
オフィス移転の案内を確認、お祝いを贈るタイミング、相場、お祝いの品についてそれぞれ紹介してきました。お祝い品を贈る際の注意点もいくつか触れてきましたが少し整理しましょう。
- 新しいオフィス住所をよく確認
- お祝いの受け取りを辞退していないか確認
- お祝いを贈る場合は、移転日の前々日には贈らない
- 最低でも移転日の１ヶ月以内に贈る
- 定番の胡蝶蘭・観葉植物は置くスペースがあるか確認
- 定番品は他の会社とかぶる場合が多い
- 贈ってはいけない場合がある
- 贈ってはいけない品物がある
これらの項目を抑えていれば、大きな失敗・失礼にはなりません。細かいことを言えばカレンダーでよく見る六曜があります。先勝・友引・先負・仏滅・大安・赤口。お祝いの品を仏滅に渡すというのも避けたい日の一つです。同様に赤口も祝い事には大凶の日です。火に関連するものに気を付ける日とされているので避けるべき日です。受け取り側によっては気にしない場合もあれば、気にする場合もあります。
オフィス移転の贈り物には何が一番喜ばれるか？
失敗・失礼にならないオフィス移転の贈り物を贈るには、上の項目をおさえつつ、本当に喜ばれる祝いの贈り物を贈るのが一番です。定番のものが必ずしも喜ばれるとは限りません。例えば贈り物を受け取る側が「花嫌い」という事も考えられます。そこに定番の花を贈っても喜んでもらえるでしょうか？同様にお酒が飲めない相手にお酒を贈っても喜んでもらえるでしょうか？せっかくのお祝いの贈り物がかえって迷惑になってしまいます。
重要なのは祝いの品を受け取る相手をよく知ることが必要です。贈る前に下調べは必要不可欠です。例えば、贈ってはいけない場合のマイナスの移転の場合もよく調べれば失敗しません。相手が花好きの経営者ということがわかれば、定番の花を贈ることで喜ばれますね。
失敗・失礼ナシ！オフィス移転のお祝いを贈る正しい方法【まとめ】
オフィス移転のお祝いを贈る。失敗や失礼にならないように贈るのも大切ですが、何よりも相手を祝うという気持ちが大切です。取引をしている会社のことをよく知ることは、お互いのビジネスにも大いに活用できます。頻繁に取引している会社ほど、よく知っていると思っているつもりでも、意外と知らないこともあります。よりよい関係を築いていくためにも、お祝いの品を贈るにも相手をよく知ることが重要です。
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