総務担当者であれば、上司からオフィス移転の手配を任されることはありますよね。ただ、殆どのかたが素人で、何から始めたら良いのかわからないと思います。そこで今回は、総務担当者がオフィス移転ですべきことを詳しくまとめてみました。
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移転日が決まったらやること
会社のオフィス移転が決まったら、取引がある会社に案内状を送ります。内容は移転先の住所、移転日、移転先の電話番号などを記載します。誰に送るかも重要で案内状のリストを作成します。会社の規模が大きければ各部門の送付先を聞いたほうが確実に相手先に案内状を送ることができます。
引っ越しのスケジュールを考える
総務はオフィスの引越しが円滑に行われるように様々な仕事があります。指示を出したり必要なものを購入したり手続きをします。働いている社員の人数が多ければ引越しも大掛かりなものになるので、総務がオフィス移転の舵取りをしなければいけません。まず引っ越しのスケジュールを組みます。予定が立て込むことなく円滑にオフィス移転が行われるために、数ヶ月前からスケジュールを考えてスタッフに伝えます。仕事に支障が出ないようにバランスよく割り振りをしながら引っ越し当日に備えます。余裕があるスケジュールにしたいので3ヶ月前からタスクを考えます。
まずは今まで使っていたオフィスを現状回復するための見積りを業者からもらいます。平行して移転先のオフィスのルールを確認したり、社内で必要なことを確認したり協議をして資料を作成します。2ヶ月前になったら働く環境づくりをするための確認や手配をしていきます。電話やインターネットの回線の契約をします。1ヶ月前になったらホームページなどで引っ越すことを顧客に伝える作業があります。新聞や配達物が移転先の住所に届くように郵便関係の変更手続きをするのも総務の仕事です。
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引っ越し作業の関わり
作業が円滑に行われるように引っ越しの作業工程表を作成します。全てを業者に依頼するのか、働いている社員も手伝うのかなど、総務が中心となって人員を確保しながら工程表を作成します。梱包材を搬入したり梱包状況も確認します。引っ越し当日は移転先の室内の様子をチェックしたり、仕事で使うテーブルや椅子や備品などの配置の指示を出します。準備だけではなく引っ越しが円滑に進むようにサポートもしなければいけません。旧オフィスと新オフィスとでは作業内容が異なるので、それぞれの総務スタッフが細かく役割分担を決めて引っ越しに関わる社員に指示を出すほうが効率的で良いです。
総務が新たに準備するもの
オフィス移転をする前に新たに準備するリストを作成しておきましょう。例として社員が使う名刺や封筒、ゴム印などは総務が手配しなければいけません。新住所や新番号が記載されているものを購入しなければいけません。各部署で使われるゴム印も新たに手配する必要があります。名刺や封筒やゴム印は1週間程度で届きます。仕事に支障が出ないようにタイミングを見計らって発注をするようにしてください。この他には各部門で使われる複合機などを手配する必要があります。
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今まで使っていたのを再度利用するのか、新たに購入するのか、リースで借りるのかなどを見極めて総務のスタッフが判断します。このほかにも電話回線やインターネット回線、電気や水道、さらにガスなどの手続きも総務がします。
総務のあなたがオフィス移転ですべきこと【引越は大変です】
会社の規模が大きければ総務が先頭に立って様々な手続きをする必要があります。引っ越しが円滑に行われるようにスケジュールも作成しなければいけません。滞りなくトラブルが発生しないように作業が進むためにも、総務のスタッフが協力し合って作業を遂行できるようにしましょう。旧オフィスで行うこと、新オフィスで行うこと、数ヶ月前からやならきゃいけないこと、引っ越し当日にすること、このように引っ越しのスケジュールで総務の仕事も異なります。必要なことを書き出して1つずつ確実にこなしていくことが求められます。
