従業員が快適に、そして効率よく働くことができれば、オフィス全体の生産性も高まり売上も向上していくでしょう。このように業務の効率とレイアウトは関連性が深く、現在、社内のレイアウトを重要視する会社も増えてきています。オフィス内の人数は会社によって様々ですが、今回は「６人ほどの従業員が勤務するオフィス」を想定して、レイアウトで心がけるべきポイントをご紹介していきます。
まずは6人を想定して大まかなオフィスレイアウトを決めていく
６人ほどのオフィスのレイアウトを決める時は、デスクや椅子、ホワイトボードなどの備品の寸法などを測るよりも前に「ミーティングするスペースは必要だな」とか、「デスクはこのくらい欲しいな」といった大まかなオフィスレイアウトをイメージしておくことが大切です。
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内勤が多いオフィス、外勤が多いオフィスなど、それぞれのパターンでレイアウトのイメージが変わってくるので、こちらもぜひチェックしてみてください。
①内勤の従業員が多いオフィスの場合
事務職や総務といった仕事が中心となるオフィスは内勤者が多いため、仕事をする執務スペースはそれぞれの従業員用に席を固定しておいた方が良いでしょう。また、それとは別に２～３人が打ち合わせできるミーティングスペースがひとつあると、会話やコピー音などを気にせずにそれぞれの業務に集中できます。
②外勤の従業員が多いオフィスの場合
営業や配達などの外回りをする従業員が多い場合、席は固定にしない「フリーアドレス制」を採用した方がオフィススペースを有効に活用できます。外回りの従業員用デスクを用意しない、または用意する場合は業務に支障がない程度の小さめのデスクやテーブルにするなど、スペースを確保したい場合はおすすめです。
③来客が多いオフィスの場合
オフィス内でセミナーなどを行う場合は、執務スペースとは別に目的に応じた人数が入れる別のスペースが必要になります。また、来客があった際はその場で応対することが多いので、先方に失礼がないようエントランスには十分なスペースが必要です。セミナーなどで外部の人が多くオフィスに来る場合は、参加人数やセミナーの用途によってスペースのレイアウトを変更できるようにしておくと便利です。
６人ほどのオフィスレイアウトで注意すべきポイントとは？
６人ほどの少人数のオフィスのレイアウトを考える上で、注意したいポイントもいくつかあります。６人の従業員が勤務するオフィスのレイアウトを考えている方は、これからご紹介する内容もチェックしてみてください。
オフィスの収納スペースをどうするか？
オフィスでの業務で思った以上にスペースを取るのが書類や業務上の資料です。空いているデスクに「とりあえず置いておこう」と思って無造作に放置していると、あっという間にオフィスのスペースが狭くなってしまいます。６人用のオフィスは小規模なため、それほど備品が置けない場合も多いので、収納スペースの確保を怠ると業務スペースが窮屈に感じてしまうことも。書類はスキャンしてパソコンに保存したり、高さのあるキャビネットを用意して必要な書類を収納するなど工夫しましょう。
６人ほどのオフィスにおすすめなレイアウトの事例
オフィスの目的を定めれば、執務スペースやミーティングスペース、応接スペースなど必要なスペースが分かってきます。ある程度必要なスペースが決まったらそのスペースの広さはどのくらいが良いのかを考えていきましょう。６人ほどのオフィスには、男女同じくらいの割合の従業員がいることも多いはず。それぞれの考え方や効率が良いと思うレイアウトなどをヒアリングしながら、意見をまとめていきましょう。６人のオフィスなら話し合ってレイアウトを決めた方がお互いにとって居心地の良いレイアウトが実現しやすいですし、その後の仕事もスムーズに進みます。ここからは、６人ほどの小規模オフィスのおすすめレイアウトを２つご紹介していきます。
①島型レイアウト
従業員同士でデスクが対面する形のレイアウトです。お互いの仕事の状況が確認しやすく、コミュニケーションも取りやすい配置となっています。こちらのレイアウトはオフィス内のスペースもそれほど取らないので、比較的広さがないオフィスにおすすめです。一方で「見られている」感じが気になるという方もいますし、コロナの対策面では不安があるレイアウトです。島型レイアウトの場合は透明な仕切りをデスク間に置くなどの配慮が必要となるでしょう。
島型レイアウトの事例
スペースに余裕がなく、会議室がないオフィスの場合は島型レイアウトを提案する場合が多いです。デスクに座る人の顔が見渡せるので、島を一つの会議スペースとして活用できるためです。また、部屋の中心にデスクを集めるので、LAN配線、電話線、電源など配線をすっきりとまとめることができ、わずらわしさがなくなります。デスク同士の隙間がないので、オフィススペースを無駄なく活用できるという点でも採用する企業は多いです。
②同向型レイアウト
学校の教室で見られるような、従業員が同じ方向を向くようにデスクを配置するレイアウトです。仕事に集中しやすく、プライバシーも守られます。エントランスにも背を向けないため、来客にも気づきやすいというメリットがあります。
同向型レイアウトの事例
個室がない司法書士の事務所では、同行型のレイアウトを提案しました。予約もなく不定期に来客があるので、事務所の入り口にデスクを向けてレイアウトをしました。またパソコン画面や、デスク上に他人に見られてはまずい資料がたくさん広がっていても、お客様にからは見えにくいのもメリットになりました。他にも不動産関係などのような店舗兼事務所で、通常の業務が接客にも対応する必要がある場合は、同様の理由で採用する会社は比較的多いです。
小規模オフィスレイアウト【6人向け】の事例と注意すべきポイント【まとめ】
６人ほどの小規模オフィスのレイアウトはまず大まかなスペースを決めることが大事。それからそのスペースに必要なデスクの数や大きさ、通路の幅などを決めていきましょう。実際にレイアウトをする時は図面をパワーポイントやエクセルなどで作ってみると、「思ったより通路が狭い」といった発見があることも。事前にしっかりレイアウトを作っておくと、面倒なオフィス移転もスムーズに行えます。オフィスのレイアウトを決める時は今回ご紹介した内容をぜひ参考にしてくださいね。
