従業員同士の交流を促すなど、働きやすいオフィスを作ろうとさまざまな工夫を試みている担当者の方は多いでしょう。「人が自然に集まる場所」を意図して作った空間をマグネットスペースと呼びます。本記事では、マグネットスペースをオフィスに取り入れるメリットや、導入成功の秘訣などを詳しく解説していきます。
マグネットスペースとは？
マグネットスペースとは、従業員が自然に足を運びたくなり、交流が生まれるように設計された場所を指します。まるで磁石が物を引き寄せるように、人と人が集まりやすい特性を持つ点が特徴です。具体的には、リフレッシュルームや給湯室、コピー機など、部署に関わらず従業員が使用する場所や機器の周辺などが該当します。
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自らの意思で集まるため、カジュアルな会話や情報交換が生まれやすいのも特徴です。またオフィスや自宅、カフェなど、働く場所を選びやすくなった昨今では、オフィスに価値を持たせる要素の一つとして注目を集めているスペースです。従業員同士の交流やオフィスの風通しを良くする仕組みとして、マグネットスペースの整備を検討してみてください。
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マグネットスペースを取り入れるメリット4選
次に、マグネットスペースをオフィスに取り入れるメリットを4つ抜粋して解説していきます。
メリット1：コミュニケーションの活性化
部署に関係なく、従業員同士の交流が増えることが、マグネットスペースを設ける大きなメリット。デスクに座っているだけでは話す対象が限られますが、マグネットスペースなら立ち寄った際にさまざまな部署の従業員と雑談や情報交換を行えます。
意図的に人が集まれる場所を作ると、部署間の壁を越えたコミュニケーションが促進され、業務上でのやり取りも円滑にできる効果が期待できます。
メリット2：モチベーションアップ
従業員同士が気兼ねなく交流できる機会は、従業員のポジティブな感情を高め、モチベーションアップにつながることが示されています。（参照：Development of a Measure of Informal Workplace Social Interactions）
他愛のない話にはお互いの心理的な距離が縮める効果があり、チームワークの向上や職場全体のモチベーションアップも期待できます。社内の雑談を軽視せず、オフィスに気軽に交流できるスペースを作っていきましょう。
メリット3：設置が簡単
大規模な改装が必要なく、手軽に設置できるのもマグネットスペースの魅力です。例えば、テーブルやホワイトボードを配置したり、給湯室の近くにカウンターを設置したり、小さな工夫で実現可能です。
コストを抑えつつ効果を得られるのは、多くの企業にとって魅力的ではないでしょうか。
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メリット4：企業イメージの向上
マグネットスペースをはじめ、従業員同士の関係性を重視したオフィス設計は、企業やブランドのイメージ向上につながります。例えば、来客者がオープンで風通しの良い環境を目にすると「働きやすそうな会社」という印象を持ちやすいでしょう。
企業イメージの向上を目指して、マグネットスペースの導入も前向きに検討してみてください。
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マグネットスペース導入成功の秘訣4つ
ここでは、オフィスへのマグネットスペース導入を成功に導く秘訣を紹介していきます。
秘訣1：適切な場所に設置する
自然な立ち寄りや雑談が生まれやすくするためには、適切な場所にマグネットスペースを配置しなければなりません。とある研究では「視界に入りやすい場所に設ける」と自然な立ち寄りや雑談が生まれやすいという結果が示されています。（参照：Workplace Visibility and the Impacts on Informal ）そのため、部署関係なく従業員が立ち寄るお手洗いやコピー機の周辺、給湯室などがマグネットスペースを作るには効果的なスポットです。
いずれにしても、まずは従業員が集まる場所を考慮し、適切な場所を選びましょう。
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秘訣2：目的に合わせた家具や設備を整える
マグネットスペースを設置する場所を決めたら、目的に合わせた家具や設備を整えていきましょう。目的が雑談なのか、情報共有なのかによって適した家具は異なります。
＜マグネットスペースの主な目的と適した家具や設備の例＞
| マグネットスペース設置の主な目的 | 適した家具や設備 | 商品例 |
| 交流 | カウンターテーブル |  出典：ASO-HCT1845W |
| ラウンジテーブル |  出典：ASO-LT8050 |
|
| チェア |  出典：ALES-CT |
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| ソファー |  出典：WE-223LGY |
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| コーヒーメーカー |  出典：NESCAFE |
|
| 情報共有 | マグネットボード／掲示パネル |  出典：WK-1290 |
| ホワイトボード |  出典：TS-ES1512WB |
商品例のように仕切りを兼ねたホワイトボードもあります。パーテーションなどを活用すると空間を簡易的に仕切るのも可能です。目的に沿って適したインテリアを揃えましょう。
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秘訣3：管理や利用のルールを決める
従業員全員が社内制度やスペースを有効に利用するためには管理やルールを定めておくのがセオリーです。
＜マグネットスペースの利用ルール例＞
- 家具は元の位置に戻す
- 利用時間は最大20分まで
- ゴミは自己責任で片付ける
- ホワイトボード使用後はすべて消す
会話が生まれる場である以上、社外秘情報が第三者に漏れるリスクも存在します。そのため、情報漏洩対策も考えておきましょう。また仕事のメインが雑談になってしまっては元も子もないため、利用時間も定めておくのがおすすめです。従業員全員が快適に使えるようなルールを定めて、周知徹底をしてください。
秘訣4：風土を整える
マグネットスペースを活用しやすいオフィスの風土作りも大切です。どれだけ良い設備を整えても、以下のような雰囲気だとマグネットスペースは上手く活用されません。
＜マグネットスペースを上手く活用できない雰囲気例＞
| 雰囲気例 | 理由 |
| 雑談が悪いこととされる | ■業務中の会話が「サボっている」と見なされる文化では、従業員は立ち寄りにくくなるから |
| 部署間に壁がある | ■「自部署以外の人と関わる必要がない」という空気があると、形だけのスペースになってしまうから |
| 意見表明が歓迎されない | ■会話の中でアイデアを出しても否定的に受け取られる職場では、安心して話せる雰囲気がなく、交流が広がらないから |
| 上司や管理職が利用しない | ■役職者が全く足を運ばないと「使うと評価が下がるのでは」と不安が生まれ、従業員が遠慮するから |
| 利用ルールが厳しい | ■時間制限や利用目的を細かく決めすぎると、従業員は気軽に立ち寄れないから |
管理職が率先して利用する、雑談を歓迎する文化を作るなどして、マグネットスペースを気兼ねなく利用できる風土作りを心がけてください。
マグネットスペース導入に役立つレイアウト事例
最後に、マグネットスペース導入に役立てられるレイアウト事例を紹介していきます。
事例1：壁面の活用
まずは、壁面を活用してマグネットスペースを作っている事例です。こちらの事例では、オフィスの一角にマグネット対応のホワイトボードを設置し、掲示板兼コミュニケーションスペースになるようにしました。
施工型パーテーションを壁にすることも可能で、パネルの種類によっては、パーテーション自体に磁石をつけられる素材もあります。
部署を越えた告知やイベント情報を共有する場としつつ、従業員同士の簡易的な交流を促せるスペースにするのはいかがでしょうか？情報共有を主な目的にするのであれば、執務室の入口付近にマグネットスペースを作るのも一手です。
事例2：リフレッシュルームと一体化
続いて、リフレッシュルームとマグネットスペースを一体化している事例です。リフレッシュルームは休憩に使えるスペースなので、お手洗いのついでに掲示物を眺めたり、飲み物を飲みながら雑談をしたり、より立ち寄りやすいスペースと言えます。
施工型パーテーションなどで仕切れば、周りの部屋に声などが響く心配も減らせます。オフィススペースにゆとりがない場合は、目的や利用方法が似ているエリアを統合するのも有効です。
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事例3：会議室周辺を活用
会議室周辺をマグネットスペースに活用している事例です。会議室の運用は一般的には予約制なため、部屋の入れ替え時間には従業員が自然と集まります。そのため、ちょっとした掲示板や立ち話のできるスペースを設けると、部署を越えた従業員の交流が活発になりやすいでしょう。
会議の予定があるからこそ人が集まる場所なため「会議までの時間」など、交流時間が必然的に決まるため「その場から抜けにくい」という事態を防ぎやすいと言えます。会議前後の時間を交流に役立てられるようなマグネットスペースの導入も検討してみてください。
マグネットスペースを風通しの良いオフィス作りに役立てよう！
マグネットスペースのメリットや成功の秘訣などを解説しました。マグネットスペースにはさまざまな部署の従業員が自然に集まり、会話や情報交換を促す場として大きな役割を果たします。
当社では、施工型パーテーションの設置やオフィス電気工事、移転に伴う内装施工まで幅広く対応しております。風通しの良いオフィス環境のためにマグネットスペースを作るなど、レイアウト改善を検討している方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。経験豊富な担当者が対応させていただきます。
