オフィスのレイアウト変更を行うとき、進め方がよく分からないという人は多いと思います。負担を抑えながら、段取りよくおしゃれなオフィス作りを進めたいですよね。この記事では、オフィスレイアウト変更のメリットや効果を紹介し、手順や費用相場、事例についても詳しく解説します。
オフィスレイアウト変更でどう変わる？メリットと効果
まず、オフィスのレイアウト変更にはどのようなメリットや効果があるのか解説します。
働きやすい環境が整う
人数や組織に合ったレイアウトにすると、快適で働きやすい環境が整います。例えば、会社の規模が大きくなって従業員が増えた場合、席が足りなくなったり、通路が狭くなったりして、窮屈な空間になっていませんか？動線をしっかり確保し、現状の人数や組織に合ったレイアウトにすることで、快適なオフィス環境が整います。
社内コミュニケーションの活性化
オフィスのレイアウト変更によって、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。テレワークの普及や働き方の多様化により、オフィスでのコミュニケーションの機会が減ってしまったという企業も多いでしょう。例えば、従来型の固定席をフリーアドレスに変更したり、カフェスペースを導入したりすることで、コミュニケーションのきっかけが作られ、情報共有がしやすくなります。
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企業イメージの向上
オフィスのレイアウト変更は、企業イメージの向上にも有効です。おしゃれなオフィスは取引先や顧客に好印象を与えます。就職活動で訪問する学生にも『ここで働きたい』と思ってもらえれば、採用活動が有利になります。昨今、優秀な人材の確保は企業にとって大きな課題です。おしゃれでイメージの良いオフィスは、企業のセールスポイントの１つになるでしょう。
業務効率アップ
オフィスのレイアウト変更は、業務効率の向上にも効果的です。デスクの配置や動線を工夫することで、部署内やチーム内だけでなく、他部署との連携も良くなります。スムーズに情報共有出来れば、無駄な時間が削減され、業務効率や生産性が高まります。オフィス環境を改善することで、従業員の集中力やチームワークも向上し、会社の全体的なパフォーマンスアップも期待できます。
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モチベーションアップ
快適で働きやすいオフィスは、従業員のモチベーションアップに繋がります。レイアウト変更や移転によってオフィスがおしゃれになると、ポジティブな気持ちで業務に取り組めるようになるでしょう。居心地の良い環境が整うことで、自社への愛着や所属意識も向上し、優秀な人材の定着率アップも期待できるようになります。
オフィスのレイアウト変更を成功させるための手順
次に、レイアウト変更や移転の進め方について詳しく解説します。
ステップ1：プロジェクトチーム発足
まず、プロジェクトチームを発足させ、各部署から代表者を募るのがおすすめです。各部署の要望をまとめ、働きやすいワークスペースを実現させましょう。チームとして協力することで、無駄な作業やトラブルを減らし、スムーズな進捗と成功に繋げることができます。
ステップ2：全体スケジュールの作成
プロジェクトチーム発足後、最初に決めるべきは、実施時期と全体スケジュールです。内装工事やパーテーション工事、什器購入などが必要な場合は、納期が２週間～１か月程度かかります。規模によるものの、遅くとも実施の２～３か月前にはスタートしておく必要があります。
ステップ3：課題と目的の明確化
次に、現状のオフィスの課題や改善点を洗い出しましょう。オフィスの課題には、次のようなものが挙げられます。
- 席数が足りない
- 収納スペースが不足
- オンライン会議や集中作業に適したスペースがない
- 動線が悪い
また、目的やテーマを明確にすることも重要です。オフィスのレイアウト変更には費用も手間もかかります。何のためにやるのか、社内で共有しておくことが大切です。
ステップ4：業者選定
オフィスのレイアウト変更を成功させるためには、信頼できる業者選びが重要です。安さだけで選ばず、実績や信頼性、対応力なども考慮して、適切な業者を選びましょう。また、各分野の専門業者にそれぞれ依頼するのか、デザインから工事、引越し作業まで丸ごと依頼したいのかによっても、選ぶべき業者が変わります。自社の要望や予算に合う業者を選定して下さい。
ステップ5：レイアウト作成
業者を選定したら、具体的なレイアウトを作成します。テーマや必要な部屋数・人員数、課題などを伝えます。オフィスのイメージや希望のゾーニングなどがある場合には、イラストや写真などを使って詳しく説明しましょう。無料ソフトを利用し、簡単な図面を作成しておくのもおすすめです。また、転用したい既存什器やパーテーションがあれば、数やサイズを伝えるか、現地調査を依頼して下さい。
ステップ6：見積り依頼と発注
オフィスのレイアウトが決まったら、工事や作業の見積もりを依頼しましょう。依頼する項目は、内装工事やパーテーション工事、電気通信工事、引越し作業などです。実施予定日や全体スケジュールも伝えておきましょう。それぞれの専門業者に個別に発注する場合は、漏れがないよう気を付けて下さい。見積もりが出揃ったら、社内稟議を通すなどしてから発注や契約を進めましょう。
ステップ7：関係各所へのスケジュール連絡
レイアウトと見積りが揃ったら、実施日を確定して、関係各所にスケジュールの連絡を行います。オフィスのレイアウト変更は、土日など週末に行われることが一般的です。取引先や顧客には、電話や機器類が一時的に利用できない旨などを早めに連絡しましょう。オフィスが賃貸ビルの場合には、管理会社などに工事や搬出入の届出が必要になります。
ステップ8：レイアウト変更の実施
実施の前日までに、従業員は荷物を整理して段ボールに詰めるなどの準備をします。オフィスの新しいレイアウト図面に番号を振り、段ボールや什器には行き先の番号を記したラベルを張ります。その際、上面は重ねると見えなくなるので、側面に張って下さい。また、電子機器の電源を落として帰るようアナウンスも必要です。新オフィスの運用開始時にトラブルにならないために、万全の準備をしておきましょう。
オフィスレイアウト変更にはどのような費用が発生する？
オフィスのレイアウト変更には様々な費用がかかります。ここでは、それぞれの費用項目と相場について詳しく解説します。
内装工事費
内装工事は、理想のデザインに装飾するための工事をいいます。造作壁の設置やカーペット・クロス張り、建具工事、サイン工事、照明工事などが含まれます。造作壁は、曲線や波型などにも建てられ、幅広いデザイン表現が可能です。
パーテーション工事費
オフィスでは、施工型パーテーションがよく利用されています。例えば、オフィスを仕切ってミーティングスペースやリフレッシュルームなどを設ける際に活用されます。
引越し作業費
大規模なレイアウト変更やオフィス移転では、デスクや収納、段ボールなどの引越し作業は、専門業者に依頼することをおすすめします。一般的なオフィス什器はスチール製が多く、重くて運ぶのが困難です。
デザイン・設計費
おしゃれで機能的なオフィスを作るためには、デザイン・設計費もかかります。設計者には、テーマや改善点を反映したレイアウト図面やおしゃれなデザイン案を提案してもらい、従業員のモチベーションアップに繋げましょう。簡易的なレイアウト変更の場合は、施工会社が図面も作成し、費用を抑えられるケースも有ります。
什器・備品購入費
新しいレイアウトに不足什器や備品がある場合は、購入費がかかります。例えば、新入社員の入社でデスクやチェアが不足したり、リフレッシュスペース用の家具が必要になったりした場合などです。また、購入費用を抑えたい場合は、中古品を検討しても良いでしょう。
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電気通信・設備工事費
オフィスのレイアウト変更に伴い、電話やインターネットなどの配線工事や設備工事も必要になります。賃貸オフィスの場合、ビルの規約や契約によって、指定業者に依頼しなければならないケースがあるので注意しましょう。また、天井まで塞いだ個室を設ける場合には、消防設備を移設・増設しなければならない場合があります。工事前に消防署への届出も必要になるため、早めに計画しましょう。
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廃棄処分費
オフィスのレイアウト変更は、不要な什器や間仕切りなどを処分するチャンスでもあります。オフィス什器は産業廃棄物になり、一般ごみとしては捨てられません。廃棄処分の際は、産業廃棄物収集運搬業の許可を持つ業者に依頼します。処分費を抑えるには、リサイクル業者に引き取ってもらう方法が有効です。
オフィスのレイアウト変更にかかる費用の相場
費用はオフィスの規模やレイアウト変更の内容によって大きく異なります。事前に予算を立て、計画的に費用を管理しましょう。費用の相場は、以下の通りです。
| オフィスレイアウト変更にかかる費用の相場 | |
| 内装工事費 | 1㎡あたり5万円～10万円程度 |
| パーテーション工事費 | 1㎡あたり1万円～3万円程度 |
| 引越し作業費 | 従業員1人あたり2万円～5万円程度 |
| デザイン・設計費 | 10万円～50万円程度 |
| 什器・備品購入費 | 従業員1人あたり5万円～10万円程度 |
| 電気通信・設備工事費 | 10万円～50万円程度 |
| 廃棄処分費 | 1トンあたり1万円～3万円程度 |
オフィスレイアウト変更で実現したい！ おすすめスペース事例４選
オフィスのレイアウト変更で、どんなスペースを作ったら良いか迷っている方のために、おすすめのスペース事例4選をご紹介します。
オープンなミーティングスペース
オープンな雰囲気のミーティングスペースは、コミュニケーションを促進し、活発な意見交換を促すのに効果的です。
近年、テレワークの普及によってオフィスでのコミュニケーションが減ったという企業は多いと思います。オープンスペースでは、気軽に打ち合わせや会話ができます。日ごろから話しやすい距離感にあると、業務がスムーズに進めやすくなります。
オンライン会議スペース
オンライン会議スペースは、外部との会議や遠隔地との打ち合わせなどに最適です。音漏れや騒音を軽減した個室を設ければ、気兼ねなくオンラインやWebでの会議に参加できます。
パーテーションなどを利用して執務空間と仕切ることで、プライバシーの確保や情報漏洩の予防にも役立ちます。
ソロワークスペース
ソロワークスペースは、集中して作業に取り組みたいときに最適です。例えばプレゼン資料の作成やアイデアの創出が必要なときなど、カフェや外部で作業したいこともあるでしょう。しかし、音声やPC画面などから情報を漏洩してしまう恐れがあります。
オフィス内にソロワークスペースがあれば、気分転換しながら安心して作業できます。
フリーアドレス
フリーアドレスは、席が固定されないため、従業員は自由に席を選んで座れます。
フリーアドレスの導入によって使われていない固定席が減り、スペースの有効活用に繋がります。しかし、常にオフィスで仕事をしていたり、電話業務や書類が多かったりなど、フリーアドレスに向かない部署もあります。業務内容に合うスタイルなのか、よく検討してから導入して下さい。
【事例有】オフィスレイアウト変更の手順は？費用と効果も解説【まとめ】
本記事では、オフィスのレイアウト変更のメリットや効果を紹介し、手順と費用相場、事例について詳しく解説しました。レイアウト変更を行うことで、社内コミュニケーションの活性化や業務効率の向上、従業員のモチベーションアップなどが期待できます。手順や費用相場を参考にして頂き、業務への負担をできる限り抑えながら、機能的でおしゃれなオフィス作りを進めて下さい。
