オフィスでは円滑に話し合いを進めるため、ミーティングスペースの設置が不可欠です。オフィスを新設する、リニューアルする場合、どのようなミーティングスペースが自社にマッチしているか悩む方も多いのではないでしょうか？今回はミーティングスペースを設置するメリットや注意点、アイデアを事例とともに紹介していきます。
≫ オフィスにミーティングスペースを設置するメリットや事例を紹介
ミーティングスペースを設置するメリットは？
すぐに話し合いができる
ミーティングスペースを設置すると、思い立ったときに話し合いができるようになります。作業スペースでの話し合いは周囲の人への配慮が必要になるなど、円滑に進まないケースも考えられるのです。予約不要のミーティングスペースをつくると、誰でもすぐに利用できるようになります。チーム内のコミュニケーションが増えることで仕事の進捗スピードが上がるなど、オフィスにはなくてはならない空間です。
自席以外での作業が可能になる
誰でも自由に使えるミーティングスペースがあると、自席以外での作業が可能になります。いつも同じ場所で仕事をしていると、息抜きができない、人と話す機会が少ないなど、悩みを持つ人も多いでしょう。ミーティングスペースを導入すると、自席以外の作業で気分転換になる、普段の作業スペースでは関わらない人と話す機会ができます。また、休憩時間に自席以外で昼食をとるなど、リフレッシュの空間としても利用可能です。
来客対応にも利用できる
ミーティングスペースは話し合いをする空間のため、来客対応の場として打ってつけです。ただし、話の内容によってはミーティングスペースの仕様に注意が必要です。取引先との会議は機密事項を多く含んでいるケースがあります。重要な話し合いをするには、遮音に配慮した個室型の空間が必要です。
ミーティングルームは2タイプ
ミーティングルームのほとんどは、壁の有無で特性をわけられます。
| メリット | デメリット | |
| クローズタイプ | ・遮音性が高い ・人目が気ならない |
・設置場所の移動が難しい ・広さを変えにくい ・気軽に参加しずらい |
| オープンタイプ | ・気軽に参加しやすい ・レイアウトの自由度が高い ・設置場所の変更が容易 |
・遮音性が低い ・人目が気になる |
完全に外と分断されているクローズタイプ
完全に外部と空間が分断されている個室タイプのミーティングルームは遮音性が高く、重要な会議で利用するのに最適です。スチールパーティションやLGSを用いた防音性の高い室内であれば、機密を保持しなければならない来客との商談にも打ってつけでしょう。
多くの人が参加しやすいオープンタイプ
オープンタイプのミーティングスペースを設けると、多くの人が参加できるミーティングを簡単に開けるようになります。オープンな空間では、ミーティングスペースを区切る壁が存在しません。複数の机をつなげる、椅子を増やす、立ち話で参加するなど、より自由度の高いミーティングが可能です。普段は机をバラバラにレイアウトすれば、複数の小さな話し合いスペースとしても利用できます。
ミーティングスペースをつくるポイント4選
①用途にマッチしたスペースを考える
ミーティングスペースを設計する際には、用途にマッチしているかの検討が欠かせません。重要な取引先の人が来社する場合には、話が他の人に聞こえないよう遮音性の高い壁が必要です。オフィス内で他の人との共同作業が多く、すぐに話し合える空間が必要といったスタイルには、壁のないオープンスペースが向いているでしょう。使う人数や話し合いの内容などをよく検討して設計することが、ミーティングスペースづくりにはとても重要です。
②誰でも使いやすい位置に設置する
オフィス内の誰でも使いやすい位置に設定することも、ミーティングスペースづくりには大切です。誰でも使いやすいよう、ワークスペースの近くに設置するのが望ましいでしょう。ワークスペースから遠い場所にミーティングスペースをつくると、わざわざ移動してまで話す内容ではないなど、気軽さがなくなってしまいます。社員が使いやすい位置を検討して設置しましょう。
③デザインはミーティングスペースの要
デザインやカラー選びは、ミーティングへの集中に影響するため、適切な選択が必要です。シンプルな白やアイボリー、見ている人に落ち着きを与えられる自然を意識したデザインなどが無難と言えます。また、赤系の色は見ている人に活気を与える色のため、コミュニケーションの活発化などの効果をもたらすでしょう。
④複数タイプのミーティングスペースを設置
ミーティングスペースは個室タイプやオープンスペースなど、複数の種類を設置しましょう。オフィス内に特性の違うミーティングスペースがあると、よりシチュエーションにあった場所を選べて快適です。ロングテーブルが設置してある個室タイプやスタンディングで話せるオープンスペースなど、複数タイプのスタイルの導入が望ましいと言えます。
使いやすいミーティングスペースの事例7選
ゆっくり話し合える座席タイプのミーティングスペース
話し合いの場で欠かせないのが、ゆっくり座って会話ができる空間です。
高い背もたれで人目が気になりにくい半個室ブース
半個室型のミーティングブースを利用すると、ミーティングに集中しやすくなります。半個室型のミーティングブースは、高い背もたれや囲いがあるため、通行人や周囲で作業する人からの視線を気にせず話し合いができる、周囲の様子を気にせずにミーティングが可能です。
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誰でも簡単に移動できる家具を使用
オープンタイプのミーティングルームには、誰でも簡単に移動できる家具がベストです。ミーティングに参加する人数によってテーブルをつなげる、椅子を持ってくるなどが可能になります。連結式のテーブルは普段わけてレイアウトしておくと、複数の場所で少人数の話し合いに使用可能です。また、キャスター付きや重量の軽い椅子を導入すると、移動させることで話し合いにすぐ入れると言ったメリットがあります。
遮音性の高いボックスタイプ
ボックスタイプは遮音性が高く、重要な話し合いの場にぴったりです。ボックスタイプのミーティングブースは、室内に壁をたてずに置くだけで設置できます。オープンタイプのミーティングスペースなど、追加の遮音空間が欲しいときに最適です。
必要なときだけ取り出せる折りたたみチェア
折りたたみチェアは、普段は収納しておいて必要なときだけ設置できる便利なアイテムです。ミーティングの参加者が急に増える、低頻度で参加人数の大きな説明会があるといった状況にマッチしています。折りたたむと棚など、インテリアの隙間への収納も可能です。
スタンディングのミーティングスペースを導入
スタンディングのミーティングスペースは、椅子を設置する必要がないため、狭いスペースでの設置が可能です。オフィスでは自席で作業するなど、1日中座って作業するケースも多いでしょう。ミーティングをスタンディングでおこなうことで、気分転換になる、健康維持につながるといったメリットがあります。
ローパーテーションで人目をシャットアウト
ローパーテーションは、置くだけで人目をシャットアウトできる便利アイテムです。話し合い中に周りの視線が気になるといった場合、置くだけで設置できるローパーテーションを使えば、周囲と空間を隔てる壁ができます。施工型のパーテーションとは違い、キャスターがついているなど、簡単に移動可能な商品が多いです。置くだけなので、大掛かりな工事の必要がなく、施工が楽な点もローパーテーションの強みでしょう。
簡単にメモできるホワイトボード
ミーティングスペースにホワイトボードを設置すると、すぐにメモできるようになります。要点を可視化すると話が整理しやすいため、短時間でミーティングを終わらせることが可能です。また、書き出すと話題を理解しやすくなるため、新しいアイデアが思いつきやすくなります。スマートなミーティングにはホワイトボードが欠かせません。
ミーティングスペースの事例7選｜メリットや注意点、アイデアを紹介【まとめ】
今回はミーティングスペースをオフィスに導入するメリットや注意点、アイデアを紹介してきました。ミーティングスペースを利用するとすぐに話し合いができる、自席以外で作業でき気分転換になる、来客対応にも使えるといったメリットがあります。壁の有無やスタンディングなど、複数種類のスペースを設置して利用しやすいミーティングスペースをつくりましょう。
