オフィスのレイアウト変更は、模様替え程度であれば従業員のみで行うことが可能です。しかし、工事を伴う場合は業者へ依頼する必要があります。本記事では、オフィスのレイアウト変更について、業者へ依頼する場合の流れや施工事例を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
オフィスのレイアウト変更を業者に依頼する流れ
オフィスのレイアウト変更を業者に依頼する場合の流れを紹介します。レイアウトを考案する段階から、工事が完了するまですべての流れを紹介しますので、参考にしてみてください。
手順1：目的の確認・スケジュール立案
まずは、レイアウト変更の目的を確認します。従業員の増員や、業務効率化など、様々な目的があるはずです。目的を確認した後、全体のスケジュールを立案します。
手順2：ゾーニング計画
レイアウト変更の第一歩としてゾーニング計画を行う必要があります。現状のオフィスをどのように変えたいのかをイメージしてゾーニングを行いましょう。ゾーニングでは、細かな計画は不要なので、「執務エリア」「会議室」など大きな括りでざっくり検討することをおすすめします。
手順3：レイアウト構想の検討
手順2で作成したゾーニング計画をもとに、レイアウト構想を検討します。デスクの配置や個数、会議室や応接室の広さなど詳細な計画を行って部屋の形を作っていきます。部屋のサイズなどは、既存のオフィスを参考に快適な広さとなるように設定すると良いでしょう。
≫ オフィスレイアウト5パターン！ おしゃれなデスクの並べ方
手順4：業者に見積・レイアウト依頼
レイアウト構想が決まれば、業者へ見積依頼を行います。流れとしては、現地調査に来てもらい、レイアウト構想を図面に落とし込んでもらいます。細かな仕上げ材の選定なども行ったうえで、見積りを提出してもらいます。
手順5：相見積り
1社から見積りが出たら、相見積りを徴収します。同じレイアウトでも業者によって金額が異なるため、工事価格の妥当性を把握する意味でも、相見積りは必須となります。最低でも3社以上の見積りを徴収できると良いでしょう。
≫ 内装工事の見積もりの見方と工事費用を抑える5つのポイント
手順6：業者検討
見積りや業者の雰囲気をみて、依頼する工事業者を選定します。相見積りを徴収した業者の中で、圧倒的に価格が安い会社は注意が必要です。他社では含まれている項目が抜けている可能性もあるため、確認した上で業者の決定を行いましょう。
手順7：契約
見積り内容やレイアウト内容に納得した段階で、契約へと進みます。契約前に、見積り書やレイアウト図を再度確認しておきましょう。
手順8：最終見積・工程確認
契約後、デザインの変更などが発生した場合は最終的な見積りを徴収し、工程等も確認したうえで工事へと進みます。
手順9：スケジュール調整・社内周知
工事が始まる前に、全体スケジュールを調整して社内周知を行いましょう。工事中も業務を継続したい場合は、工事エリアの片付けやオフィス内での移動が発生しますので、従業員の動きなども調整して周知しておく必要があります。
手順10：着工
社内周知が終わり、体制が整った段階で工事着工となります。工事中は、想定できなかったトラブルなどが起こる可能性もあるため、任せっきりにするのではなく、日々の進捗を確認しながら工事の管理をしておきましょう。
手順11：完成・検査・引き渡し
工事が終わると、検査を行い、引き渡しとなります。検査では、打合せ通りできているかどうかの確認や、不具合が無いかの確認を行います。また、保証期間や使用中に不具合が出た場合の連絡先などの確認も必要です。
レイアウト変更における業者選定のコツ
レイアウト変更を行う際、業者を選ぶ時のコツを紹介します。業者選定でミスが起きると、トラブルが起きたりする可能性もあるため、ここで紹介する3つのコツを参考にした上で慎重に選びましょう。
1：オフィス内装工事が得意な業者を選ぶ
工事業者といっても、住宅に特化した業者やオフィスに特化した業者など得意分野があります。オフィスのレイアウト変更では、一般的な住宅の工事とは異なり、防災設備工事や建物管理者との調整などが発生します。オフィスのレイアウト変更を行う場合は、オフィスの内装工事が得意な業者へ依頼することをおすすめします。
2：必ず相見積もりを徴収する
お抱えの業者がいる場合は別ですが、原則は相見積もりを徴収することをおすすめします。最低でも3社から徴収することで、価格やサービスの質も比較することができます。比較することで、見積りの抜けや漏れも可視化されるため、相見積もりを徴収することをおすすめします。
3：社内スケジュールに合致する業者を選定する
工事業者が抱えている案件数によって、工事のスケジュールが異なる場合があります。そのため、複数社から相見積もりを徴収する際に工程の提出も依頼してみましょう。価格だけでなく、社内スケジュールに合致する業者を選定することも必要となります。
業者に依頼する際に費用を抑えるポイント
| 費用を抑えるポイント | 補足 |
| 1. 他社の見積りと比較 | 比較対象が多ければ効果大 |
| 2. 代替案の提示を求める | 施工面積が大きい物であれば効果大 |
| 3. 不用品の買取を検討する | 状態が良いものは高価買取可能 |
| 4. 自分で購入が可能なものを探す | トイレ・洗面化粧台・照明などを検討 |
業者へ依頼する際、工事価格が予算に見合わない場合もあります。ここでは、少しでも費用を抑えるためのポイントを紹介します。
ポイント1：他社の見積りと比較
さきほども解説しましたが、まずは相見積りを徴収し、他社と価格の比較を行いましょう。工事価格は業者により異なるため、複数社の見積りを比較して予算に合致する業者を選ぶ必要があります。また、相見積りを徴収していることを業者に伝えることで、価格を下げてくれる場合もあります。
ポイント2：代替案の提示を求める
どうしても予算に合わない場合は、代替案の提示を求めましょう。大きな変更ではなく、仕上げ材を変更したり、洗面化粧台などの住設器具のグレードを下げるだけでも価格を下げられる可能性があります。見積りを見て、価格の大きい部分について代替案の提示を求めてみましょう。
ポイント3：不用品の買取を検討する
レイアウト変更により、什器やパーテーションなど不要となるものの買取を検討してみましょう。状態が良ければ買取が可能な場合があるため、その費用を工事費用に充てることが可能です。当社では、パーテーションの買取が可能ですので、不要な什器やパーテーションがある場合は、ぜひお問い合わせください。
ポイント4：自社で購入が可能なものを探す
エアコンや洗面化粧台・トイレなど自社で購入可能なものは見積りから除外してもらい、自社での購入を検討してみましょう。少し手間はかかりますが、業者に依頼する場合と比べて価格を抑えることが可能です。工事業者によっては、対応できない可能性もあるため一度交渉してみても良いでしょう。
オフィスのレイアウト変更を業者に依頼する時のよくある質問
オフィスのレイアウト変更を業者に依頼することが初めての場合、様々な疑問が生まれるかもしれません。ここでは、当社が工事の依頼をいただいた際に良くある質問を3つ紹介します。
質問1：レイアウトはどの程度決めておくべきですか？
レイアウトは、すべてお任せ頂いても構いません。しかし、間取りや部屋の大きさなど、こだわりがある場合は要望をご提示ください。ご希望のレイアウトが実現か可能かどうか、現地を確認させていただきます。
質問2：見積やレイアウトの検討は無料ですか？
お見積りやレイアウト検討は無料でご提案させていただきます。レイアウトの検討後にお見積りを提出させて頂きますので、ご納得された上でご契約・着工と言う流れとなります。
質問3：工事中に業務は行えますか？
工事内容にもよりますが、原則は可能です。工事中は音や臭いの出る作業が発生する可能性がありますが、なるべく業務に支障がないように調整させていただきます。
当社施工のレイアウト変更事例
当社が施工したオフィスのレイアウト変更の事例を紹介します。
ミーティングエリアの施工事例
オフィス内にガラスパーテーションをレイアウトした事例です。広い部屋にパーテーションを設置して複数のミーティングスペースを作りました。ガラスパーテーションにすることで、内部が透けて見えるため、圧迫感を感じない開放感のある空間を作ることができました。
執務室と会議室の施工事例
オフィス内にガラスパーテーションにて間仕切りをレイアウトして執務室と会議室を作りました。木目調の引き戸を設置することで、おしゃれな空間となっております。また、ガラスパーテーションは3段ガラスの中段をかすみガラスにすることで、光を取り入れつつも視界を遮ることができるためプライバシー性を確保しています。
オフィス全体の施工事例
オフィス全体のレイアウト変更と内装工事を行った事例です。工事内容としては、床のタイルカーペット張り替えと天井と壁の塗装、中古パーテーションによる間仕切りの設置です。当社では、新品パーテーションだけでなく中古パーテーションも取り扱っており、リーズナブルな価格で御提供が可能です。
≫ 中古アルミパーテーションのレイアウト事例・費用やメリットを紹介
オフィスレイアウトの変更は実績のある業者へ依頼しましょう
本記事では、オフィスのレイアウト変更について、業者へ依頼する場合の流れや施工事例を紹介しました。初めて業者に依頼する場合、どのように進めるべきか悩まれる方も多いかと思います。業者に依頼する際は、ぜひこちらの記事を参考にしてみてください。
