何かと手続きや連絡、調整が多いオフィス移転。コンサルティング業者にお任せすると移転業務の手間を省くことができそうだけど、オフィス移転はコンサルに任せなくても自社でできちゃうし、、、という方に、今回はコンサル業者に依頼する理由とその選び方を紹介します。
オフィス移転コンサルティングとは
引っ越し業務を任された担当者の右腕となり、効率よく目的にあったオフィス移転となるようにアドバイスをしながら一緒にプロセスを進めていく、それが法人移転コンサルタントです。近年では新型コロナウィルスの感染拡大によるリモートワークの広まりから働き方の変化に合わせたオフィスの仕様変更や社員のモチベーションアップ、業務効率の良いオフィス作りと企業によって新しいオフィスに求めるものが多様化してきました。多くの企業は現状のオフィスの課題点や改善点はわかっているけど、それを解決するためにはどうしたらいいのか、オフィス環境に関する専門家ではないので具体的な解決策を見出すことは容易ではありません。新しいオフィスへ求めるものを具体的に実現化するのがオフィス移転コンサルティングの役割とも言えます。
オフィス移転専門のコンサル業者に依頼する理由
オフィス移転の経験がある方はご存知だと思いますが、企業の引っ越しは単純に物と人が移動するだけではありません。オフィス移転の総合的なプロフェッショナルに自社の移転を依頼すべき理由は４つあります。
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①プロから的確なアドバイスを受けることができる
コンサルタントがつけば、素人が１から調べるよりも、経験と知識から依頼者に適した解決策へと素早く導いてくれます。特に初めて移転を担当する人は、まずは何にどれくらいの予算がかかり、どれくらいの期間を要するのかを調べることから始まるのではないでしょうか。移転の手順や適切な業者探し、各種手続きなど、そのプロセスは複雑です。何から手をつけていいのかわからない、適正価格はいくらで、自社の課題を解決するためにはどの業者に依頼すれば良いのか、、、そんな時は専門のコンサルタントがその悩みを一度に解決してくれます。
②コストパフォーマンスが良い
移転の労力を削減できることは最大のメリットです。会社の引っ越しに関わる業務は依頼や手続き、打ち合わせを通常業務と並行して行うため、その業務量から時間外労働が発生する可能性があります。専門家にアドバイスをもらえながら、担当者の業務負担を減らし、時間的なコストを削減できるのがコンサル業者に依頼する理由の一つです。オフィスは移転したいけど、移転業務を行う人的リソースが足りず引っ越しができない、、、という悩みの解決策にもなります。
③一貫した管理を行っているため進行がスムーズになる
例えば、内覧をする時にオフィス仲介業者はおおよその収容人数は教えてくれますが、細かい配置やレイアウトについてのアドバイスをもらえることはありません。そのため、実際に事務所を内覧してもすぐには具体的なオフィス家具の配置や部屋の区分けがイメージできず、なかなか申し込みまでたどり着けないということもあるでしょう。そんな時に頼れるのがオフィス移転専門のコンサルタントです。図面がかけるコンサルタントならば内覧の時点で図面を用いた簡単なレイアウトも見せてくれるでしょう。その事務所が自社に適しているかどうかをアドバイスをうけることができます。
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④トラブルが起きないよう事前に予防線を張ることができる
例えば、IT企業で社内サーバーを多めに設置する企業は通常の企業より電気使用容量が必要になります。事務所には通常の使用アンペア数が設定されていますが、それでも不足している場合は電気工事が必要となります。コンサルタントは依頼を受けたクライアントの業種はもちろんのこと設置する精密機器をはじめとするオフィス内のレイアウトも数多く知っているため、事前に電気容量を増やす工事が必要である、とアドバイスをすることができます。特にオフィス移転を初めて経験する担当者は、気をつけなければならないプロセスを知らずにうっかり手続きを忘れていた、ということにもなりかねません。移転のコンサル業者はそういった意味でも頼りになるパートナーとなり得るのです。
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コンサル業者に依頼する注意点
コンサル選びの指標として見ていただきたいのが依頼するコンサル業者やその担当者はPM（プロジェクト・マネージャー）としての技量を持ち合わせているかということです。コンサルティング業務はただオフィス移転の経験や知識があるだけでは務まりません。クライアントのニーズと下請け業者の調整、工程確認、期日チェックなどそのプロジェクトマネジメント力が必要です。担当のPMには依頼する前に、見積もりを取る際の返信の速さや正確さを、その人物の態度から読み取ってください。返信が24時間以内になかったり、確認業務が足りないPMは、企業の引っ越しという多くの人が関わり、それなりに期間がかかる複雑なプロジェクトは向いていません。マネジメント力とプロジェクトの進行能力はあるかを見極めて依頼しましょう。
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コンサル業者を選ぶ前に準備しておくこと
依頼業者を決めす前に「目的」と「解決したい課題の順位」を決めておくと良いでしょう。次項で説明するコンサル業者ごとの得意分野とこの２つを照らし合わせてください。おのずと自社に適したコンサル業者を見つけることができます。オフィス移転は、エリアや物件、家具の選定、空間お作り方など選択と決断の連続です。先に決めることを決めて、その後はコンサル業者に任せられるように事前準備をしましょう。
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コンサルティング会社の選び方
数ある企業の中から自社に適したコンサル業者を選ぶにはちょっとした事前知識があると、より相性のよいコンサル業者を見つけることができます。ここからはより自社に合ったコンサル業者と出会うための方法を解説します。
優先順位の高い課題を解決できそうな業者を選ぶ
オフィス移転コンサルティングを行っている企業の多くは、母体がオフィス移転の一プロセスを専業で行っている企業です。以下はそれらの企業の一例です。例えば、業務効率を上げるようなオフィス空間作りをすることが優先事項だとすると、建設・内装工事業者、オフィス家具業者、インテリアデザイン事務所が母体の企業を選択すると良いでしょう。
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母体となる主な業種とその特徴
| 母体となる業種 | 特徴 | |
| １ | 不動産会社 | 物件情報が豊富。自社ビルを賃貸に出しているケースもあり。特にエリアにこだわる場合におすすめ。 |
| ２ | 建設・内装工事業者 | オフィス空間に関する知識と経験が豊富。オフィス空間にこだわりがあったり、その反対にどのようにオフィスづくりをしたらよいかを０から相談したい場合にも頼りになるため内装工事の知識がない担当者にぴったりのコンサル業者。 |
| ３ | オフィス家具業者 | オフィス家具（什器）を選べる選択幅が多い傾向がある。 |
| ４ | 運送会社（引越業者） | 特に大手運送会社は自社で多数のトラックと運転手を保有しているため、引っ越し作業の日程調整が柔軟に対応できることが多い。 |
| ５ | インテリアデザイン事務所 | お金をかけてオフィス空間にデザイン性をもたせたい場合には直接インテリアデザイン事務所にコンサル業務を依頼することができる。 |
| ６ | 電気通信工事業者 | ネットワーク系のインフラ構築、電気通信工事業者が移転を一括で請け負っているタイプ。ビジネスフォンなどの情報に詳しい。 |
| ７ | 独立系コンサル | 豊富なノウハウを持っていることが多い。ただし独立系のため、関係会社をもたずオフィス移転に関する業者を外注する必要があるためコンサルティング費用が割高の傾向がある。 |
オフィス移転コンサルティングに依頼する４つの理由と選び方 まとめ
オフィス移転は、その経験がないと１から調べることが多く、いつの間にか時間外労働が発生してしまった、業務過多になってきた、、、ということになりかねません。移転の目的や課題、要望を解決できる新オフィスへ引っ越しができるように相性の良い担当者の右腕となるようなコンサルタントを見つけてください。
