オフィスの移転は、社内調整だけでなく社外の関係者とも調整が必要なため、何から手をつければよいのか悩む方も多いのでは無いでしょうか。本記事では、オフィスの移転を成功させる秘訣や、実際の流れ、スケジュール例を紹介します。移転を予定されている方はぜひ参考にしてみてください。
オフィス移転を成功させる3つの秘訣
オフィスの移転は、多くの下準備が必要となります。その中でも、オフィス移転を成功させるために重要な秘訣を3つ紹介します。
最初にスケジュールを検討
オフィスを移転することになった場合、最初にスケジュールを検討しましょう。やるべきことが非常に多く、スケジュールを立てずに進めると時間が足りないという事態が起こる可能性もあります。予想外の出来事にも備え、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。
引越し当日までに移転先の環境を整備
引越しにより業務に支障が出ないよう、移転後すぐに働ける環境を整えておきましょう。移転先の工事だけでなく、電話やLANの契約、水道や電気などの手続きも必要です。引越しが終わり次第業務が再開できるように、やるべきことをリストアップし、入念に計画しておきましょう。
移転後の流れを明確化
オフィス移転は、引越しが完了すれば終わりではなく、旧オフィスと新オフィス共にやるべきことがあるため事前に流れを明確化しておきましょう。旧オフィスにおいては、原状回復工事や解約手続き、新オフィスでは様々な対応が必要となります。
オフィス移転の一般的な流れ
オフィスを移転する際の、具体的な流れを14工程に分けて紹介します。オフィス移転は様々なパターンが考えられますが、ここではオフィス移転が決定してから物件を探す場合を想定しています。やるべきことが多いため、6ヶ月以上前から準備を進めておくと余裕をもって行動ができるでしょう。
①移転計画
まずは、移転計画を立てることから始めます。移転の目的や、移転先の条件などをまとめ、スケジュールを作成します。余裕を持ったスケジュールを立案し、予想外の事が起きても対応できるようにしておきましょう。
②移転先の物件選定
移転計画を立案しながら移転先の選定を行います。従業員の人数や移転の目的、家賃やアクセスなどを加味して物件を選びましょう。居抜きの物件であればリフォームは不要ですが、スケルトンの物件や古い物件の場合はリフォームが必要です。
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物件によっては、工事が不可の場合もありますので、あらかじめ確認しておきましょう。また、移転先の物件が決まり、入居可能日が把握できた段階で、スケジュールを微調整する必要があります。
③引越し業者選定
引越し業者は、早い段階で選定しておきましょう。引越しの予定がずれると様々なスケジュールが崩れてしまうため、最も重要な部分となります。シーズンによっては混雑している場合もあるため、引越し先や日時が確定した段階で予約をしておくことをおすすめします。
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④レイアウト案の準備
移転先の実測を行った上で、レイアウト案を作成します。工事会社に希望を伝えることが目的ですので、大まかに検討する程度で構いません。その際、デスクなど設置することが確定している什器とサイズも明記しておくと良いでしょう。それらの情報をもとに、工事会社と打合せを行います。
⑤工事会社の選定
レイアウト案が決まり次第、工事会社の選定を行いましょう。余裕があれば、複数の業者から見積を徴収することをおすすめします。その際、レイアウトだけでなく予算感やいつまでに工事を終わらせる必要があるのかなどを伝えておきましょう。
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⑥新オフィスの設計
工事着手前に、工事会社がオフィスの設計図を作成します。基本的に現地調査が必要ですので、現地で打合せを行います。その際、建物の図面が必要ですので、建物のオーナーなどに手配しておくと、打合せがスムーズに進みます。
⑦什器選定・不用品の廃棄手続き
旧オフィスで使用中の什器を転用するか、新しく購入するかを検討しましょう。現在使用している什器をリスト化し、転用か購入か記載しておくことをおすすめします。新たに購入する場合は、什器の選定と不要な什器の廃棄手続きも必要です。
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什器の状態が良ければ、買取が可能な場合もあるため、あらかじめ買い取り業者に査定してもらいましょう。
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⑧各種発注
新オフィスの工事や什器は納期がかかるため、なるべく早めに発注を行う必要があります。基本的に、発注後に工事着工や什器の手配が開始されるため、スケジュールに支障が出ない様に迅速に進めましょう。
また什器は引越し当日までに、搬入を完了させておきましょう。引越し当日に什器搬入が重なると、業者がバッティングしてしまうため、時間がかかる恐れがあります。
⑨原状回復工事の打合せ
新オフィスの工事が着工した段階で、引き続き旧オフィスの原状回復工事の打合せを行いましょう。事前にどの程度まで回復するのかを建物のオーナーと協議し、引越し後すぐに着工できるように準備しておきます。原状回復工事が遅れると、無駄な家賃が発生するため、スムーズに対応することをおすすめします。
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⑩引越しの流れを検討
工事の段取り、原状回復工事の段取りが終われば引っ越しの流れを検討します。引越し業者と打合せを行い、段ボールのまとめ方や引越し先の配置など事前にルールを決めておくことで、スムーズに引越しすることが可能です。引越しの際、共有の備品について誰が片づけるのかを明確にしておく必要があります。書類や、共用備品の荷造り及び荷ほどきを誰が担当するのかを決めておきましょう。
⑪社内周知
社内周知は、引越しの予定が決まった初期の段階だけでなく、具体的な流れが決まってからも周知会を行う必要があります。引越し当日までにやるべきことと、引越し当日にやるべきことを具体的に指示しましょう。
⑫届出の準備
オフィス移転の際は、様々な届出が必要です。
- 旧オフィスの賃貸解約手続き
- 新オフィスの契約手続き
- LANや電話回線の手続き
- 各種住所変更
- 諸官庁への届出
など、住所が変わるため、クレジットカードや銀行口座、法務局や税務署など諸官庁への届出も必要です。
⑬引越し準備
引越し当日までに荷造りなど引越しの準備を進めましょう。オフィスの規模によって、膨大な作業量になるため、従業員全員で協力して行う必要があります。段ボールの置き場所を決めたり、共用備品の集積を誰が担当するかを決めたりしておくことで、スムーズに進められます。
⑭引越し
引越し日は、旧オフィスで搬出の指示を出す人と、新オフィスで配置を指示する人を配置して、ミスが無いように進めましょう。また、不用品はわかるように明示し、新オフィスへ持って行かないようにしなければなりません。引越し日の夕方ごろに不用品回収業者を手配しておくことで当日中に旧オフィスの荷物をすべて無くすことができます。
オフィス移転後の流れ
オフィス移転は、引越し後もやるべきことがあります。ここでは、移転後の流れを紹介します。
①旧オフィスの掃除
旧オフィスを清掃し、忘れ物が無いか確認をしましょう。余裕があれば引越し当日に行うことがベストですが、できるだけ新オフィスでの荷ほどきや整備を優先することをおすすめします。
②原状回復工事
オフィスの清掃が完了したら、すぐに原状回復工事を行いましょう。引越し前までに工事の発注を行い、退去後すぐに着工できるような状態にしておくことで、家賃を無駄にすることを防げます。注意点として、水道や電気は原状回復工事で使用しますので、工事完了後までは継続しておく必要があります。
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③移転後の環境整備
オフィス移転後は、新オフィスでの環境整備や改善を行う必要があります。実際に運用する中で従業員にヒアリングし、改善点を洗い出しましょう。
オフィス移転のスケジュール例
オフィス移転における引越し当日までのスケジュール例を紹介します。下記条件にて作成しております。
- 物件選定済の状態
- 契約、解約の告知は6ヶ月前
- 工事期間は1.5ヶ月
- 什器の納期は1ヶ月程度
オフィス移転の費用を抑える方法
| オフィス移転時に発生する費用 | 費用の抑えやすさ |
| 新オフィスの家賃 | △値引きなどは難しい |
| 新オフィス工事 | 〇合見積もりにより価格を抑えられる |
| 旧オフィス原状回復工事 | 〇合見積もりにより価格を抑えられる |
| 什器 | △値引きなどは難しい |
| 不用品廃棄処分 | △値引きなどは難しい |
| 引越し | 〇合見積もりにより価格を抑えられる |
オフィス移転は、工事や引越し、新調する什器など様々な費用が発生します。ここでは、移転にかかる費用を安く抑えるための方法を紹介します。
①相見積もりを取る
工事会社や引越し業者に依頼する際、なるべく相見積もりを取りましょう。相見積もりを取る場合、最低でも3社に見積依頼をするのがおすすめです。3社から取ることで、工事価格の相場感がわかるだけでなく、極端に安い業者については他社の見積と比較することで、抜けが無いかなど確認することができます。
≫ オフィス移転の見積もりをとる重要性と費用を抑えるポイント
② 什器を転用又は買取に出す
什器をすべて購入するとかなりの金額が発生するため、使えるものはなるべく転用するように心がけましょう。また、不要な什器については処分するのではなく、買取やリサイクルに出すことをおすすめします。
≫ 安い中古品の探し方を徹底解説【お得にオフィス家具を手に入れよう】
③パーテーションを再利用する
旧オフィスにパーテーションを設置している場合、新オフィスにて再利用することができます。パーテーションは、解体・復旧が可能なため、レイアウト次第では転用ができます。注意点として、転用する場合は引越し前に解体して新オフィスに移設する必要があるため、旧オフィスにおいて一定期間パーテーションが無い状態が発生します。
≫ 中古のパーテーション工事とは？組み合わせの例や参考費用も紹介
オフィス移転は計画性のあるスケジュールを立案しましょう
今回は、オフィスの移転について、具体的な流れや価格を抑える方法などを解説しました。やるべきことが多岐に渡るため、従業員全員を巻き込んで進める必要があります。余裕を持った計画性のあるスケジュールを立案し、オフィス移転を行いましょう。当社では、オフィスの内装工事や原状回復工事だけでなく、パーテーションの移設なども行っております。オフィス移転に関してお困りごとがございましたら、ぜひお問い合わせください。
