オフィスや事務所の移転はやるべきことがとにかく多いですが、今後の為にもお世話になっている取引先への連絡は忘れることがないようにしたいものです。そこで今回は、オフィス移転を取引先に連絡するタイミングや、挨拶状の書き方について詳しくご紹介していきます。
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オフィス移転のお知らせを連絡するタイミングは？
まず気になるのはオフィス移転に関する連絡をするタイミングですよね。これは移転のひと月前には完了させておくことをおすすめします。大体2～3ヶ月前に挨拶状を送付し、ひと月前にメールなどで改めて伝えるようにすると、より丁寧な印象を与えられます。
オフィス移転に関する案内状を送るスケジュールと流れ
移転の連絡をする際は、どのようなスケジュールで準備しておくと良いのでしょうか。大まかな流れは以下のようになります。
- 新オフィスの住所を確認する
- 新しい電話番号やファックス番号を確認
- 案内状を送る取引先をリストアップ
- どのような手段で送るか（案内状としてハガキや封書の郵送・メール・ファックスなど）
- 文面の作成
- 印刷や送付作業
- 転居届を提出
上記の流れで行うと、よりスムーズにオフィスの移転連絡ができます。案内状を送る時は、連絡漏れを防ぐため、あらかじめリストアップしておいた方が安心です。案内状の作成や送付作業を複数人で行う場合はリストを共有し『二重に作成してしまう』ということがないようにしましょう。オフィス移転の連絡は、基本的には郵送で送るケースが多いです。郵送の場合は普通ハガキや二つ折りハガキで送りましょう。案内状を郵送で取引先へ送った場合、企業の代表者宛てに送ることとなります。そのため、個別に関わっている営業担当者などには連絡が行き渡らないこともあるので、メールやファックスで改めて連絡しておくことをおすすめします。
基本的にはハガキでの送付が多いですが、取引先によって変えるのも良いでしょう。例えば…、
- 新規の取引先には封書
- 個別にお世話になっている営業担当者などにはメール
- その他の取引先にはハガキ
- 自社の公式ホームページでオフィス移転することを広くお知らせする
このように、状況や取引先に合わせて連絡方法を変えている企業も多いです。また、情報をホームページに掲載することも大事ですが、ホームページはサイトを覗いた方にのみお知らせできる方法となるので、取引先への事務所移転のお知らせは直接ハガキなどで伝えた方がより丁寧です。ホームページでのお知らせは、あくまでも補助的な位置づけとして考えておきましょう。
事務所移転を伝える時のポイントとは？
取引先へ送る案内文はテンプレートが多くあるので、それを参考に作成すれば比較的、早く作成することができます。自社で印刷する場合は短い期間でも対応が可能ですが、業者に依頼する場合は時間がかかることがあるので、こちらも早めに依頼しておいた方が安心です。ここからは、ハガキやメールなど、連絡方法によって異なるポイントをご紹介していきます。
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ハガキや手紙で案内状を送る場合
一般的の多くの企業がハガキや手紙でオフィス移転の連絡をしています。格式を重んじる企業に送る場合は、このスタイルで送った方が印象が良いのでおすすめです。ハガキや手紙での案内状は、冒頭の挨拶、時候の挨拶、結びの挨拶を形式に沿った内容としましょう。文章の下部分か、ハガキの左側に自社の代表者名や移転先の住所、電話番号などを記載します。記入欄に余裕があれば、最寄駅からの道順なども地図にして載せておくとより親切です。
メールやファックスで移転に関する連絡する場合
上記でご紹介したように、ハガキは必然的に取引先の代表者の元へ案内が行くことが多いので、取引先の営業担当者と個別に仕事で関わりがある、といった場合はメールやファックスで送るのがおすすめです。メールの場合、ハガキとは異なり冒頭の挨拶や時候の挨拶は入れずに、移転する旨や移転日、新オフィスの住所や電話番号などを記載して送りましょう。一方、ファックスでオフィス移転を知らせる場合は、ハガキと同様に冒頭の挨拶や時候の挨拶、結びの挨拶が必要となります。ファックスで送る際は、これらを忘れずに記入するようにしてくださいね。
事務所移転の連絡をする時の注意点
連絡をメールで行う場合は、ひとつ注意点があります。メール送信は、たまにエラーになってしまうことがあるため、こちらは送ったつもりでも取引先には届いていなかった…。というパターンもあるのです。このような状況を避けるために、案内の連絡をメールで行った際はしっかり送信されているか確認しましょう。また、案内状や封書、メール、ファックスなど、あらゆる場合でも気を付けたいのが誤字脱字などのミスです。
ひとりで作成や確認を行うと、このようなミスが起きやすくなるため、必ず複数人で間違いがないかどうかチェックしましょう。案内状の印刷を業者に依頼した場合、誤字などがあっては余計に時間がかかってしまいますし、相応のコストも発生してしまいます。事務所移転の準備期間は忙しく、なかなか手が回らないということもあるかもしれませんが、余計な手間やコストを減らすためにも、作成した文章に問題がないかどうかはしっかり確認しましょう。
事務所移転を取引先に連絡するタイミングと案内状を送る際の注意点とは？【まとめ】
オフィスを移転する時は「ご挨拶」というマナーの観点からも事前に挨拶状を送る必要があります。事前に知らせることで、取引先からの郵便物が届かない、電話が繋がらない、といったトラブルも防ぐことができますし、何よりも好印象を与えることができます。よりスムーズに、丁寧に取引先へ連絡をするために、まずは送付先のリストアップや連絡方法は早い段階で決めておきましょう。また、ひとりで作業を行うと誤字などが載ってしまう可能性もあるので、必ず複数人で確認しましょう。今後オフィス移転を控えていて、案内状をこれから送る予定があるという方は、ぜひ記事内容を参考にしてみてくださいね。
