グローバル化が進んでおり、今や日本にある会社でも社内での公用語が英語というところも珍しくなくなりました。そのため、事務所の移転にあたっての案内を日本語だけではなく、英語でも出さなければいけないというところもあるでしょう。英語が苦手な方にとってはとてもハードルの高いことかと思います。ここでは、事務所の移転を英語で表現するときに知っておきたい単語や英文例をいくつかご紹介していきます。
メールで事務所移転を伝える場合に知っておきたい英語表現
まず、メールで事務所の移転を伝える場合です。日本国内にある外資系企業はもちろん、海外にある企業などとやり取りするときにはメールが多くなるでしょう。英語で用件を伝える場合には日本ほど季節の挨拶など細かなことは考えなくてOKです。比較的シンプルな文面で問題はありません。
【英文例】メールのタイトル
事務所の移転をメールで、それも英語で伝える場合、タイトルはとにかくわかりやすくしましょう。タイトルだけで「あ、事務所が移転するのね」とわかるようにしてください。タイトルを見ただけでメールの本文の内容がわかるというのは、一般的なビジネスメールでも心がけるべきポイントです。
肝心のタイトルなのですが、「Company new location」「Relocation」「Notice of office moving」「Address Change」のどれかでOKです。どれも事務所の移転、住所の変更を伝える内容だとすぐにわかります。
【英文例】メールの本文
メールの本文ですが、「Dear○○」を最初に記載します。言うまでもないのですが、「○○様へ」にあたる表現で、誰に宛てたメールなのかを明確にしておきます。その次で、もういきなり本題に入ってしまってOKです。日本人特有の本題に入る前の雑談的な要素は必要ありません。
本題の部分なのですが、「いつ」「どこに」を明確にしなければいけません。そこで「We would like to inform you that our office will move to the following location as of （〇月） （日にち）th, 20XX.」という表現をすることで、「〇月〇日に下記の住所へ移転することになりましたのでご案内です」といった意味合いになります。
もし事務所の移転が2022年の2月2日なら「We would like to inform you that our office will move to the following location as of February 2th, 2022.」といった具合です。「下記の住所へ」と表現していますので、この文章の下に移転先の住所を英語で表記していきます。住所に加えて、電話番号やファックス番号もあれば一緒に記載するようにしてください。
これで本題を終えてしまってもいいのですが、「I look forward to continuing to work with you.」という表現で「今後ともよろしくお願いいたします」と前向きに終えると印象がよくなります。そして、最後の最後で「Sincerely,」の後に自分の名前と部署名、会社名で締めます。このあたりは日本でのビジネスメールと同じです。
英語のホームページで事務所移転を伝える場合の英文例
先ではメールで事務所移転を伝える場合に知っておきたい英語の表現をご紹介しましたが、メールの文面で使える表現を知っておけばそれをそのまま他の媒体でも使い回していくことができます。もちろん、メールの文面をまるっとそのままというわけではありませんが、先の英文もホームページの案内に使っていくことができます。
タイトルで「Notice of Office New Location」を使い、告知文として「We would like to inform you that our office will move to the following location as of February 2th, 2022.」を使います。その下に新しい住所や電話番号、ファックス番号などを記載します。
ホームページであれば問い合わせ先も必要ですので、日本で言うところの「お問い合わせはこちら」にあたる「Enquiries」という表現の後にメールアドレスや電話番号、ファックス番号を改めて記載しておいてください。そのほうが親切です。
英語の表現で困ったときには……
事務所の移転にあたっては本当に誰もが忙しく、本来であれば自分の担当ではない業務を回されるようなこともあるでしょう。そういった中で英語の表現で困ったときにはビジネス用の英語のテンプレートを探してみたり、英語でのビジネス文書作成をおこなっているサービスを利用してみたりするのもいいかと思います。
事務所移転は英語でなんと表現するのか？オフィス移転案内の英文例【まとめ】
グローバル化が進み、ビジネスシーンでは当たり前のように英語が求められるようになりました。事務所の移転にあたってもその案内を英語で伝えなければいけないということも出てくるでしょう。大変ではありますが、今はインターネット上に情報もありますし、ビジネス向けの英語翻訳サービスもあります。そういったものをフル活用して、事務所の移転を正確に伝えるようにしましょう。
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