オフィス移転の最適な時期とは?会社の引っ越しはコスパ良く

一人暮らしや家族の引っ越しは春が多いと聞くけど、会社の引っ越しに繁忙期はあるの?と疑問に思っている方は多いのではないでしょうか。企業の引っ越しで避けたい時期と、個人の引っ越しで避けるべき時期では理由や事情とは異なります。今回は企業が引っ越しをするための都合の良い時期について解説します。

 

引っ越しの時期をしっかり考えるべき理由

会社を引っ越しする最適な時期

まずはじめに、引っ越しの時期を考えたほうが良い理由を説明します。会社は、規模が大きくなればなるほど、一度決まった予定を変更するには上長の承認が必要となるため手順や手間がかかります。例えば、繁忙期を選んでしまい一度決まった日取りが悪く、引っ越し業者の手配ができないとなると後から再調整をしなければなりません。移転を計画的に行う理由を事前に知り、できる限り自社の都合とコスパの良い時期に引っ越しができるように計画をしましょう。

 

費用/予算の削減

当然のことながら、引っ越し繁忙期に引っ越し作業を行うと人件費と手配の費用が高くつきます。(公社)全日本トラック協会による大手引越事業者6者へのヒアリング結果によると、3月と4月の引っ越し件数が群を抜いて多いことがわかります。この調査は法人の事務所移転に限った調査ではないのですが、引っ越し作業と作業にもなうトラックの利用には変わりありません。個人の引っ越しの繁忙期には法人の引っ越しにも影響するので、需要過多となれば料金も割増となります。

 

他方、あまり表沙汰になっていませんが、近年、トラックドライバーの人手不足が問題になっています。2020年3月に日銀が発表した全国企業短期経済観測調査(短観)の中の​​​​雇用人員判断指数で、飲食業、建設業に次いで運送業の人手不足を示唆した結果を報じました。また、コロナ禍により、ECサイトによる買い物が急激に増加したことから、運送業の需要は過剰になり、業者間でトラックと人員を貸し借りし合っている状況とも言われています。そういった昨今の状況もふまえて、引っ越しの繁忙期に事務所の移転はできるだけ避けるのが得策でしょう。

 

スケジュール調整

業者の日程確保がしやすい時期に引っ越しを考えることも重要です。高い金額を支払えば繁忙期でもスケジュールは組める、と思ったらそれは間違いです。例えば、移転に伴う内装工事を行う人手を確保することができなければ、代金を支払っても工事日程の確保ができない、といったことも起こりえます。電気/インターネット工事に関しては、専門の業者免許を持った業者が工事を行います。引っ越しの繁忙期には当然、電気/インターネット工事が盛んになるため工事業者も忙しくなり、日程の調整が難しくなります。

 

また、内装仕上げ工事に関しても、職人の手配が必要であり、かつ工事は人の手で行うためイレギュラーで予定より工事日程がかかったということも珍しくはありません。オフィス移転の日程のズレは、引っ越しにかかる費用と予算の観点だけではなく、スケジュール調整にかかる時間というコストパフォーマンスにも影響します。繁忙期を避けて余裕を持った日取りで調節するようにしましょう。

 

会社の引っ越しにかかるトータル時間数

会社の引っ越しにかかる時間は、一般的に6ヶ月間かかると考えてください。100坪程度の事務所移転の会社の引っ越し当日までのスケジュールを例に挙げてみましょう。

 

《6か月前》

  • 新オフィス探しを開始

 

《3か月前》

  • 新オフィス契約、内装工事・電気工事発注
  • 旧オフィスの原状回復工事発注
  • 引っ越し業者発注

 

» 【オフィス移転・事務所移転】スケジュールと流れを徹底解明

» 内装工事の流れ・ステップは?【内装工事の工程を3分で解説】

 

《2か月前》

  • 新オフィス、内装・電気工事施工開始

 

《1か月前》

  • 移転の案内や手続き関係を行う

 

上記のように、引っ越し先の新しいオフィスが決まらなければ、内装工事を行えないなど、一つのタスクを同時進行に行えない都合上、会社の引っ越しは一定の期間を必要とします。そのため、当然のことながら、オフィス移転の立案が出てからすぐに引っ越しができるワケではありません。日程を考える時は目安として6か月は時間を要するように逆算してスケジュールを立てるようにすると良いでしょう。広さが100坪以上あるオフィスの移転は6ヶ月ほどかかりますが、引っ越しをする会社の規模が小さくなればなるほど必要な期間は短くなります。

 

オフィス移転の多い時期

では、スケジュールを逆算するために引っ越しの繁忙期の時期を頭の中に入れておきましょう。

 

年度末の切り替わり時期が一番多い春

企業の引っ越しが多いのは2月〜4月の間です。この時期は企業の決算前で、年度内に引っ越しの経費を計上するため、事務所移転が多くなると言われています。

 

» オフィス移転費用として使われる勘定科目とは

» 事務所移転の費用は経費で精算できる?

 

また、4月入社の新入社員も含めたレイアウト変更ができるという点でも、春の移転は企業にとって好都合のタイミングとなります。さらに、この時期は企業の事務所移転だけでなく、人事異動や学校の新学期が始まり大学生の引っ越しなど、個人の引っ越しシーズンも重なります。トラックドライバーの不足について先述しましたが、この時期は引っ越し業者のトラックの手配と電気/インターネット工事の日程調整がしにくくなる時期です。どうしてもこの時期に移転をするのであれば、通常よりも早めに業者と日程調整をして移転に挑むようにしましょう。

 

年間の区切りと決算期の多い秋

9月〜10月の秋口は決算を迎える企業とは別に、春に決算期を迎えた企業の中間決算や、半期を終えた時期として、事業や経営の見直しが行われる時期です。学生の引っ越しシーズンではないため春ほどの引っ越しの繁忙期ではありませんが、人事異動や9月の連休が相まって法人の引っ越し繁忙期となっています。また、年内に移転を終わらせたい、という企業がこの時期にオフィス移転を行うため、秋口はオフィス移転の件数が集中します。春と違って、この「年内に終わらせたい」という、やや強引なスケジュール調整が相まって、余裕なく移転準備を進めるケースもあります。そういった企業に業者の日程を先に取られないよう、秋口も春と同様早めに移転計画を進めるようにしましょう。

 

繁忙期以外のBADタイミング

企業の移転に向いていない時期は先述した春と秋の引っ越しのハイシーズンだけではありません。実は一番移転に向いていない時期は、年の瀬、つまり12月です。12月は年の瀬ということもあり、年末年始休暇があるため営業日数が通常よりも少なくなります。年末年始休暇は業者のため営業はストップし、特に電気工事業者は手配しにくくなります。また、業者の手配だけでなく、年末年始は通常業務に加えて、忘年会や年納めの行事を行う企業もあり、通常業務に割く時間が少なくなる傾向にあります。ここに移転作業を入れてしまうと、多忙を極めることになります。加えて、届出関係についても役所など行政機関がしまっていたりと通常の移転よりも気をつけなければならないことが重なります。

 

» 徹底解説!事務所移転に必要な届出や手続きはご存知ですか?

 

春や秋は早めに移転プロジェクトを進めて、業者の確保や社内の日程調整をすれば移転は可能です。しかし、12月は前もって日程調整を考えても、そもそも営業日数が少ないため業務が過密となります。加えて、引越しの閑散期ではなく、それほど費用が安く済むわけではないので12月の移転はできるだけ避けたほうが得策です。もしも移転計画を作成した際に、引越し作業が12月になってしまう場合は、年始の挨拶回りを終えて通常業務に戻り、しばらくした1月の下旬に延長できないかを検討しましょう。

 

会社の引越/移転に最適な時期はこのタイミング

これまでの移転を避けるべきシーズンの話をしましたが、結論として会社の引越しに最適な時期は6月〜8月となります。特に6月〜7月は個人の引越しが最も少ないシーズンであり、業者のスケジュール調整もスムーズに進みます。上場企業で春が決算月の場合、株主総会が6月に行われることも踏まえて7月が最適な時期と考えてください。企業の引越しに最適な時期を6月〜8月と考えた場合に、逆算して事務所移転の立案は遅くとも1月〜2月頃となります。社内会議でオフィス移転の案が出た段階で、具体的に動き出す時期を1月〜2月頃まで、と提案すると良いでしょう。

 

オフィス移転の最適な時期とは?会社の引っ越しはコスパ良く

会社の引越しに最適な時期を理由と共に解説しました。会社の引越しは多くの業者との日程調整や、社員の意見を取りまとめたり、届出の提出など、とにかくマルチタスクを極めた業務になります。引越し業務は通常業務に加えて行うため、タスクの多い中で業務をいかにスムーズに行うかが、オフィス移転のポイントとなります。自社の引っ越しはいつが最適かを考えて、引っ越し業務を進めてください。

 

 

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