今回は、オフィス移転の際にメール返信時の署名を活用して伝える方法について詳しく解説していきます！
メールの返信時の署名を活用しよう
お世話になっている取引先にオフィスの移転をお知らせするのは、はがきを送るのも効果的ですが、メールの署名に一言付け加えて返信をするのが効果的です。
引っ越しをしたことを取引先が知らないと後からトラブルになってしまう可能性もあります。
そうならないように、余計な手間をかけることなく確実に伝えるために、引っ越す内容をメールで送ります。
その都度オフィス移転の文章をメールに書くのは煩わしいです。
そこで容易に返信できるように署名に一言文章を付け加えるだけで相手にオフィス移転の内容が伝わります。
オフィスを移転することを的確に伝えるために、どのように署名欄に記入すれば良いか考えます。
相手に分るように新オフィスに移転したというだけでなく、日付も入れるとより具体的に相手に伝わります。
署名欄の上のほうに○月○日に事務所を移転しました。
という記入すると分りやすいです。注意したいポイントは、新しいオフィスに引っ越した後のメールのやり取りは、署名欄の会社の住所を変更してください。
住所の記入をしないままメールを送ってしまうと、相手が勘違いをしてしまいます。
○月○日に事務所を移転しましたという内容だけでなく、新しい住所や電話番号などを間違えないように正確に記入してください。
署名欄の重要性
引っ越しなどでオフィスを移転するときも役立つ署名は、ビジネスメールのやり取りをするときも相手にメッセージを伝える重要な役割を果たします。
ビジネスのシーンではメールの返信に署名が無いとマナー違反と捉えられてしまう可能性もあります。
相手に不快な思いをさせないためにも、引っ越すことがしっかり伝わるためにも署名の構成を十分に理解する必要があります。
基本的な構成は会社名、住所、所属する部署や課、自分の役職、名前、電話番号、FAX番号、メールアドレス、仕事で利用する携帯電話の番号を記載します。
この基本の構成を意識しながら、オフィスを移転のお知らせは署名の上など目立つところに記載して問題はありません。
頻繁にメールでやり取りする取引先だとすぐに理解してくれます。
そのような場合は返信時に伝えることができますが、長らくメールのやり取りをしてない取引先に伝えるために、返信ではなくこちらから引っ越しをした旨を記載した内容のメールを送信してください。
普段の署名はシンプルなデザインで構いませんが、重要な内容を記載するときは、目立たせて相手に知ってもらうためにデザインにこだわっても良いです。
インパクトがある署名は装飾などのデザインにこだわっている人がいます。
インパクトを演出すると相手に見てもらえる可能性が高まり、確実にオフィス移転の引っ越しをしたことを相手に伝えることができます。
新しい住所だけでなく電話番号なども変わったら早い段階で相手に伝えないと業務や取引に支障が出てしまいます。
そうならないためにも、お知らせがあるときだけでも署名のデザインをインパクトがある装飾にして相手に伝えるように心がけます。
まとめ
取引先の大切なお客様には早い段階でオフィスを移転したことを伝えるために、メールの返信をする際に署名欄を活用することが重要です。
単純に引っ越したということだけを伝えるのではなく、引っ越した日付や新しい住所や電話番号を署名欄に記載すると分りやすいです。
これからも大切な取引をしていくお客様だからこそ、メールでのやり取りだけでは味気ないと思ったら、署名欄の記入や変更だけでなく、はがきを送ると気持ちが相手に伝わりますが、署名に記載するだけでも十分相手に伝わります。
どのように引っ越したことを取引先に伝えるかを上司に相談しながら作業を進めてください。
