近年、会議や取引先との商談はオンラインで行うのが主流になりました。最近ではオフィス内にWeb会議用の個別ブースを設ける企業も増え「うちも導入した方がいいだろうか」と検討している経営者や担当者の方も少なくないでしょう。今回はWeb会議などにあると便利な個別ブースについて解説します。
個別ブースとは
個別ブースは、Web会議や作業などでの使用を目的に設けられた部屋や空間のことです。防音性が高いことからWeb会議以外にも取引先との重要な連絡や、一人で黙々と作業したいときにも重宝され、仕事の生産性アップが期待できる画期的なアイテムです。呼び方は専用ブースやパーソナルブースといったように複数あり、意味合いはほぼ変わりません。使用目的や形状によって呼び方が変わることがあります。
個別ブースが浸透してきた背景
個別ブースは人々の働き方の変化に伴って浸透してきました。昨今の社会ではコロナ禍で働き方が変化し、オンライン上でやり取りができるWeb会議が普及しました。しかし、Web会議という新しいツールを最大限活かすには、設備の最適化が必要です。
個別ブース設置のメリット
主なメリットは以下の2点です。
| 個別ブース設置のメリット | ||||
| 防音性 | 防音性が高く周囲の雑音を軽減できる | |||
| プライバシーの確保 | 仕切りで周囲を視覚的に遮ってくれる 集中できるパーソナルスペースを作れる |
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防音性
吸音性のあるパネルで周囲を囲まれた半個室型や完全個室型は防音性に優れており、周囲の雑音をかなり軽減してくれます。特に、完全個室にすれば防音性が上がるため、周囲の音が原因で集中できないといったこともありません。タスクに意識を向けたいときに「騒がしくて目の前のことが頭に入ってこない」と悩んだ経験がある人は少なくないでしょう。防音が施された空間があれば、そういった余計なストレスから社員のモチベーションを守れます。また、Web会議中にたまたま通りがかった人に内容が聞こえてしまうといった事態も防げるため、安心して仕事ができます。
プライバシーの確保
仕切りで遮ることでパーソナルスペースを作り、プライバシーを確保できます。気が散ってしまう要因には音以外にも、周囲からの視線や視界に入る物や動きなども含まれており、特に普段から周りに意識を配っている人ほど気になってしまうものです。最近ではコロナ禍で距離感に対する意識が高くなっていることもあり、人との距離が近いときや視線を感じるとき「周りに気を取られて集中できない」と思ったことはないでしょうか。また、考え事をしていてふと視線を上げたら誰かと目が合って気が散ってしまい、ひらめきかけていたアイデアを忘れてしまう可能性もあります。
導入時のポイント
次に導入前に知っておくべきポイントを解説していきます。選び方や注意点など、導入時に重要なポイントになるのであらかじめ確認しておきましょう。
選び方
個別ブースを設けるなら、まずどのようなものにするか数あるタイプの中から選ばなくてはいけません。「取り入れたいけど、どのタイプがいいのかわからない」といったように選ぶ際に種類の豊富さにかえって困惑してしまう方もいるでしょう。選ぶ際にどれが適切か判断できないときは、次の3つのポイントを確認すると適切なタイプのものを選べます。
- 目的を明確にする
- 必要な防音性
- スペースや予算
目的を明確にする
個別ブースを設けるには、どういった目的での使用を想定しているかを明確にすることが重要です。どのような仕事をするのか、どのように使うのかを知ることが選ぶ際の基準になります。目的に合った物を選ばないと社員が「使うタイミングがわからない」と感じてしまい、ただ場所を埋めるだけのオブジェクトになってしまう可能性も。
必要な防音性
目的が明確になったら、用途に合わせてどのくらいの防音性が必要か確認しましょう。Web会議で使用するなら周囲の音がマイクに入らないかどうか、使用者の声が外に響かないか、が重要です。防音性が低いと雑音がマイクに入り、相手が「騒がしくて何を言っているのか聞き取れない」と感じてコミュニケーションに支障をきたしてしまうケースがあります。
防音効果には形の他にも仕切りとなるパネルの吸音性能が大きく影響します。「防音効果を高めたいな」と考えているならパネルの素材にもこだわってみるといいでしょう。用途や設置場所によってどのくらいの防音性が必要なのかわかれば、形や素材を決定する判断材料になるので導入前に改めて確認することをおすすめします。
スペースや予算
設置前にどの程度スペースと予算が必要になるのか確認しておくことも大切です。目的がはっきりしても「デザインと機能どちらも優れたものにしよう」と形や素材にこだわるならそれなりの費用が発生してしまいます。また、形や機能にばかり意識がいってしまうと、実際に設置する際に場所が足りないといった事態になりかねません。置ける場所にも限りがあるので必要な空間を確保できるか必ず確認しておきましょう。
以下のようなガラスパーテーションで個室を作るアイデアがあります。
≫ ガラスパーテーションとは？価格や使い方を解説【施工事例アリ】
設置タイプの完全個室も便利です。
広さや予算的に難しい場合はローパーテーションで半個室を作る方法も視野に入れてみるといいでしょう。あらかじめ決めていた予算内で収まり、サイズも無理のないスタイルを選ぶことがポイントです。
設置する際の注意点
設置の際にあらかじめ気を付けなければいけない主な注意点は次の4つです。
- 消防法の確認
- 安全性
- 設置場所
- 運用ルールの設定
後になってから「しっかり調べておけばよかった」と後悔しないよう必ずチェックしておきましょう。
消防法の確認
完全個室型を取り入れる際は消防法に抵触していないか確認が必須です。消防法では全ての個室に対して、感知器やスプリンクラー、放送設備のスピーカー設置が義務付けられています。ただし、消防法施行令の第三十二条にて以下のように特例が認められておりそれらの義務が免除されるケースもあります。
第三十二条 この節の規定は、消防用設備等について、消防長又は消防署長が、防火対象物の位置、構造又は設備の状況から判断して、この節の規定による消防用設備等の基準によらなくとも、火災の発生又は延焼のおそれが著しく少なく、かつ、火災等の災害による被害を最少限度に止めることができると認めるときにおいては、適用しない。
引用元：e-GOV法令検索｜消防法施行令
特例による免除の要件は消防庁からPDFで公開されている「消防用設備等に係る執務資料の送付について（通知）」に詳しく記載されています。今回、特例による免除が適用される要件を以下のようにまとめてみました。
| 特例による免除の要件6つ |
| ①可動式ブースの床面積が3㎡以下 ②可動式ブースの天井及び壁が不燃材料で仕上げられている ③可動式ブース外部から当該ブース内で発生した火災を目視等で確認できる ④可動式ブース内に住宅用下方放出型自動消火装置を設置し、ブース内に易燃性の可燃物がない ⑤可動式ブース内の住宅用下方放出型自動消火装置が、パッケージ型自動消火設備Ⅱ型に準じた点検が定期的に実施され、適切に維持管理されている ⑥可動式ブース内において放送設備による音圧が65デシベル以上で聞こえる |
消防法に抵触していないか、免除が適用されるかを事前に確認しておくことは大切です。特例の要件を満たしている場合、所轄の消防署に可動式ブースの特例申請を受付してもらえるか確認します。申請を受け付けている場合はそのまま申請し、受け付けていない場合は感知器やスプリンクラーなどの消防設備を取り付ける必要があります。しかし「法律には詳しくないからわかる人に相談したい」と考える人も中にはいるでしょう。その場合は当社オフィスボールにご相談ください。当社であれば長年のノウハウから的確にサポートすることができます。お見積もりは無料ですので、ご不安があれば迷わず頼ってください。
安全性
消防法以外にも空気の循環など、安全面に配慮が必要です。例えば、完全個室型は四方・天井・床をパネルで囲まれているため、換気機能が必須です。複数人での使用を想定している場合は人数に応じた換気用のファンがなければいけません。換気が不十分だと使用者が体調を崩してしまうリスクもあり、仕事どころではなくなってしまいます。社員が安心して使用できるよう、安全性の確保は徹底しましょう。
設置場所
設置場所は人の往来が少ないエリアが最適です。防音性が高く視線を遮れるといっても人の気配で気が散ってしまうこともあり得ます。また、出入り口の近くに置いてしまうと通りがかった人が「静かにしないと」と過剰に意識してしまい圧迫感を感じたり、通行の妨げになってしまう可能性もあるので、人の往来が少ないエリアの壁際などに設けるのがベストです。
運用ルールの設定
有効に運用していくにはルールを設けることが大切です。例えば以下のようなものが挙げられます。
- 利用中の人に話しかける際の注意点
- 飲食物の持ち込みについて
- 利用時間
これらが明確になっていないと社員間で余計な揉め事や連携の不備などの問題が発生してしまいかねません。「あの人集中しているし今話しかけたらまずいかな」と用件を後回しにしてしまい業務上の問題が発生したり、飲食物の持ち込みによって「食べかすや汚れが不快」と逆効果になってしまう事態を防ぐためにも、これら運用ルールを明確にし、社員全体が確認できるように周知できる体制を整えておきましょう。利用方法などをわかりやすく記載したマニュアルを社員の目につきやすいところに掲示しておくだけでも有効です。
設置事例
次にオフィスボール社が施工した、Web会議などで使用可能な事例を3つご紹介します。「こんなのあったらいいな」と思えるものを挙げていきますので、仕事の生産性が上がる快適な環境を作るための参考にしてみてください。
事例１：アルミパーテーション
ホワイトパネルとブラックフレームのアルミパーテーションによるミーティングルームです。白をベースにすることで明るい雰囲気を演出し、圧迫感を感じさせない快適な個室空間となっています。
事例2：ガラスパーテーション
フルガラスのパーテーションによるミーティングルームです。モダンな雰囲気に合わせて、明るくスマートな印象を与えてくれる解放的な空間になっています。
事例3：ローパーテーション
ローパーテーションによる半個室タイプのミーティングブースです。半個室といっても安定感のある仕切りでプライバシーの確保も問題ありません。
Web会議や集中時にオフィスにあると役立つ個別ブースとは【まとめ】
個別ブースはオンライン化が進む世の中で、仕事環境を整え社員の生産性アップに効果を見込める便利なアイテムです。取り入れる際はどういった目的での使用を想定しているのか、どの程度の広さと予算が必要なのか確認することが重要です。「うちにも取り入れてみよう」と考えている方は、安全性に配慮しながら快適に仕事ができる環境を作るためにも改めて確認してみることをおすすめします。もし「プロに相談したい」ということであれば、ぜひ当社オフィスボールにお問い合わせください。
