スマートオフィスとは？導入におけるメリットやデメリットを解説

近年、新型コロナウイルスの影響や働き方改革の推進により注目されているスマートオフィスですが、導入を検討している企業が増加しています。本記事では、スマートオフィス導入におけるメリットやデメリット、具体的な導入事例などを解説します。ぜひ参考にしてみてください。

スマートオフィスとは？

スマートオフィスとは、AIやIoT（Internet of Things）技術を活用して、オフィス環境を効率化し、快適性や生産性を向上させることを目指したオフィスのことです。様々な方法があり、センサーにより温度・湿度・照度などをコントロールし、オフィス内の環境を整えたり、デジタル化による業務効率化などが挙げられます。企業の働き方や予算に合わせた手法を取り入れると良いでしょう。

スマートオフィスを導入する3つのメリット

スマートオフィスを導入することで、多くのメリットがあります。ここでは、3つのメリットについて解説します。

メリット1：柔軟な働き方に対応

スマートオフィスを導入することで、柔軟な働き方に対応できます。スマートオフィス化により、リモートワークやハイブリッドワークに対応ができるため、どこにいても業務を行うことができます。また、チャットツールや、アバターを用いたバーチャルオフィスシステムの導入により、出社時と同じようにコミュ二ケーションを取ることが可能です。

メリット2：業務効率化および生産性の向上

スマートオフィス導入による既存業務の見直しにより、業務効率化及び生産性の向上が見込めます。チャットツールの導入や、アナログな業務のDX化により、直接的な効率化が図れます。また、オフィスの照度や空調を管理することで、室内環境を整えることができ働きやすい環境を作り出すことも可能です。環境が整うことで、間接的に生産性向上も見込めるでしょう。

メリット3：中長期的な経費の削減

スマートオフィスの導入は、初期費用が発生しますが、中長期的な視点で見ると経費の削減が可能となります。AIによる室内環境管理により光熱費を抑えたり、テレワーク導入により規模の小さなオフィスへ移転したりと様々な方法で経費が削減できます。また、既存業務のDX化により人件費や外注費など削減できるといった利点もあります。新しいものを導入する際は、初期費用と将来的に削減できるコストを把握しておきましょう。

スマートオフィスの3つのデメリット

スマートオフィス導入において、メリットだけでなくデメリットもあります。ここでは、主なデメリットを3つ紹介します。

デメリット1：初期コストがかかる

スマートオフィス導入には、初期コストが発生するというデメリットがあります。最新テクノロジーを使ったシステムなどは、特に大きな費用が発生するため初期費用・運用コストと、導入により削減できるコストを比較したうえで、最適なものを選定しましょう。規模の小さな会社においては、なるべく費用のかからない方法を選定することをおすすめします。

デメリット2：セキュリティの問題

新しいシステムの導入や、テレワークにより外部に情報が漏洩する可能性も考えられます。そのため、これまで以上にセキュリティ対策を万全にしておく必要があります。具体的な方法として、セキュリティシステムの導入や、従業員の教育を行い、セキュリティの意識を高めることも重要です。顧客情報だけでなく社内の情報漏洩にもつながるため、必ずセキュリティ対策を行いましょう。

デメリット3：社内での周知が必要

スマートオフィスの導入の際、社内周知を怠ると生産性が落ちるなど逆効果になる可能性があります。そのため、新システム導入の際は社内周知を徹底しましょう。特に既存のアナログ業務をDX化する際は、使いこなせないと余計に時間がかかってしまうことも考えられます。そのため、社内で勉強会を開催したり、マニュアルを発行したりすることで、従業員に負担がかからないような運営を心がけましょう。

スマートオフィス導入のためのポイント

スマートオフィスは、導入すれば良いというものではありません。業務効率化や生産性向上、経費削減などの効果を得るためには、ポイントを抑えておく必要があります。ここでは、スマートオフィス導入のためのポイントを4つ紹介します。

ポイント1：社内の現状把握

スマートオフィス導入による効果を得るためには、社内の現状や課題などを把握しておく必要があります。特に、業務効率化を図る場合は、社内でアンケートを取ったり、ミーティングを開催するなどして、現状把握をする機会を設けましょう。実際に働く従業員の生の意見を聞くことで、導入後に高い効果を見込めるはずです。また、新システムを導入することで、業務の流れが変わり従業員に負担が生じます。あらかじめミーティングなどで周知することで従業員の理解を得られるでしょう。

ポイント2：万全なセキュリティ対策

新システムの導入や、テレワークを実施する際は、万全なセキュリティ対策を実施する必要があります。セキュリティ対策を行うだけでなく、社内で勉強会を行うなどして、情報漏洩やウイルス感染などを回避できる体制を整えておきましょう。また、テレワークなど社外で業務を行う場合は、顧客情報や社内の極秘情報など、取り扱いに気を付けるように、マニュアルなどを整備して周知しておくという方法もあります。

ポイント3：導入後の社内環境の見直し

スマートオフィス導入後は、効果の確認を行いましょう。また、状況に応じて社内環境の見直しが必要です。例えば、テレワークを実施した場合、オフィスに出社する人数が減るため、オフィスのレイアウト変更や、オフィス縮小などが必要になるケースも考えられます。導入して終わりではなく、導入後も引き続き経過観察し、改善できる箇所は順次見直していきましょう。

ポイント4：運用ルールの策定

スマートオフィスを導入する際は、運用ルールを策定しましょう。特に、オフィスワーク主体の業務からテレワークへ移行する場合は、誰が何をしているのかが把握しづらい状況となります。始業時の連絡を義務化したり、テレワーク時の残業を禁止にしたりすることで、健全な運用ができるような体制を作りましょう。

スマートオフィスの導入事例

スマートオフィスを導入して業務効率化や生産性を上げたいと思っても、具体的に何をすればよいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。オフィスをスマート化するためには、最新の技術を用いた方法から、簡単なツールの導入まで様々な方法があります。ここでは、導入事例をいくつか紹介しますので、自社の状況と照らし合わせたうえで、ぜひ参考にしてみてください。また、導入の際に工事が伴う事例もあるため、合わせてご紹介します。

室内環境の整備

センサーを用いて、室温、湿度、二酸化炭素濃度などを検知し、常に快適な室内環境を維持することができます。センサーを各所に設置することで、場所による温度差が出ないようにオフィス全体を管理することも可能です。あわせて照度の管理も行うことで、人がいない時は照度を落とすということもできるため、光熱費の削減にもつながります。

会議室利用状況のデジタル化

会議室の利用状況をデジタル化することで、どこにいてもPCやタブレット、スマホなどで利用状況が確認できます。ホワイトボードで利用状況の管理をしたり、そもそも管理をしていなかったりする場合は、会議室を覗きに行く手間が省けるため、業務効率化につながります。また、オンラインで事前に予約することが可能となるため、会議の日時などを決めやすくなるといったメリットもあります。

テレワークの導入

コロナ禍以降、急速に広まったテレワークですが、遠隔から社内サーバ―へアクセスできるように環境を整備することで導入が可能となります。チャットツールやバーチャルオフィスのシステムを取り入れることで、コミュニケーションが取りづらいといったデメリットを解消することもできます。

≫ パーソナルブースは自宅でテレワークする際におすすめ！メリットや選び方を紹介

フリーアドレスの導入

フリーアドレスとは、固定席を無くしてどこにでも座れるデスク配列（オフィスレイアウト）をさします。出社型とテレワーク型の両方を取り入れたハイブリッドワークを導入している企業や、営業など外回りが多い企業で導入されます。固定席を作らないため、オフィス内を有効活用できます。

ペーパーレス化

ペーパーレス化は、環境に優しいだけでなく経費の削減や業務の効率化につながります。会議時の資料配布を廃止にしたり、紙の資料をデータ化したりと、様々な方法があるため、業務形態に合わせたペーパーレス化を推進しましょう。

≫ オフィス移転はペーパーレス化に好都合！その効果と流れを解説

働き方に合わせてスマートオフィスを導入しよう

本記事では、スマートオフィスのメリットやデメリット、導入事例を紹介しました。フリーアドレス導入のような手軽に導入できるものから、センサーなどを用いた室内環境改善のような大がかりなものまで、様々な方法があります。