新型コロナウイルスの影響により「テレワーク」を実施する企業が増加しましたが、昨今では「オフィスワーク」に戻す企業も存在します。本記事では2つの働き方についての解説だけでなく、双方の長所を活かす「ハイブリッドワーク」についても紹介します。企業に合ったワークスタイルを選定する際の参考にしてください。
オフィスワークとテレワークの違い
| 項目 | オフィスワーク | テレワーク |
| 勤務場所 | 会社 | 自宅やカフェ |
| 通勤 | 必要 | 不要 |
| コミュニケーション | 取りやすい | オンラインに限定 |
| コスト | 高 | 低 |
テレワークは職場まで行く必要がなく、自宅やカフェなどで業務を行います。通勤が不要なため負担も少ない反面、会話や打合せがオンラインに限定され、全体の状況が見えづらいといったデメリットがあります。それぞれ長所と短所を把握したうえで自社に合ったスタイルを見つける必要があります。
オフィスワークのメリット
コミュニケーションが取りやすい
オフィスワークは対面での会話がしやすく、やりとりがスムーズに行えます。打ち合わせや相談がその場ででき、細かなニュアンスまで伝えることも可能です。これにより誤解や情報の齟齬が起きにくく、チームの一体感を持って業務に取り組むことができます。
ポイント
オフィスで働く際、ちょっとした質問やパソコンの画面をみながらの軽い打合せなども簡単に行えます。筆者は新型コロナウイルスの影響によりオフィスワークからテレワークへ以降した経験がありますが、テレワークの場合こうした軽い打合せやちょっとした質問などがしづらく、改めてオフィスワークの重要性を感じました。
社員の行動を把握できる
全員がオフィス内で仕事を行うため、社員の勤務態度を目視でき、全体を把握しやすくなります。また、悩んでいたり、業務が逼迫している部下などが目につきやすく、素早くサポートすることができるため、組織としても一体感が生まれやすくなります。
ポイント
行動を把握できるというのは、管理職などからするとメリットですが働く側からすると窮屈に感じられるケースもあります。筆者は、社員という立場でテレワークを行っていましたが、テレワークの方が「監視されている」といった状況が無いためストレスフリーで作業ができると感じています。
運用に慣れている
職場に出勤するというスタイルは長年多くの企業で採用されてきた働き方のため、経営陣だけでなく社員自身も「出勤する」といった形態に慣れています。そのため、新しい仕組みやツールの導入が不要で、スムーズに業務を行うことができるでしょう。また、新入社員や異動してきた社員へのサポートも行いやすく、円滑に業務を進めることが可能です。
オフィスワークのデメリット
メリハリがない
毎日同じ時間に出社し同じ環境で働くことは、ルーティン化できる一方で、メリハリがないと感じられる場合もあります。特に業務内容が変化に乏しい場合、モチベーションの低下や集中力の持続が難しくなることもあります。そのため、社内で休憩スペースを設けたり、作業場所を自由に選べるようなレイアウトを作るなど、働く環境を見直す工夫が必要です。
経費がかかる
オフィスワークはオフィスを維持するための家賃や光熱費、備品代などの固定費が発生します。さらに通勤手当など、間接的な経費も必要です。オフィスワークが当たり前だった時代では、こうした出費は必要不可欠でしたが、様々な働き方が存在する現代ではこれらのコストを削減することもできるため、長期的な視点でコストに見合っているかどうかといった検証も必要になります。
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モチベーション低下
通勤時間の長さやオフィスで働くことによる拘束感が社員のストレス要因となり、モチベーションの低下を引き起こすことがあります。特に満員電車や渋滞など日々の負担が積み重なると、仕事への意欲やパフォーマンス低下にもつながります。
テレワークのメリット
ワークライフバランスを充実させやすい
大きなメリットの一つが、ワークライフバランスを充実させやすいことです。通勤時間が不要になることで、家事や育児、趣味、自己学習などに使える時間が増え、生活全体にゆとりが生まれます。
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また、働く時間や場所を柔軟に選べるため、自分のライフスタイルや体調に合わせて効率的に働けることも特徴です。こうした環境は心身の健康維持にもつながり、結果的に仕事のパフォーマンス向上にも繋がるといえるでしょう。
社員のモチベーションがアップする
自分に合った環境で働ける自由度の高さから、社員のモチベーションアップにつながります。集中しやすい場所を選べることで作業効率が上がり、成果を出しやすくなるだけでなく、通勤の負担軽減などによりプライベートとの両立もしやすくなります。
ポイント
筆者の私見ですが、オフィスで働いていると、上司から声をかけられたり急な打合せに招集されたりと自分のスケジュールが乱れやすいと感じています。一方で、テレワークの場合は、自分で決めたスケジュール通りにタスクを進められるため達成感なども得られやすいと感じました。
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経費を抑えられる
企業はオフィスの家賃や清掃費などの経費を削減できるというメリットがあります。出社人数が減れば必要なデスクや椅子、備品の数も抑えられ、什器購入費やメンテナンス費用の軽減にもつながります。
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また、交通費支給額も減少し、年間を通して大きなコスト削減効果が見込まれるでしょう。さらに、オンライン会議やクラウドツールの活用により紙資料の印刷費なども削減できるなど、副次的な効果も期待できます。
テレワークのデメリット
社員の行動を把握しづらい
社員が物理的に離れて業務を行うため、どのように業務を進めているのか把握しづらくなります。進捗状況や作業時間の確認が難しく、業務の遅延や品質低下のリスクが高まる可能性もあるでしょう。そのため、オンラインの勤怠管理システムや定期的な進捗報告ミーティングなどの導入が必要です。
コミュニケーションが取りづらい
出勤するスタイルと比較するとコミュニケーションが取りづらいといったデメリットがあります。意思疎通のツールが電話やチャットツール、メールに限定されるため、細かなニュアンスが伝わらなかったり、すぐに連絡が取れなかったりといった課題もあります。
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テレビ電話を活用したり、出社日を決めたりすることで積極的なコミュニケーションを心掛ける必要があります。
業務効率が個々の環境による
作業環境が整っていない自宅では、集中力が低下しやすくなります。通信環境が整備されていなかったり、小さな子供が家にいたりなど、作業に集中できる環境が整っていないケースも考えられます。必要に応じて、企業側で補助を出したりコワーキングスペースなどを借りたりして環境を整えることが必要です。
ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方です。仕事内容や状況に応じて勤務場所を自由に選ぶことができます。導入することで、社員の多様なニーズに応えつつ、組織としての一体感も維持できるでしょう。
ハイブリッドワークの実例
筆者は、新型コロナウイルスが落ち着いた後、テレワークからハイブリッドワークへワークスタイルが変わりました。その当時の実例を紹介しますので、参考にしてみてください。
出勤日は週3日以上かつ毎日で均等に出勤する
導入当初は出勤日の規定がありませんでしたが、「出勤日は週3日以上」といったルールが追加となりました。理由としては、まったく出社しない人がいたからです。また、金曜日が人気になるので、偏りが出ないように毎日最低3人は出勤するように割り振りが決められることになりました。
テレワーク時に残業は禁止
在宅で勤務すると、本当に仕事をしているのか把握しづらいといったことから在宅時の残業は禁止になりました。そのため、残業しないと終わらないような業務がある場合は必然的に出社する必要があり、少し不便だと感じました。
共有のスケジュールアプリに記載
テレワーク予定日は、あらかじめ共有のスケジュールアプリに記載するといったルールがありました。そうすることで、対面での打合せが必要な場合は参加者のスケジュールを確認したうえで日程の設定が可能となりました。
ミーティングはオンラインで行う
ハイブリッドワークは、出勤組と在宅組に分かれるため、ミーティングなどはオンラインにて、自席で行っていました。出社時も自席で打合せに参加できるため、会議室へ移動する時間が不要となり、業務効率が良くなったと感じました。
ハイブリッドワークを導入する際の注意点
効果的にハイブリッドワークを運用するには、事前のルール整備や環境づくりが欠かせません。ここでは4つの注意点を解説します。
注意点1：ルールを決める
出社日の設定や業務報告の方法など、勤務形態に関するルールを明確化することが必要です。ハイブリッドワークは、出社組と在宅組が混在するため、双方が円滑にコミュニケーションを取れるような環境を整備することも求められます。そのため、ルールを決めて業務が滞ることが無いようにする必要があります。
注意点2：オフィス環境の整備
ハイブリッドワークを採用することで、出社組もオンライン会議の機会が増加します。そのため、出社時にも快適に働けるよう、オンライン会議専用ブースや業務集中スペースなどの整備が必要です。また、社内における通信環境の見直しが必要な場合もあるでしょう。
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注意点3：ツールの導入
オンライン会議システムやチャットツールなどの導入も必要です。出社組と在宅組が双方が円滑に業務を進められる体制を整えましょう。また、セキュリティ面も考慮する必要があるため、セキュリティソフトの導入や機密情報の漏洩を防止するような教育も必要です。
注意点4：段階的な導入を検討
最初から全社一斉導入ではなく、出勤日数を決めたり、特定の部署から試験的な導入を進めたりすることでまずは課題を洗い出す必要があります。オンライン会議ツールやチャットツールなども様々な種類があるため、試験的に導入した上で自社にあったものを選ぶと良いでしょう。改善点などを反映した上で全社に展開することで、失敗のリスクを最小限に抑えられます。
オフィスワークとテレワークを組み合わせて自社に合った働き方を見つけましょう
本記事では、オフィスワークとテレワークの違いやそれぞれのメリット・デメリット、さらにハイブリッドワークについても解説しました。企業ごとに業務内容などが異なるため、自社の状況に合わせて最適な働き方を選択することが重要となります。
