クラウドPBXは、従来のビジネスフォンより導入コストを抑えられる新しい電話システムとして注目されています。電話業務はビジネスに不可欠であり、効率アップや見直しを望んでいる企業も多いでしょう。今回はクラウドPBXの仕組みやメリット、失敗しない選び方を解説します。
クラウドPBXとは？
まず『PBX』の役割について説明した上で、『クラウドPBX』の仕組みやビジネスフォンとの違いを解説します。
PBXの役割
PBXは、従来のビジネスフォンに必要な『主装置』と同様に、外線や内線を制御する役割を果たします。『Private Branch Exchange』を略した言葉で、構内電話交換機のことです。
① 一つの代表電話で多数の入電架電を同時接続
PBXは主装置により一つの代表電話で多数の入電架電を同時接続できることから、大規模オフィスやコールセンターなどで使われています。
② 外線と内線の接続を制御
PBXは、外線と内線の接続を制御したり、内線通話、保留、転送を可能にしたりなど、電話業務の効率アップに役立ちます。
③ 機器の設置や大がかりな工事が必要
PBXはボックス型の機器で、たくさんの回線や配線をつないで利用します。機器を実際に設置しなければならないため、費用と置き場所が必要になります。
クラウドPBXとは？
インターネットを介してクラウド上のPBX主装置を利用できる、ビジネス用の電話サービスのことです。オフィス電話機の基本となる外線や内線、保留、転送が使えるほか、業務効率アップにつながる様々な機能が使えます。
インターネットに接続できれば、オフィスに限らずどこからでも電話業務が可能になります。テレワークやリモートワークなど、働き方の多様化に適した電話システムだと言えるでしょう。
クラウドPBXの仕組み
クラウドPBXを導入すれば、インターネット環境とスマートフォンやタブレットなどの端末のみでPBXが完結します。主装置（PBX）などの専用機器は不要です。クラウド上に構築されたPBXの利用契約をして、端末にアプリやソフトウェアをダウンロードすれば、ビジネスフォンの機能が利用できるのです。
クラウドPBXと従来のビジネスフォンの違い
クラウドPBXと従来のビジネスフォンとの違いを表にまとめました。大きな違いは、利用する回線の種類とPBX（主装置）の設置場所です。
| クラウドPBXとビジネスフォンの違い | ||
| クラウドPBX | ビジネスフォン | |
| 回線の種類 | インターネット回線 | 電話回線 |
| PBX（機器） | なし | あり |
| PBXの設置場所 | クラウド上 | オフィス |
| 導入スピード | 早い | 日数がかかる |
| 電話の発着信 | 場所を問わない | 基本的にオフィス |
| 専用電話機 | なし | あり |
| 利用できる端末 | スマートフォン、タブレット、PC、固定電話 | 固定電話 一部スマートフォン連携可能 |
| メンテナンス | なし | あり |
| 初期費用 | 安価（または無料） | 高額 |
| 月額料金 | あり | なし |
| 通話料 | あり | あり |
クラウドPBXのメリットと利用できる端末の種類
次に、クラウドPBXを導入するメリットと、どんな端末が利用できるのかを解説します。
クラウドPBXのメリット
●初期費用を抑えられる
クラウドPBXは、主装置（PBX）や専用電話機が不要なため、導入時にかかる初期費用を大幅に抑えることができます。
クラウドPBXなら、既存のスマートフォンなどにアプリ等をダウンロードすれば利用できます。機器を新たに揃える必要がないため、初期費用を抑えられます。また、機器を持たないため保守コストも削減できます。
●電話業務の場所を問わない
クラウドPBXは、電話業務の場所を問わないことも魅力です。近年推進されてきた働き方改革によって、働く場所も多様化しました。テレワークやリモートワークが増加し、オフィス以外で電話を使うことも増えたのではないでしょうか。
●電話以外の機能も充実
クラウドPBXは、電話以外の機能が充実していることも大きなメリットと言えます。例えば、勤怠管理やCTI（顧客情報表示）、IVR（自動音声応答）などが利用できます。
勤怠管理
勤怠管理は、スマートフォンなどの端末から出退勤の打刻をしたり、GPSで位置情報を確認したりできる機能です。
CTI（顧客情報表示）
CTIは、着信時に相手の情報を端末に表示してくれる利便性の高い機能になります。
IVR（自動音声応答）
IVRは音声案内によって、着信を用件ごとに担当部署などに自動で振り分けるシステムです。ほかにも、スマートフォンからも確認できる留守番電話機能や、通話録音機能、FAX機能などもあります。クラウドPBXの充実した機能により、顧客満足度の向上や、電話時間短縮による業務効率アップも期待できます。
●様々な端末が利用できる
クラウドPBXでは、様々な端末が利用できることもメリットです。ビジネスフォンの場合、主装置と電話機には互換性があるため、同じメーカーの同じ機種でなければなりません。クラウドPBXなら、スマートフォンをはじめ、パソコンやタブレットすらも電話機として活用でき、メーカーや機種を問いません。
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クラウドPBXで利用できる端末の種類
クラウドPBXは、電話機以外の端末からもビジネスフォンの機能が使えます。利用できる主な端末は、スマートフォン、パソコン、タブレット、固定電話機の４つです。
●スマートフォン
専用のアプリをダウンロードすれば、既存のスマートフォンでもオフィス電話機として利用できます。従来、外出先から発信すると、スマートフォンの電話番号を使用しなければなりませんでした。番号を相手先に伝えたくない場合でも、通常は表示されます。
●パソコン
専用ソフトをインストールして電話サービスを利用します。パソコンにヘッドセットを接続するなどし、主にコールセンターや受付業務などで利用されています。パソコンは画面が大きくて見やすいというメリットがあり、通話中に顧客情報の確認や入力などができます。
●タブレット
スマートフォンと同様にアプリをダウンロードして使用します。ヘッドセットを接続すれば、スケジュールや顧客情報を確認しながらの会話も可能です。また、スマートフォンより画面が大きい分、入力作業などにも適しています。
●固定電話機
クラウドPBXでは、固定電話機も端末として使えます。固定電話機は高機能で高価なため、既存の電話機を継続して使いたいという場合や、部署や職種によってはスマートフォンやパソコンより使いやすいという場合もあるでしょう。
クラウドPBXの失敗しない選び方
最後に、導入してから後悔しないために、失敗しない選び方４つを解説します。
音質に問題がないか
クラウドPBXは、通話時の音質に問題がなく安定しているサービスを選びましょう。一般的なビジネスフォンが電話回線を利用しているのに対し、クラウドPBXはインターネット回線を利用します。
音質が安定しているか、クリアであるかは顧客満足にもつながる重要なポイントです。無料トライアルなどを利用し、導入前に実際に使ってみると安心できるでしょう。
既存の電話番号を引継げるか
クラウドPBXを選ぶ際は、既存の電話番号を引き継げるかもポイントになります。全てのクラウドPBXが電話番号を引き継げるわけではないため、事前に確認して下さい。電話番号の引継ぎが可能かどうかは、導入するPBXの種類と、電話番号の種類や発番方法などが関係します。
また、電話番号を引き継げるケースでも、簡易的なアダプタが必要になる場合もあるため、事前にクラウドPBXのベンダーに確認しましょう。
機能やサービスが自社のニーズと合うか
クラウドPBXの機能やサービスが、自社のニーズと合うものを選ぶことも大切です。基本的な電話機能に加えて、自社の職種や課題解決に適した機能が使えるかもポイントになります。
また、各社のサービスには、標準的な機能が使えるシンプルなプランから複雑な電話業務を効率よく行えるプランまであります。複雑なものほど料金が高くなる傾向にあるため、自社のニーズを明らかにしておきましょう。
導入や運用にかかるトータルコストが魅力的か
クラウドPBX選びでは、導入や運用にかかるトータルコストが魅力的なものを検討して下さい。一般的にクラウドPBXには、導入時の初期費用のほかに、月額の利用料金と通話料がかかります。
初期費用
初期費用の相場は1万円程度ですが、ベンダーによっては無料の場合もあります。ただし、大規模コールセンターは高くなることもあるため、必ず事前に確認して下さい。
利用人数に応じた費用
月額料金については、基本料金に加えて利用人数に応じたライセンス料がかかります。相場は1ユーザーあたり1,000～3,000円程度です。
オプション
自動録音やIVR（自動音声応答）などの機能には、オプション料金が加算されることもあります。また、電話発信の際は通話料がかかります。
通話料
通話料の相場は、固定電話には8～10円/3分、携帯電話やPHSへの発信は15〜20円/1分程度です。しかし、内線を使えば通話無料です。従業員同士の通話は、内線を利用することで費用を抑えられます。
クラウドPBXとは？仕組みやメリット、失敗しない選び方を解説【まとめ】
クラウドPBXは、インターネットを介してどこからでも利用可能なビジネス用の電話サービスです。導入時に機器の設置が不要なことや、電話以外の機能が充実していることなどがメリットと言えます。選ぶ際は、音質に問題がないか、電話番号の引継ぎができるかなどが判断材料になります。機能やサービスが自社のニーズと合うか、トータルコストはいくらかかるのかを確認して導入しましょう。
