ビジネスフォンについて知っている方は、社会人の中でもどれくらいいるでしょうか。会社で導入されていても、その仕組みをしっかりと理解できておらず、使いこなせていない方もいるのではないでしょうか。
主装置
ビジネスフォンには主装置と呼ばれる機器があります。主装置とは複数の電話機をつなぐ小型の交換機です。主装置が電話会社と回線をつなげ、少ない回線を複数の内線電話機で共有したり、内線の切り替えなど複雑で重要な役割を担っています。この主装置がビジネスフォンを制御しているので、主装置と専用の電話機のセットで初めてビジネスフォンと呼べます。主装置で複数回線をつなげることで、回線料金が安くすみます。
内線と外線
ビジネスフォンは複数の外線と内線を共有できる仕組みを持っています。なので、別々の人間がそれぞれ違う電話に出ることも、内線で社内の担当者につなぐことも、1人が通話中でも別の人が電話をかけることもできます。これによって、大切な取引先との電話のタイミングを逃すことなく、また、社内連絡の際も内線で転送できるため、通話料が掛かりません。
購入の際の注意事項
ビジネスフォンの導入に際して、気をつけなければならないことがあります。1つ目はビジネスフォンのメーカーや機種は同じでなければならない事。ビジネスフォンは同じメーカーや同じ機種の主装置と電話機間でしか使用できないようになっています。なので、、購入に際しては気を付けなければいけません。次に主装置には接続可能台数の上限があるということ。主装置も無制限に回線を接続できるわけではありません。それぞれ種類によって接続台数が決まっているので、電話回線がパンクしないよう、ビジネスフォンの台数を検討するか、最初から高スペックの主装置を導入しておくと安心です。最後に機能はまちまちなので、オフィスを留守がちにする事業所なら携帯電話やスマホに外線の転送機能を導入したり、電話がかかってくることが多いなら転送機能のしっかりしたものや、自動音声サービスのついたものにするといいでしょう。
基本機能の保留と転送をマスターする
ビジネスフォンにはほぼ標準装備されているといってもいい基本機能、保留と転送をしっかり理解しましょう。まず、保留ボタンを押した後、担当者が近くにいない場合は内線をダイヤル、そばにいる場合は口頭で「外線１番にお電話です」などといった形で取り次ぎます。その間、相手には保留音が流れます。内線で取り次ぎができることで、電話をかけてきた相手を待たせる時間を短縮することが出来ます。
次に転送についてです。例えば外線１番の電話を取り、他のフロアの担当者に回したいとき、保留ではなく転送ボタンを押します。転送ボタンを押すと通話は保留になり、内線呼び出し状態になります。担当者に転送する旨を伝えて受話器を置くと、自動的に保留が解除され外線が担当者に転送されます。保留とは違い、転送時には口頭で伝えるのではなく、必ず内線を押して呼び出しをしなくてはいけません。また、業務時間外に電話を受けることが多い事業所では、あらかじめ転送先の番号を登録しておいて、自動転送機能をオンにすることで、電話がかかってきた場合には登録しておいた電話番号へ転送することもできます。
最後に
昔のビジネスフォンと言えば保留、転送、着信拒否程度の機能でしたが、最近のビジネスフォンは通話録音や留守番電話、自動応答メッセージ、スマートフォンとの連携など、様々な機能が付随するようになりました。今後、音声認識などの技術が取り入れられる可能性もゼロではありません。これからのビジネスフォンの導入は、先を見据えて機種を選ぶのがいいかもしれません。
