連絡をとる相手や確認事項が多すぎて頭がいっぱい、、、オフィス移転の複雑な業務をワンストップで依頼できるサービスはそんな悩みを解決してくれます。しかし業務が楽になる一方で知らない間に法外な額を請求される、などその内訳が見えにくいため不安になる担当者も多いでしょう。そこで今回はメリット・デメリットと業者選びの注意点を解説しました。
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オフィス移転ワンストップサービスのメリットとは？
ここでは新オフィスの検討先として物件選びから、新しい移転先への引っ越し作業が終わるまでを想定して解説します。
全体の予算を算出しやすい
ワンストップサービスなら支払いが一本化されているため、一度見積もりを取るだけでオフィス移転全体の費用を算出できます。企業の引っ越しは移転業務が完了するまでに何種類もの業者が関わってくるため、一つ一つの工程についての予算を出さなければなりません。もしも、一括でオフィス移転を請け負う業者に依頼しない場合は最低でも以下の４種類の業者への予算取りが必要になります。
①オフィス仲介
②内装工事 (原状回復工事を含む)
③電気通信工事 (LAN工事など)
④引っ越し作業
オフィス移転ワンストップサービスの業者に依頼をすれば、上記の業者との予算出しを全て任せることができます。それぞれの専門業者は、自社の担当する工程以外は門外漢のため、移転の全体的な予算についての相談はできません。そういった意味でも、一括で移転を請け負う業者なら全体的な予算を相談できるので、特に企業の引っ越しを初めて担当する人にとっては心強いパートナーとなるでしょう。
コミュニケーションコストを抑えることができる
ワンストップサービスなら連絡のやりとりをする業者を一本化できるので、複数かつ複雑な連絡相手と日程の調整や確認をするストレスが格段に減ります。先述した通り、企業の引っ越しはそれぞれ異なる専門業者が関わってくる特性上、連絡先が多岐に渡ります。依頼先との連携はもちろんのこと、移転に関する社内通知を実施するタイミングを図ることも求められます。これらの工程やタイミングを確認するコミュニケーションコストを抑えられることがワンストップサービスの魅力です。さらにオフィス移転プロジェクトマネジメント業務にある、事前確認、打ち合わせ、日程調整に関するコミュニケーションコストを抑えることで移転にかける時間が減り通常業務に支障が出にくくなることもメリットの一つです。
全体像が見えやすい
ワンストップサービスを提供する業者なら、その規模感や要望に応じてそれぞれの作業工程と、それにかかる期間を組み合わせて最適に調整してくれます。管理を一本化してスケジュールを立ててくれるので依頼した側としては全体像が見えやすくなります。例えばですが、一般的に新オフィスの広さの大小で移転にかかる工程やその期間はおおよそ決まっています。そのため、いくつかのパターンを掛け合わせれば、工程と期間もある程度の目途を立てることができます。もし一括で依頼せず自身で行う場合は、それぞれの工程の作業期間を調べて組み合わせなければならず、計画が雑然となりがちです。プロジェクトマネジメントのような複数の工程を管理することが苦手な担当者はワンストップサービスへの依頼をおすすめします。
移転計画の微調整がしやすい
前項の「全体像が見える」メリットにより移転計画の微調整がしやすくなります。例えば、旧オフィスの退去予告を提出してしまった場合は、退去しなければならないタイムリミットが発生します。もしも物件選びに時間がかかった場合は、その後の内装工事、原状回復工事にかける時間は、旧オフィスから退去が決まっている都合上、双方を短くしなければなりません。移転は物件選び、内装工事（原状回復工事を含む）、電気通信工事、引っ越し作業など、どの工程にもある程度の期間が必要です。予定していた期間よりも新オフィス選びに時間がかかれば、そのあとの内装工事の時間を短くして、レイアウトを決める打ち合わせを予定より早く実施しなければなりません。ワンストップなら一貫して管理を行ってもらえるので、予定の変更が可能かどうか調べる手間なく柔軟にプランニングができます。
一括管理だからぬけ漏れを未然に防ぐことができる
ワンストップサービスなら全体的な流れを把握することができ、かつ必要事項を確認しながら進行できるため、ぬけ漏れなく移転業務を進めることができます。会社の引っ越し業務でストレスを感じる部分は、関わる依頼先が多いことですが、その特性上、確認事項が多くなるため業務が猥雑化しやすくなります。加えて業者によっては、不動産の知識、内装・建築の知識を多少でも必要とする専門用語で話をされることがあり、知らない間に話が違う方向へ進んでいたという事態も起こりかねません。例えば、新オフィスの入居手続きには「申込み」という物件オーナーによる入居者審査に対する申込みを経て、正式な契約を行います。この「申込み」はあくまでも審査であるため、審査が通らない場合にはもちろん入居はできません。この事情を知らずに「申込み」を入居手続きの一つと勘違いをして、入居前提で次の工程へ進んでしまい、審査に落ちたとなれば、それまでの作業が無駄になってしまいます。業者という立ち位置と担当者目線の両側から作業工程のダブルチェックができるのがワンストップサービスを利用するメリットの一つといえます。
オフィス移転ワンストップサービスのデメリット
一括（ワンストップ）で依頼することは業務をスムーズにさせるとはいえ、「そんなはずじゃなかった」と、予想とは異なる引っ越しとなってしまえば意味がありません。しっかりデメリットも念頭においてワンストップサービス業者を選びましょう。
それぞれの業者へ相見積もりができない
一括で業務を任せるため、オフィス仲介、内装、引っ越しなど専門業者ごとの相見積もりは取ることができません。そのため、細かい予算の節約は難しくなります。しかし、法外な額を請求されるのも困ります。ワンストップサービス業者自体の見積もりを数社取るようにしましょう。また、全体的にかかる予算は「事前にこれくらい」とネットで調べるなどして予想をつけておくと、どの業者に発注するかを判断しやすくなります。
特定の専門業者を選ぶことができない
「このデザイナーに社内をデザインしてほしい」「引っ越し会社はここがいい」など細かい依頼先の指定はできない場合が多いです。特に事務所の内装デザインに関して、デザイン性を強く求める場合は一括で依頼する先にその要望が叶えられるかどうかを契約する前に確認しましょう。余談ですが、なんとなくこういった雰囲気が良いなど大雑把な要望は、先方の力量によって伝わらないことがあります。具体的な要望がある場合は、見本となる事務所の写真や雑誌などを用いて説明すると双方に勘違いが起こりにくくなります。イメージが先方に伝わらない時は試してみてください。契約をした後に、「できません」と言われたら本末転倒です。事務所の内装デザインに特にこだわりがある場合は必ず事前に確認をしましょう。
オフィス移転ワンストップサービスの業者を選ぶときの注意点
注意したいのが、ワンストップで業務を委託するその範囲です。中には「物件選びから物件の内装まで」をワンストップとするケースや「引っ越し作業まで」を指す場合など”ワンストップ”の概念は様々です。依頼する前に、どこからどこまでお願いできるのかをあらかじめ確認しましょう。全体像を知っている前提で話をする業者も中にはいます。会社の引っ越しを初めて任された方は、業者の言う全体の工程はどこからどこまでの範囲なのかを必ず確認してください。オフィスボール社では『オフィス仲介以外』の全ての業務をワンストップでお受けしております。具体的には以下の作業を一括でお受けしております。オフィス移転はオフィスボールにお任せください。ご相談からお見積りまで無料です。
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オフィス移転の「面倒」を解決するワンストップサービスとは【まとめ】
オフィス移転をワンストップ（一括）で依頼することにより、通常の業務と並行して移転業務を行わなければならない担当者の負担を大幅に減らします。オフィス移転を考えているけど、通常業務が忙しすぎて移転に関するプロジェクトチームを社内で組むことができない、と悩んでいる企業にはぴったりのサービスです。また、手間だけでなく、企業の引っ越しをトータルでサポートするので移転に関する疑問や課題も解決しやすくなります。移転を任された時はオフィス移転をスムーズに進めて「君に任せてよかった」と上司に評価してもらえるといいですね。
