会社でビジネスフォンを使っているが『使い方がよくわからない』転送するような大きな事務所ではないため、保留しか使ったことがないという方もいるかもしれません。しかし、ビジネスフォンをうまく利用すると仕事の効率が上がります。そこで、今回は保留や転送、内戦→外線までの基本を解説します。
ビジネスフォンの内線と外線について
ビジネスフォンの機能は大きく分けて内線と外線、それに保留と転送の4つであり、内線と外線は戸惑いやすいポイントです。家庭用の電話の発信機能は特定の電話番号にかけるもので、これはビジネスフォンでは外線の機能に当たります。内線とは、オフィスや事業所など同じ施設に存在する電話機に対しての発信であり、ビジネスフォンの発信の基本は内線です。ビジネスフォンは電話機そのもののことを指すのではなく、PBXと呼ばれる制御装置を中心とした電話に関するシステム全体のことを指しています。
オフィスや事業所内の電話機はPBXによりコントロールされており、内線を使えば施設内の他の電話機に対して発信できるのです。先に書いたようにビジネスフォンの発信の基本は内線であり、受話器を持ち上げるだけでは内線の発信しかできません。ビジネスフォンが導入されている場合、それぞれの電話機には2桁から4桁の固有の番号が割り振られ、この固有の番号をダイヤルすることで特定の電話機に対して内線をかけることができます。このような基本的な仕様があるため、外線をかける時には電話機の外線ボタンを押してから電話番号を入力しなければいけません。
まだ電話機の機能が充実していなかった頃の名残ではありますが、ダイヤルの0を押してから電話番号をダイヤルする、いわゆる0発信をすることでも外線につながります。ビジネスフォンの設定を変えれば、0以外の番号を外線につなぐために使用できるものの、変えられることはあまりないでしょう。かつて使われていた黒電話はもはやほとんど目にする機会はなくなったものの、黒電話のように最小限の機能しか備えていない電話機は珍しくはありません。デザイン重視の電話機のため外線ボタンが存在しない場合は、外線に切り替えるために0発信を使う必要があります。
メールの登場によりやや存在感は薄れているものの、まだまだFAXを業務で使用する企業は多いのが実情です。FAXを外部に送信する場合、違う番号にFAXを送信する恐れがあるため注意しなければいけません。市外局番は必ず0から始まるため、0発信をせずに市外局番から電話番号を入力すると市外局番の最初の0が電話番号とは認識されず、外線の使用だとビジネスフォンに判断されてしまいます。最初の0が省略された電話番号に発信されてしまうのですが、この間違った電話番号が実在すると、全く見ず知らずの相手のところにFAXが届く恐れがあるのです。
ビジネスフォンの保留と転送の違いは
保留ボタンを押すと？
ビジネスフォンの保留は基本的に家庭用の電話と同じですが、保留すると内線をかけられる状態になります。取引先から担当者に取り次いで欲しいとの電話を受けた場合、保留にしてから近くの担当者を呼ぶ、あるいは別の部屋にいる担当者を内線で呼び出すといった具合に対応できるのです。さほど広くないオフィスであれば保留機能だけでも十分ですが、フロアが複数あるような大きなオフィスの場合、転送機能が役立ってくれます。
転送ボタンを押すと？
転送機能はかかってきた電話を別の電話機に回せる機能であり、担当者に取り次いで欲しいという電話があった場合、転送ボタンを押してから内線でその担当者に連絡し、受話器を置けば担当者の電話機でそのまま会話を始められるという仕組みです。保留の場合、必ずしも内線を使う必要はありませんが、転送は必ず内線による呼び出しが必要です。
ビジネスフォンの使い方【保留や転送、内戦→外線までの基本】まとめ
外線の使い方、保留と転送など、家庭用の電話機とビジネスフォンでは異なるポイントがあります。この辺りは慣れないと分かりにくく、失敗の原因になりやすいため初めてビジネスフォンに触れる時には注意が必要です。
