こんにちは。
オフィスボールの小玉です。
皆さまは、オフィス移転の際のwbs(Work Breakdown Structure)をご存知でしょうか？
本記事では、オフィス移転をするときのwbsについて、詳しく解説していきたいと思います。
オフィス移転をするときにwbs(Work Breakdown Structure)を作成する
引っ越しを円滑に進めるためにwbsを作成することをおすすめします。
wbsとは作業が滞らないように個々を分けて分りやすく構造化する方法です。
最初にすることはオフィス移転をするときに必要な大まかなことを書き出し、それに必要な作業を細かく分散化していきます。
大掛かりな引っ越しになるオフィス移転は、様々な作業があります。
半年前から計画を立てて実行していかなければいけないので、細かく作業内容を分解しながら、社員に割り振っていくことで、失敗することなくオフィス移転のプロジェクトを遂行していくことができます。
オフィス移転を計画する段階からwbsを作成することで、引っ越しが完了するまでの全作業の漏れを無くして全ての工程を把握することができます。
その場で考えて行動してしまうと必ず抜けてしまう作業が出てしまいます。
そうならないためにも最初のwbsを作成する段階で、最初から最後までの工程を決めてしまうことで、作業全体の流れを把握することができて、大きなトラブルになることを防げます。
オフィス移転に必要な作業内容
wbsを作成するとき最初に行うことはオフィス移転に必要な作業内容を書き出すことです。
最初にすることは今まで借りていたオフィスの解約をする予約を入れることです。
どのタイミングで解約できるかを事前に確認しておきます。
引っ越しをしたら今まで利用していたオフィスの原状回復工事をしなければいけません。
指定業者が決まっていなければ早い段階で工事をしてくれる業者を選んで作業の申し込みをしてください。
平行して行うのが新しいオフィスの物件探しです。
立地や場所を考慮しながら、社員が通勤しやすいように最寄駅からどのくらいの時間がかかるかも確認してください。
また新しいオフィスの周辺環境がどのようになっているかも確認しておきます。
新しいオフィスのレイアウトや搬入する物品を新しく購入する必要があるかを事前に確認しておきます。
予算に合わせて物品を購入するリストを作成しておけば、後から困ることは無くなります。
引っ越し当日のwbsを作成する
作業の細分化を図り効率を上げるために引っ越し当日のwbsを作成してください。
まず引っ越し業者の選定をします。
複数の業者を選んで見積りを提示してもらい、予算の範囲内で作業してくれる業者を選んでください。
見積りの金額だけを見るのではなく、実際にどのような作業をしてくれるかも確認してください。
産業廃棄物を回収してくれる業者はポイントが高いですし、自分たちでゴミを処理する煩わしさが無くなります。
引っ越し当日にどのような作業をするかスケジュール表を作成します。
新しいオフィスに持っていくもの、その場で処分するものをリストにまとめておきます。
荷物の梱包作業をするときも社員がするのか業者に全て任せるのかを事前に確認しておきます。
オフィス移転後のwbs
新しいオフィスで最初にすることは、レイアウトの内装工事です。
社員が働きやすいように内装業者に依頼をしてレイアウトを決めていきます。
これも事前にwbsを作成し作業の効率化を図ることで滞りなくスムーズに進めていきます。
平行して各種届出も行います。
オフィスを移転すると法務局や税務局で新たな手続きが必要になります。
さらに社会保険事務所や労働基準監督署などの手続きも忘れないように、オフィス移転後の作業としてwbsに記載をしておきます。
まとめ
このように全ての工程においてwbsを作成することで、作業を滞りなくトラブルにならないでスムーズに進めることができます。
まずはおおまかな作業内容をピックアップして、そこから作業を細分化していくことでオフィス移転がうまくいきます。
