事務所の移転というと家の引っ越しの延長線上にあるものと捉えられがちなのですが、事務所の移転と家の引っ越しというのはまったくの別物です。家の引っ越しと同じ感覚でいるとせっかくの事務所の移転でトラブルになってしまう可能性があります。そうならないためにも、事務所の移転で必要になってくる作業内容を事前にしっかりと把握しておきましょう。
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【6か月前の作業内容】旧事務所の解約や原状回復
一般的には、事務所を退去する6か月前にオーナーや管理会社に対して解約通知を出すとされています。ただ、必ずしも6か月前とは限らないので、事務所の移転の話が出た時点で一度確認をしておくといいでしょう。
また、忘れてはいけないのが旧事務所の解約のタイミングと新しい事務所への入居のタイミングに問題がないかの確認です。さっさと引き払ったのに、新しい事務所に入れずに宙に浮いてしまうような状態になると業務にも大きな支障をきたします。特別な事情がない限りは、退去後にすぐに入居できることが大前提になってきます。さらに、旧事務所の原状回復のことも考えておきましょう。特に業者が指定されていない場合には、原状回復工事のための業者も自分たちで手配をしなければいけません。
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基本的には特別な事情がない限りは、明け渡しの期日までに原状回復工事をおこなっておけばいいのですが、事務所の移転ということであれば2か月前には発注をしておいたほうがいいでしょう。ちなみに、原状回復工事に関してはその範囲についても事前の確認が必要です。汚れてしまった部分があったとして、その部分だけを修繕すればいいのかそれとも一部分でも汚れていれば全部を新しいものに替えるのかによって費用がまったく違ってきます。
【6か月前の作業内容】事務所移転にあたっての具体的な計画
事務所移転にあたっての作業内容というと、どのように体を動かしていくかという部分ばかりを考えてしまうかもしれませんが、計画を立てることも作業内容のひとつになります。事務所移転に限ったことではないのですが、計画的に進めていかないと物事というのはうまくいかないものです。事務所移転のそもそもの目的はもちろん、移転にあたって旧事務所からどのような点を改善していきたいのかといった部分を押さえながら、新しい事務所の候補を探し、絞り込んでいきます。
一部分にこだわるのではなく、立地やアクセス、コストなどさまざまなことを考えながら絞り込みます。新しい事務所の候補が決まったら、間取りなどを把握した上で部署の割り当てなどをおこなっていきます。具体的なシミュレーションをした上で、デスクやイス、パーテーションなどの必要なものを揃えていきます。
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もちろん、移転にあたって不要なものをどのように処分するのかもあわせて考えていきましょう。さらに、業者選びも必要になってきます。事務所の移転をトータルにサポートしてくれる業者もありますし、あくまでも事務所の引っ越しだけを請け負うという業者もあります。複数の業者から見積もりをとった上で、業者を絞り込んでいくようにしましょう。コストを抑えることも大切ではありますが、具体的な作業内容やサポート内容、補償内容なども必ずチェックしてください。
【1か月前の作業内容】社内での移転情報の共有
事務所の移転というのはその事務所で働く社員すべてに関係してくるものです。そのため、事務所移転に関しては早い段階で社内で情報の共有をおこなっておくようにしましょう。これも必要な作業内容のひとつです。
事務所の移転にあたっては、例えば事務所にあるコピー機をどうするか、大きな棚をどうするかといった部分にばかり目がいってしまうのですが、社員がそれぞれ持っているものも当然あるわけです。社員個人で廃棄するものや残しておくものを分類する作業も必要になってくるのです。いろいろなところに目を向けなければいけないからこそ、情報共有も重要になってきます。
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【当日の作業内容】事務所移転当日の立ち合い
これは事務所移転にあたっての作業内容と言えるのか微妙なところではありますが、当日の立ち合いも絶対に必要です。新しい事務所に荷物を運んでもらった後で足りないものがあることに気付き、旧事務所に行ったら積み残しがあったというケースも珍しくありません。新しい事務所に荷物を運んでもらったものの、その一部が破損しているということも考えられます。
当日の立ち合いというのは思っている以上に重要なものです。問題があったときにその場で確認できるのと、後になって問題を指摘するのとでは業者の対応もまったく違ってくるのです。最悪の場合には水掛け論になって泣き寝入りということもあり得ますので、最後の最後まで気を抜かずにいましょう。
事務所の移転で必要な作業内容とは？
事務所の移転というのは、家の引っ越しとはまったく事情が異なります。そのため、家の引っ越しよりも多くの作業内容が求められるようになります。その作業内容に関しても、ひとつひとつのことを十分に検討していかなければいけません。最初から最後までまったく気を抜くことができませんし、社員が一丸となって動いていかなければならない部分もあります。ただ、事務所の移転が終われば新しい事務所での業務がスタートするわけですから、よりよいスタートのためにも頑張っていきましょう。
