事務所・オフィスの拠点を移す時は、工事などを行う業者とのやり取りや現在のオフィスの整理など、やることが膨大にあります。そのような多忙の中、必要な届出や手続きも同時進行で行わなくてはなりません。今回はオフィスを移転する際にどんな届出や手続きが必要なのか、詳しくご紹介していきます。
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事務所・オフィスを移転する時に必要となる届出とは？
法務局への届出
移転するのが本社であれば「本店移転登記申請書」、支店なら「支店移転登記申請書」を提出します。申請書は株式会社や有限会社など、会社のジャンル別に分かれているので、自社に合った申請書に記載しましょう。
税務署への届出
「異動届出書」と給与を支払う事務所などの「移転」や「廃止」の届出を提出します。こちらは、移転からひと月以内に提出してくださいね。
都道府県税事務所への届出
こちらには移転後に「事業開始等申告書」を提出してください。提出するタイミングは、移転前と移転後の2回です。管轄エリアによって税務署に提出する「異動届出書」と同じ内容の場合があります。また、場所によって提出するタイミングが異なるので、管轄エリアの提出時期を、必ず確認してください。「事業開始等申告書＋○○県」などで検索すると、各都道府県のページにて事業開始等申告書をダウンロードできます。
社会保険事務所への届出
「適用事業所所在地・名称変更届」を提出します。移転する先が管轄に含まれるか、含まれないかで届出の手続きが変わるので、以下の日本年金機構の公式ページも確認しておきましょう。なお、この手続きは移転後5日以内に行います。
» 適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄内の場合）の手続き
» 適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄外の場合）の手続き
労働基準監督署への届出
労災保険と雇用保険を統一して扱うか、別で扱うかによって提出先が異なります。これらの保険を統一する場合は「労働基準監督署」へ提出をしますが、別に扱う場合は、労災保険は「労働基準監督署」、雇用保険は「公共職業安定所」に提出しください。移転する時期は移転後10日以内となっています。
公共職業安定所への届出
移転後10日以内に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出しましょう。
消防署への届出
「防火対象物使用開始届出書」を提出します。建物やその一部を使用し始める時は、使用形態が変わるので届出が必要です。新オフィスの物件の安全性を指導してもらう必要な届出なので、移転後業務をスタートする7日前までに消防署へ提出してください。
以上がオフィス移転時に必要な主な届出となります。移転時はとにかくバタバタするので、届出が漏れてしまうことがないよう、事前にリストを作成し、漏れないように確認しながら届出を行いましょう。
オフィス移転で必要なその他の手続き
移転時はご紹介した届出の他にも、必要となる手続きがいくつかあります。仮に忘れてしまうようなことがあっては、移転がスケジュール通り進まないことも。必要な届出と合わせて、こちらも確認してみてください。
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事務所・オフィスの解約手続き
移転先の物件が確定したら、現在のオフィスの解約手続きを行います。まずは現在の物件のビルのオーナーや管理会社に解約通知をしましょう。解約通知は移転する半年ほど前に行うのが一般的です。オフィスの解約通知を行ったら、オフィス移転の日程に合わせて原状回復工事を手配します。ビルによっては依頼する業者が決まっているので、確認してみましょう。特に業者が決まっていなければ、自社で業者を決める必要があります。その際は後のトラブルを防ぐ為に、どこまで原状回復をさせる必要があるのか、ビルのオーナーや管理会社にあらかじめ確認しておきましょう。
インターネットと電話回線の移転手続き
オフィスを移転する時は、インターネットや電話回線を移す手続きも必要となります。現在使用しているサービス会社に移転する旨を伝えてください。同じサービス会社を移転後も利用する場合、移転後は別のサービス会社を利用する場合で、それぞれ「移転手続き」や「解約手続き」を別に行う必要があります。手続き方法はプロバイダによっても異なります。方法は各サービス会社に問い合わせて行うようにしてください。また、ネットや電話の回線は業務に欠かせないものです。だからこそ、移転前は可能な限り長く、移転後はなるべく早く利用したいですよね。そのために、サービスの停止や開始の日程は明確に伝えておきましょう。そうすることでより手続きがスムーズになります。合わせて、複合機などをリースしている場合も、リース会社に連絡して移転先でも利用できるようにしましょう。
転居届
移転の日程が分かったら、郵便局へ転居届を提出しましょう。こちらは、最寄りの郵便局で手続きをすることが可能です。健康保険証や会社の関係者だと分かる社員証のような証明書が必要です。書類には、代表者の氏名と捺印してもらう部分があります。
銀行口座やクレジットカードなどの変更
銀行口座を変更する場合は、窓口か銀行の公式ホームページでもできるので、必要な方はぜひこちらで変更を行ってください。手続きには通帳や届出印、移転後の登記事項証明書、社印が必要です。必要な書類はあらかじめ準備しておきましょう。クレジットカードの登録情報を変更する場合はある程度時間がかかるので、早めに手続きを行いましょう。同様に社会保険関係の手続きも時間を要するため、早めに済ませておくと安心です。
取引先に事務所を移転する旨を連絡する
オフィスを移転する時は、日頃からお世話になっている取引先にも連絡を行います。もし連絡することを忘れてしまった…、というようなことがあると、今後の仕事にも影響を与えてしまうため、こちらも忘れずに行いましょう。漏れがないように送付先のリストをあらかじめ作成し、確認しながら進めていくのがおすすめです。移転の連絡はメールでも良いですが、文面を作成した方が先方に誠意が伝わります。印刷などを行う場合はより時間がかかるので、早い段階で準備しておくとスムーズです。
※事前に確認※オフィス移転時に必要な届出と手続き【まとめ】
オフィス移転の届出は提出する期限が設けられていることが多いです。提出をするタイミングは多くの工程で忙しくバタバタしている時。忙しさで提出を忘れることがないよう、あらかじめリストを作成しておきましょう。また、届出以外にも多くの手続きが必要となります。こちらも手続きが遅くなってしまうと、業務にも影響が出てしまうので注意です。記事内容を、ぜひ移転時に役立ててくださいね。
