オフィスを別の場所に移転する場合、自社ですべての手続きを行うとしたら通常の業務を進めながら移転作業も一緒に行う必要があるため、担当者に大きな負担をかけてしまいます。「プロジェクトマネジメント」のサービスは、そのような企業の負担を軽減できるサービス。展開している会社も増え、オフィス移転の際はプロジェクトマネジメントを利用する会社も増えています。今回は、そんなオフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの特徴やメリット、主なサービス内容について詳しくご紹介していきます。
オフィス移転におけるプロジェクトマネジメントの役割
オフィスを移転する時は、新しいオフィスの物件を決めるところから、移転を完了させるまで数々の工程をこなさなくてはなりません。オフィスのプロジェクトマネジメントは、そんな移転に関する一連の仕事を請け負い、進めていきます。主な業務は記事の後半でも改めてご紹介しますが、新オフィスの内装の設計や什器の手配、不動産関係やビルの管理、消防、設備、電気通信など、手続きが必要な多くの工程を代行し、各業者と打ち合わせやコスト、進捗などを管理していきます。
プロジェクトマネジメントに依頼すると移転作業がもっとスムーズに
オフィス移転にはご紹介したように多くの工程がありますが、内装やデザインの設計、工事の打ち合わせなどは期限がありますし、予算も限られています。計画を立てずにオフィス移転の工程をスタートすると、後々予算が足りなくなったり、期限までに工事が間に合わない状況になる恐れも。このような状況にならないために、オフィスを移転することが決まったら、やるべきことをリスト化し、よりスムーズに移転作業を進めていくことが大切です。
プロジェクトマネジメントに移転作業を代行してもらえば、スケジュールを組み立てつつ必要な工程を進めてくれるので、期限や予算をオーバーしてしまう心配がありません。他の業務が忙しく、オフィスの移転作業に費やせる人員や時間がない方は、プロジェクトマネジメントに依頼をしてみてはいかがでしょうか？
オフィス移転をプロジェクトマネジメントに依頼するメリット
プロジェクトマネジメントにオフィス移転を依頼するメリットは次の4点です。今まさに依頼を検討している方は、こちらの内容もぜひ参考にしてください。
①自社の時間的な負担が減る
オフィス移転を自社だけの人員で行う場合、通常の業務と並行して移転作業を進めなくてはなりません。そうなると、不動産仲介業者や内装業者など、多くの業者との別々にやり取りをしなければならないため、時間と労力がかかります。プロジェクトマネジメントに依頼すれば、このような時間的な負担がなくなり、自社の業務に集中することができます。
②窓口をひとつにできる
オフィス移転を自社の担当者が行う場合、複数の業者と連携を取らなくてはならないため、連絡や相談を密に行う必要があります。プロジェクトマネジメントに依頼すれば工事業者などと行う打ち合わせをまとめて代行してくれるので、オフィス移転の窓口を一本化することができます。
③コストを抑えられる
賃貸料や設計料、デザイン料などの相場が分からないと、結果的にお金が多くかかってしまうこともあります。プロジェクトマネジメントなら、自社の予算を踏まえながら相場に合った適正価格で工事などの手続きをサポートしてくれます。
④自社の思いをヒアリングしてもらえる
オフィス移転をする目的は会社によって様々です。移転を機に働き方改革を進めたいという企業もあれば、より風通しの良い社風にして、社員のモチベーションを高めたいという企業もあるでしょう。プロジェクトマネジメントはオフィス移転に関する要望も聞いてくれるので、より自社の思いに合った移転を実現してくれます。
プロジェクトマネジメントが提供する主なサービス内容
「プロジェクトマネジメント」とひと言でいっても、提供しているサービス内容は会社によって異なりますが、主に提供されているサービスは以下のようなものが多いです。
- 新オフィスの物件を紹介
- 内装工事の設計や手配
- オフィス家具の販売
- 通信関係や電気、空調、防災などの設備工事の手配
- 引っ越し作業
- 原状回復工事
このように、プロジェクトマネジメントのサービスは移転尾企画がスタートした段階から終了時までのフォローがしっかり行ってくれることが多いです。はじめてオフィス移転をするという場合は特に、家賃や工事などの相場が分かりにくく、つい多く支払ってしまうことがあるもの。その道に精通しているプロに依頼すれば手続きなどがよりスムーズに進むだけではなく、費用面でも安心してオフィス移転を行うことができますよ。
オフィス移転プロジェクトマネジメントサービスの選び方
移転する前のオフィスと移転後の写真をビフォーアフターで確認してみてください。その企業の今までのプロジェクトの実績が良く分かります。丁寧な仕事であれば、レイアウトも含めきれいにまとまっているはずです。また、プロジェクトマネジメントサービスを提供している会社に見積もりを出してもらったり、相談をするときに選択肢がたくさんある(提案力がある)企業や担当者を選ぶと良いでしょう。担当者へ実績や参加したプロジェクトについて聞いてみてください。気になる点を細かく質問すれば、おのずと良い担当者かどうかが分かります。
オフィス移転プロジェクトマネジメントの役割と彼らが必要な理由【まとめ】
プロジェクトマネジメントとひと言でいっても、それぞれの業者により得意分野が異なります。実際に依頼をする場合はプロジェクトマネジメントサービスを展開しているそれぞれの会社の特徴を抑えつつ、依頼をすることが大切です。何かとやることが多いオフィス移転ですが、プロジェクトマネジメントに依頼をすることでよりスムーズに進めることができます。業務量を増やしてオフィス移転を行うよりも、専門知識を持ったプロに任せた方が自社にとっても負担がありません。オフィス移転を考えている方は、ぜひプロジェクトマネジメントサービスへの依頼を検討してみてくださいね。
