【事務所移転】タイムスケジュールの組み方と重要なポイント

事務所の移転を考える際、準備から完了までどのくらいの期間がかかるのか、どのような流れで準備を進めていくべきかご存じでしょうか。今回は、移転のタイムスケジュールを月ごとに分けて解説します。月ごとの動きから全体の流れを把握して、計画作りに役立てましょう。

移転にかかる期間

一般的に事務所移転は6ヵ月程かかるといわれています。慣れていないと「そんなにかかるの？」と感じるでしょうが、個人宅の引越しとは違い、規模が大きく段取りも複雑なため長い時間をかけて準備する必要があります。事務所の規模によって異なりますが、目安として「最低でも半年は必要」と認識しておきましょう。そのため、移転完了の目標月から逆算して、6ヵ月前には本格的な準備をしておくことが大切です。

計画作りは6カ月以上前から

予定内に完了できないリスクを避けるため、必ず「準備から完了までの6ヵ月」とは別で計画を練る期間を確保しましょう。移転の準備に取り掛かる前に、どのような段取りで物事を進めていくか計画を立てておくことは大切です。

月ごとのタイムスケジュール

移転の準備から完了まで、月ごとのタイムスケジュールを把握しておきましょう。初めての方だと「計画といっても何を考えればいいの？」「どんな段取りが必要なのかわからない」と感じるでしょう。タイムスケジュールを把握しておくことで、計画を作る際の指標になります。準備から完了までの6ヵ月間で、月ごとに何をするのか全体の流れを知っておくことは、計画作成においても重要です。事務所移転時の一般的な流れを月ごとに以下の表にまとめました。

6ヵ月前のタイムスケジュール

6ヵ月前までにやっておくべきことは主に次の3つです。

人によっては「6ヵ月もあるから少しくらい後回しにしても問題ないだろう」思ってしまうこともあるでしょうが油断してはいけません。このタイミングに限りませんが遅れが生じると計画全体に影響が出て、その分だけ完了時期が遅れてしまうこともあります。思わぬトラブルが発生しても対応できる余裕を確保するためにも早めの行動を心がけましょう。

新事務所の物件探し

事務所を移転する際に、まず行うべきなのが物件探しです。物件が決まっていないと各業者への依頼や他の準備に取り掛かれません。スムーズに準備を進めるためにも初めに物件を決めておきましょう。

現事務所の解約予告

物件が決まったら、現事務所が入っているビルへ解約する旨を予告しておきましょう。一般的に事務所の解約は半年前までに解約を伝えておかなければいけないところがほとんどです。解約などの取り決めについては賃貸契約書類に記載されています。原状回復工事も考慮しなければならないため、全体のタイムスケジュールに支障をきたさないよう早めに確認しておく必要があります。

引越し業者の選定

事務所の引越し業者もこのタイミングで探しておくことをおすすめします。数ある引越し業者の中から安価で条件の整っている業者を選ぶことで、負担を減らすことにもつながります。そのためにも早い段階で見積もりを出し、比較しながら依頼先を決めておきましょう。

4～5ヵ月前のタイムスケジュール

4～5ヵ月前にやっておくべきことは次の3つが挙げられます。

このタイミングでは業者の選定と発注が主な内容になります。複数の候補を挙げ、条件がマッチする依頼先を絞り込んでいきましょう。

レイアウト作成

事務所のレイアウトは業務における生産性に影響するので、物件が決まり次第なるべく早い段階で作成に取り掛かることをおすすめします。従業員がコミュニケーションを取りやすい設計であれば連携する際の無駄が減り、業務が円滑になることで生産性の向上につながります。業者に作成を依頼する際は、理想の事務所をつくれるよう綿密にアイデアを共有することが大切です。

内装業者の選定及び発注

レイアウトが決まり次第、内装業者を選定し発注しましょう。レイアウト設計と内装工事をワンストップ化できると、移転の担当者と業者とのコミュニケーションが楽になります。なお、選定の際は、少しでもコストを抑えるため複数の業者に見積もりを出しての比較がポイントです。業者決定後、工事日程のすり合わせをして発注します。

電気や通信工事の手続き

通信工事は場合によっては1ヵ月程かかる可能性があるためこのタイミングで行っておきましょう。
また、物件によっては業者があらかじめ決められていることもあるので、管理会社への早めの確認が必須です。

≫ オフィス移転で必要な配線ノウハウ【電気・電話・LAN工事】

2～3ヵ月前のタイムスケジュール

2～3ヵ月前のタイミングでやるべきことは社内で行う作業がメインになり、主に次の4つが挙げられます。

印刷物やWeb上の企業情報変更

移転時には名刺、パンフレットといった印刷物やネット上に記載された、住所や電話番号などの情報を変更しなくてはいけません。印刷物の準備には2か月程あれば余裕を持たせられます。この機会に、名刺などのデザインを一新する企業もあるので検討してみるといいでしょう。

取引先への移転案内

取引先への移転案内は信頼関係の維持にとても大切なことなので、必ずこのタイミングで取り掛かりましょう。案内漏れが生じてしまうと、その取引先からの印象が悪くなってしまい取引してもらえなくなってしまうリスクがあるため、案内リストのチェックは入念に行わなければなりません。また、案内書面の印刷を業者に依頼する場合は期間として1ヵ月程必要になるので、その点も考慮し早めに準備しておきましょう。

備品の発注

移転先で使用する備品や家具の発注はこの時期に行うのをおすすめします。発注の際はレイアウトに合わせたものを用意するためにもサイズの確認が必須です。また、同時に不要になる備品や家具の整理も必要なため、各部署へ仕分けを進めておくよう通達しておきましょう。

≫ オフィス家具の通販サイトなら【ファニチャー】公式オンラインショップ

廃棄物の処理

不用品の整理ができたら廃棄物の回収を依頼します。引越し業者が回収してくれることもありますが、回収してもらえない場合は自社で回収業者に依頼しなくてはいけないため事前確認が必須です。

1ヵ月前のタイムスケジュール

1ヵ月前にやることは次の2つです。

移転も間近に迫っているためこのタイミングでできることを念入りにチェックしておきましょう。

新規購入物の搬入と移転当日の計画確認

内装が完成次第、新規購入した備品や家具の搬入を開始します。また、引越し当日どのように動くのか確認しておくことが大切です。引越し業者選定の際に、打ち合わせを済ませある程度計画ができている場合でも改めて当日の流れや動き方を確認しておきましょう。どの区画から作業を進めていくのかあらかじめ決めておくことで引越し作業全体がスムーズに進められます。

各種届出

移転に伴い必要な各種届出についてもこのタイミングで提出できるよう準備を進めておきましょう。移転前に済ませておく必要のある代表的な届出は、前述した「防火対象物工事等計画届」の他にも「防火対象物使用開始届」などが挙げられます。移転の前後で必要な届出に関しては以下の記事で詳しく解説しているのであわせてご覧ください。

≫ 事務所移転は要注意！引越しに必要な各種手続きを詳しく解説

計画作成時のポイント

移転の計画作成には「目的の明確化」と「物件の条件設定」が何よりも大切です。計画を組んでいないと「何からやればいいのか、次に何をするべきか」と一つ工程をこなすごとに迷ってしまい、気づかないうちに時間だけを浪費して期限までの日数が不足し「こんなはずじゃなかった」といった事態になりかねません。とはいえ計画を立てるにも「何のために移転するのか」が定まっていないと最初の物件探しで失敗してしまう可能性があります。

目的の明確化

目的をはっきりさせるには、現事務所での課題を見直してみるのがポイントです。移転の理由は一般的に「今の事務所では解消できない問題がある」ケースがほとんどでしょう。例えば「社員が増えてスペースが足りなくなってきた」「家賃などの固定費が高い」「構造的にコミュニケーションがとりづらい」などが挙げられます。このように現事務所が抱えている課題と照らし合わせることで目的が明確になり、重視するべき条件も見えてきます。

物件の条件設定

目的の明確化が完了したら、物件に求める条件を決めていきます。この条件が定まっていないと物件選びに失敗し、後から「思っていたのと違う」と後悔してしまったり「候補が多くて迷ってしまう」と選ぶのに時間をかけすぎてしまい計画に影響が出てしまう可能性があるため、細かく設定しておきましょう。決めるべき条件は主に以下のようなものが挙げられます。

これらの条件を決めて、どの条件を重視するのか優先順位をつけておくと物件選びもスムーズに進むでしょう。

移転時の負担を減らしたいなら

本項で解説した要点を押さえて綿密に計画を立てれば、順調に移転を進められるでしょう。しかし、移転計画を担当する方としては「少しでも手間を省きたい」「依頼する業者が多い」と面倒に感じてしまう部分もあるのではないでしょうか。もし依頼する業者を絞りコミュニケーションコストや手間を軽減したいとお考えなら、ぜひ当社オフィスボールにご相談ください。

移転当日のチェック項目

諸々の準備を経て移転の当日がやってきたら、スムーズに作業が進むよう次のことを改めてチェックしておきます。

これらの他にも新・旧事務所の立ち合いは必ず行いましょう。また、引越し作業が終わったら異動届や移転登記といった移転後の各種手続きについても忘れず対応が必要です。

【事務所移転】タイムスケジュールの組み方と重要なポイント【まとめ】

事務所移転は計画性が大切です。そして計画を練るためにも月ごとのタイムスケジュールを把握しておかなくてはなりません。順序だてて取り組まないと期限内に移転を完了できず悲惨な事態になってしまうことも考えられます。「なんとなく計画を立ててみたけど細かい部分が曖昧だった」と準備の段階でつまずかないためにも、何のために移転するのかを意識し綿密な計画を練る必要があります。