皆さんオフィス移転の見積もりはどうしていますか？オフィスを別の拠点へ移す際は、引っ越し業者や内装工事業者などに作業を依頼します。「昔からの知り合いで」という理由で決まった業者に見積もりを依頼するのも良いですが、それだと他の業者と比較した時に多く費用を支払ってしまうことも。オフィス移転すること自体費用がかかることなので、なるべくコストは削減するに越したことはありません。そこで今回は、オフィス移転における見積もりをとる重要性と、移転費用を抑えるポイントをご紹介しています。
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まずはオフィス移転のプロセスにかかる相場を知る
「オフィス移転」とひと言でいっても、内装工事や新しい家具、備品の発注、原状回復工事などやるべきプロセスがたくさんあります。これらのプロセスを細かく内訳していくと、それに伴って発生する費用がより明確になります。ここからはオフィス移転の際に発生する費用の内訳の例をご紹介していきます。各プロセスの相場を参考にしながら、見積もり内容と比較してみてください。
引越し・移転費用
オフィス移転に対応してくれる業者への依頼料や車料、梱包資材などです。こちらは1人当たり２～３万円ほどです。
新オフィスの内装工事やデザインにかかる費用
壁や床、天井などの塗装工事を行う内装工事は坪単価10～30万円、デザイン料は坪単価5万円前後となっています。
通信工事費用
こちらは坪単価1～2万円ほどです。電化製品を多く使用する場合は、コンセントが足りなくなることも。コンセントの増設は資格を持つ電気工事士しかできないため、必然的に費用が発生します。電話機や複合機などの精密機械の増設やLAN配線工事、サーバーなどの設置工事なども移転の際は業者にしてもらう必要があります。
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オフィス家具や什器、備品の発注費用
デスクや椅子などのオフィス家具を新しく購入するなら従業員ひとり当たり10～15万円かかります。キャビネットやロッカーなどを新たに購入する場合もそれに伴い費用が発生するので、新しく必要なものがあればリストアップして、予算を考えていきましょう。
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オフィスを賃貸する上で発生する費用
- 前家賃…1ヶ月分
- 前共益費…1ヶ月分
- 保証金…家賃の6～12ヶ月分
- 礼金…家賃の1～2ヶ月分
- 仲介手数料…家賃の1ヶ月分
- 火災保険料…2年間で2～3万円
前家賃や前共益費は、その月の中旬に入居した場合、日割り計算になることもあります。
産業廃棄物の処理にかかる費用
オフィス移転に伴い、旧オフィスの什器や備品を処分する場合は費用が発生します。相場は2tのトラック1台あたり7～8万円です。
原状回復工事
原状回復工事とは、現在使っているオフィスを借りる前の状態に戻すための工事で、坪単価3～5万円発生します。賃貸期間中に自社で破損させてしまった部分があった場合は、修繕費がかかる場合があります。また、壁紙やカーペットの色なども状況に応じて修繕費用が発生することがあるので、契約書を確認しましょう。オフィスを別の拠点へ移すと決めたら、早い段階で管理会社にその旨を伝えましょう。大体、移転半年前までに伝えるよう契約書で決められているケースが多いです。連絡が遅くなると、移転後も旧オフィスの家賃を払わなければならない…。ということもあるので注意です。
オフィス移転で見積もりを依頼するメリット
オフィス移転では、複数の業者から見積もりをもらい、価格の安さや条件を比較していきます。このことを「相見積もり」といいます。そんな見積もりのメリットは次の通りです。
より条件が合う業者が分かる
相見積もりをすると、複数の関連業者の条件を比較しながら見ることができるので、自社にとって条件が合った業者がよりはっきりと分かります。実際に見積もりを依頼する時に重要なのは「移転で何を重視するか？」という点。見積り時は自社で重要視する条件をあらかじめ決めておくことで、その後の比較もしやすくなり、より自社に合った業者を見つけることができますよ。
相場を把握し、可能な限りコスト削減に繋げられる
相見積もりの大きなメリットは、よりリーズナブルな価格で移転に対応してくれる業者を見つけられることです。「移転にかけられる費用」をあらかじめ決めておけば、予算に応じた価格で対応してくれる業者を見つけやすくなります。オフィス移転は今後の事業の成功に繋がる重要なプロセスではありますが、普段の業務には含まれないイレギュラーなものです。そのため、移転はしようと思っていても、工事などの相場が分からないことも。そういった費用面の不安や疑問点も複数の業者から見積もりをもらうことである程度認識できます。
節約したい！オフィス費用を押さえる方法とは？
複数の業者に見積もりを依頼するのもオフィス移転にかかる費用を抑えることにつながりますが、移転スケジュールに余裕がない中で移転業者を決めると「この業者はここまでしてくれるけど、〇〇の業務は別の業者に依頼しないといけない」など、後々問題が発生することも。見積もりをして複数の業者の条件をチェックすることも大事ですが、移転を依頼する業者を選ぶ時はスケジュールに余裕を持った状態で、選ぶようにしましょう。また、内装工事はA社、移転作業はB社と業者を変えてしまうと全体の費用が高額になることもあります。移転は複数の工程に対応してくれる業者に依頼した方が、費用も抑えられますしやり取りもスムーズにできます。
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オフィス移転の見積もりをとる重要性と費用を抑えるポイント【まとめ】
オフィスの移転業務は普段の業務とはまた異なるので、各プロセスにどのくらいの費用が発生するかなかなか分からないものです。まずは複数の業者に見積もりを出してもらい、自社の条件と合う業者はどこなのか探してみるのがおすすめです。相見積もりを行えば、各プロセスの相場が把握できるだけではなく、全体の費用を抑えることができますよ。ご紹介した記事内容を参考にしながら、移転計画を進めてみてください。
