オフィス移転にかかるコストを削減して予算を少しでも抑えたいと考えている人は多いのではないでしょうか。例えばオフィス移転のコストを削減するコツとして、単純に費用を抑えるだけでなく、高値づかみをしないことも重要です。今回はこういったオフィス削減のコツや考え方を、物件探し、内装工事、引越し作業に分けて説明します。
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オフィス賃貸契約で初期費用を削減するときのコツ
ここでいう初期費用に含まれる費用は以下の３つです。
- 賃料
- 保証金（敷金）
- 前家賃
この章ではこれらを抑えるための考え方と方法について説明していきます。
初期費用を値引く交渉のタイミング
正式な申し込みと共に初期費用の減額交渉を始めてください。詳細は後述しますが、具体的な方法として申込書内に条件を記載する欄があるので、希望の家賃やフリーレント◯月、と記載します。申し込みをしていない段階で、減額交渉をしようとするのはNGです。なぜならば物件オーナーへの印象が悪くなるからです。オーナーの立場になって考えてみるとその理由は明白です。物件オーナーは最初から自分の利益を少なくする人へ積極的に入居を進めようとは思いません。そのため、費用の交渉以前に入居の審査で断られるという事態にもなりかねないのです。また、オーナーにとっては入居をしたいという意思表示である申し込みをしていない人へ話し合いの余地を作るのは無意味と考える人もいます。
不動産業者を味方につける
物件を仲介する不動産業者を味方につけて、交渉をしやすくしましょう。根拠や交渉の手順を踏まずにただ「家賃を下げてほしい」と不動産業者に伝えるのはNGです。不動産業者を味方につけるには以下のポイントを重視してください。
- お客様側の立場だからといって横柄に振るまわずマナー良く接する
- 条件の希望は明確に伝え、不明な部分は正直にわからないと伝える
- 物件探しをしている近辺の相場や入居者の属性を調べて知識武装をする
実際に物件オーナーへ交渉の話をつけるのは、物件を案内した不動産業者です。不動産業者とうまくコミュニケーションを図り、味方につけて物件探しをしたり、減額交渉をしてオフィス移転のコスト削減を成功させましょう。
初期費用の減額を交渉する際のポイント
交渉では初期費用のどの部分を値引きできるか聞き出すことが重要です。賃料の値引きは毎月の収益が減ってしまうため、家賃の値下げを嫌がる物件オーナーは多くいます。一方で初期費用のコスト削減として交渉のしやすい２つのポイントがあります。
①「フリ−レント」をつけてもらえるか交渉する
不動産賃貸に「フリーレント」という入居した時に家賃が免除される期間を作るケースがあります。フリーレント期間は1ヶ月単位でつけられることがほとんどで、家賃自体が下がるわけではないため物件オーナー側としたら賃料値引きよりも交渉に応じやすくなります。この「フリーレント」をつけることができるかどうか不動産業者を通して交渉すると良いでしょう。
②保証料の減額交渉をする
保証金に関しては与信のある会社は交渉しやすい項目です。創業してから１０年以上経つ企業や３年連続で黒字の企業は交渉できる可能性があります。保証金は入居者が家賃を払えなくなった時やそれ同等のトラブルが起きた時に備えて物件オーナーへ預ける費用です。物件オーナーは売り上げが安定していて家賃を継続して支払える企業に入居して欲しいと思っています。そのため社会的信用のある企業に対しては保証金の減額に応じやすくなります。
初期費用の減額交渉がしやすい物件とは？
減額交渉がしやすい物件とは端的に言うと、以下の２パターンです。
- 近隣に比べて高すぎる賃料の物件
- 募集をかけても入居者がなかなか決まらない物件
つまり減額交渉をするには理由が必要ということです。物件オーナーによっては入居者を案内する不動産業者に任せっきりで近隣の相場には疎いことがあります。また、1日でも早く空室を埋めて賃料としての収益を得たいのは当然のことでしょう。初期費用の減額交渉は、物件オーナーの立場を考えて行うことが一番のコツです。
オフィス内装工事の費用を削減するコツ
オフィス内装工事は工事費用を適正な価格で依頼することがコスト削減につながります。
業者に連絡する前に希望の内装レベルをしっかり考える
内装工事をどの程度行いたいかを明確にして、その程度にあった内装工事業者に依頼することが重要です。内装工事業者は大まかに２種類あります。
①汎用デザインができる建築士がいる内装業者
②デザイン重視のデザイナーがいる内装業者
デザイナーのいる内装業者に依頼するほうが、よりコンセプトに基づいたデザイン性のあるオフィスになります。この場合、デザイン費用が多くかかるためコストは上がります。一方でデザイナーに依頼するほどの予算はかけられないと考える企業は①の内装業者に頼むと良いでしょう。汎用的なデザインでも機能的でおしゃれな内装を施す業者は多いので、特別こだわりのデザイナーに依頼したいという希望がなければ①の業者をおすすめします。
DIYはコスト削減にならないことがある
内装工事を自前でやれば費用が安くなると考える方もいますが、そう簡単にコスト削減とはなりません。DIYをしてコスト削減をしたつもりでも、その割には手続きや廃棄物の処理の仕方の手間がかかり、費用としてのコスト削減ができたとしても専門知識が必要だったり、時間がかかりすぎることがあります。例えば天井を高くするデザインの内装がありますが、備え付けの天井を取れば良いだけではなくて、工事費用の多くは廃材を廃棄する費用にコストがかかっています。
以下は天井を抜くための費用例です。
廃材の廃棄料金 １万〜３万円/平米 ※汚れにより費用の変動あり
①産業廃棄物の業者に頼む場合はその事務手数料と委託料
②最終処理場に持ち込む場合は運搬費用、専用のゴミ袋、産業廃棄物を捨てるためのマニフェストを作成、廃棄後の掃除
相見積もりを取る
業者に相見積もりをとり、内装工事の相場観を養いましょう。オフィス内装の工事費用は約15万円/坪〜20万円/坪と言われています。しかし、オフィスの仕様によってはこれよりも高くなることもあります。その物件にとっての費用相場を見つけるために相見積もりをとりましょう。
» オフィス内装工事の費用相場について【坪単価でわかる予算】
居抜きオフィスに入居する
オフィス移転は居抜き物件に入居することが一番のコスト削減になります。居抜き物件への移転は、移転の時期、エリア、規模を合わせないと実現しないのでタイミングが合わないと難しいのが現実です。しかし、もしも仮にタイミングが合えば1000万円の費用削減にもなります。【100坪のオフィスに内装工事費用（20万円/坪)をかけたとしたら】この金額は無理やりタイミングを合わせたとしても大きな金額になるでしょう。もしも希望に沿った居抜き物件に出会えたら入居の検討をおすすめします。
» オフィスの移転先として検討したい「居抜きオフィス」とは？
引越し作業費用のコスト削減
オフシーズンに引っ越す
移転コスト削減で一番簡単な方法が、オフシーズンに引っ越し作業を行うことです。移転のオフシーズンはゴールデンウィーク明けから6月の梅雨の時期です。この時期は、春の引越しハイシーズンが終わった直後です。梅雨で雨が多い時期のため引越しを避ける人が多く、もともと料金が割安なのですが、かつ値引き交渉がしやすくなります。移転のスケジュールに期日がなければ、できるだけこの時期に引越し作業をするとよいでしょう。
中古オフィス家具を買い取ってもらえる業者を選ぶ
中古オフィス家具は買取できる場合があります。引越し業者の中には中古オフィス家具の買い取りリサイクルを実施している業者があります。通常であれば産業廃棄物の対象となり費用がかかるオフィス家具も買い取ってもらい有効利用できる業者を選びましょう。
» オフィス引越しに伴う不用品処分・買取・リサイクルの依頼方法を解説
オフィスボールでは中古オフィス家具の買取はもちろんのこと販売も実施しています。以下のオフィス家具販売サイトもご活用ください。
» オフィス家具の専門店・通販サイト【オフィスボール】
ワンストップで依頼する
オフィス移転ワンストップサービスをご存知ですか？プロジェクトマネジャーがオフィス移転に関する管理を一括で実施してくれます。作業にもれがなく価格も一括となり無駄な費用を抑えコストの削減となります。
» オフィス移転プロジェクトマネジメントの役割と彼らが必要な理由
オフィス移転でコスト削減をするときのコツと考え方を大公開【まとめ】
オフィス移転をする際にどうやってコスト削減を行うかを話してきましたが、この記事を読んで移転費用のどこか一部分でもコスト削減ができるのではないでしょうか。オフィス移転は大きな金額が動くことなので、コスト削減は入念かつ積極的に行いましょう。
