新しい拠点にオフィスを移転させる時は、オフィス家具や備品も移動させる必要があります。小さな家具や備品なら自分たちで移動させることもできるかもしれませんが、コピー機(複合機)のような大型のOA機器(精密機械)はそうはいきません。造りも繊細な精密機械は、梱包などをしっかり行うだけではなく、運搬方法も丁寧に行わないと、破損や故障に繋がってしまうこともあるので注意が必要です。そこでおすすめなのが、専門の業者に依頼をして複合機を運んでもらうこと。今回は業者に複合機を運んでもらうメリットと、依頼する時のポイントなどについて詳しくご紹介していきます。複合機の運搬をどうしようか迷っているという方は、ぜひ紹介する内容を参考にしてくださいね。
» 【オフィス移転・事務所移転】スケジュールと流れを徹底解明
まずはコピー機・複合機の契約状況をチェック
現在のオフィスで使用している複合機、自社で購入したものですか？それともリース会社から借りているものでしょうか？リースしている場合は、移転が決まった時点でその旨を伝える必要があるので、忘れずに連絡をしましょう。また、リース会社からコピー機のような精密機械を借りている場合、移転の際の対応についてあらかじめ説明があったはず。契約書や説明書を確認して、どのような記載がされているのかも合わせてチェックしてみてください。
リースの場合はこれらの内容を確認してから、具体的な運搬計画を決めていきましょう。一方、自社で複合機を所有している場合、このような契約も特にないので新しいオフィスへの移転に関しては自由にできますが、保証期間が過ぎている場合、自社の人員で運搬をして仮に破損させてしまった場合、修理代が発生してしまいます。自社で複合機を所有している場合はこのようなリスクもありますし、運搬中に破損させたくないのはリースでも同じこと。事務所の移転が決まった時は引越し業者に運搬を依頼するのがおすすめです。
コピー機・複合機の運搬をプロに依頼するメリット
サイズが小さい電話などは自社でも運ぶことができますが、複合機は重さもサイズもかなりあります。このような精密機械を運び出し、新オフィスに搬入するのは大変です。持ちながら階段を登っている最中に重さで転倒してしまう恐れがあり、壁にぶつかると破損の原因にもなります。そうなっては本末転倒ですよね。プロの業者に運搬を依頼すれば、梱包はもちろん、移動・移設手段もより精密機械に負担がかからない方法で行ってくれます。搬入に関してもプロなので、新オフィスが入っているビルのエレベータの有無やオフィスの入口の広さなども考慮して、最も良い搬入方法で複合機を運んでくれます。「大事な備品を問題なく運びたい」と思うなら、オフィス専門引越し業者に依頼するのがおすすめですよ。
コピー機・複合機の運搬費用は移転先の状況によって変わる
複合機を新オフィスまで運んで欲しいと思った時は、運送会社やオフィス移転をしてくれる法人専門部門がある引っ越し業者に相談しましょう。業者によっては、精密機械が重量物扱いになって別途料金が発生することもあります。依頼したい時は複数の業者に見積もりを依頼して検討してみると良いでしょう。精密機械の運搬にかかる費用ですが、移転先のオフィスが現オフィスから離れていればいるほど高くなります。逆に近ければ安い費用で依頼することができます。費用は移転先のオフィスの状況によっても変わります。新オフィスの場所が1階なのか、2階なのかでも違いますし、エレベータを使うのか、クレーン車を使って搬入するのかによっても違います。
移転担当者は、搬入の流れを頭に入れておく
搬入する手段は業者が決めることですが、移転担当者も搬入方法や全体の流れなどを知っておくことで、当日の動きがよりスムーズになります。複合機などの精密機械自体の大きさはもちろん、ご紹介したように移転先の状況によっても搬入手段が変わるので、しっかり連絡を取り合うようにしましょう。中には、複合機を分解して新オフィスに搬入することも。当日いきなりこのような状況になるよりも、事前に知っておいた方が安心ですよね。担当者はあらかじめ確認しておくようにしてくださいね。
プロに相談するなら、複合機の設置と配線も依頼しよう
業者に依頼すれば、精密機械の設置や配線も行ってくれます。移転日までに運んでもらう精密機械をどこに置くか決めておいて、当日はその場所に複合機を設置してもらうようにしましょう。配線の希望も伝えておくことで、より作業がスムーズに進みます。また、一度複合機を設置したら、そこから新たにオフィス内で移動させることは大変です。最初の設置場所を決める時は、業務の効率やオフィス内の導線をしっかり考えて決めるようにしましょう。また、精密機械を設置する時は、少しスペースに余裕を持たせましょう。印刷ができれば普段の業務は事足りますが、今後修理などが行う場合、複合機の扉を開いて内部をチェックするため、「印刷がギリギリできるスペース」では狭いです。設置する時はこちらも覚えておいてくださいね。
設置場所におすすめしない場所
移転先にコピー機などの精密機械を設置する際、おすすめしない場所があります。具体的にどのような場所なのかご紹介していくので、設置する時の参考にしてください。
～おすすめしないコピー機・複合機の設置場所～
- 直射日光が当たる場所
- 結露が起きる場所
- 湿度の高い場所
- ホコリが溜まりやすい場所
- 他の電子機器の近く
これらの場所に近くに複合機を置くと、環境の原因を受けて早い段階で故障してしまうこともあるので注意しましょう。複合機を移転先のオフィスのどこに設置するか迷っている方は、こちらもぜひ参考にしてくださいね。
オフィス引越しで複合機・コピー機を運搬移設する方法とその費用【まとめ】
新オフィスに拠点を移す時は、業務に必要なあらゆる物を運び出すことになりますが、精密機械は造りが繊細な分、非常に壊れやすいということは覚えておきましょう。移転後、コピー機・複合機に不具合が生じて修理に出す…。なんて残念なリスクを減らすためにも、オフィスを移転する際は、プロの業者に精密機械の運搬の依頼も検討してくださいね。依頼する際は、精密機械の設置なども合わせて相談してみるのがおすすめです。今回ご紹介した内容を、実際に依頼する際の参考にしてみてください。
当社オフィスボールはオフィス移転に関してなら、移転、内装、レイアウト、不要家具の買取・廃棄など一括ノンストップでトータルサポートをすることが可能です。事務所を引っ越しするけど、初めてのことなので不安がある、移転先のレイアウトや移転元の原状回復も含めプロに一括して任せたいなどのご要望やご期待にスムーズにお応えできます。
オフィス引越しでご不安な点がございましたらお気軽に当社オフィスボールにお問い合わせください。
» パーテーション工事・オフィス移転・内装工事のオフィスボール
