皆さんは、オフィス移転業務フロー完全マニュアルをご存知でしょうか？
本記事では、事務所移転の際に役立つ、オフィス移転業務フロー完全マニュアルについて詳しく解説していきます。
準備とスケジュールがスムーズなオフィス移転を可能に
オフィス移転においては、事前に綿密なスケジュールを立て、時系列に沿って一つ一つの移転業務をこなしていくことが必要です。
オフィス移転においては、現在のオフィススペースの契約を解除して、移転先のオフィススペースを契約するだけではありません。
現在のオフィス契約の解除をする際には、原状復帰のための工事が必要となるケースが多く、工事のスケジュールはオフィスの引越しが終わった後でなければいけません。
また、移転先のオフィススペースの契約でも、契約をすれば即入居可能というケースは少なく、契約した後にB工事やC工事が入ることが少なくありません。
その際には、工事が終了してからオフィスの引越しとなりますし、引っ越しが完了しなければ現在のオフィスの原状復帰工事をスタートすることはできません。
一つ一つの手続きやスケジュールは、時間の流れがとても大切となるため、まずは移転スケジュール表を作成し、一つ一つの項目を時系列に書きだしていくことをおすすめします。
ネットでオフィス移転に関する業務フロー完全マニュアルなどを参考にしながら、自社の移転で必要な項目をチェックリストにするなど、項目漏れが起こらないように注意すると良いでしょう。
賃料重複を避ける方法はあるのか？
現在のオフィス契約解除は、一般的には退去予告の6か月後ですが、規模が小さなオフィスだと1ヶ月～3ヶ月ぐらい前に退去の申し出をしてもOKなことは少なくありません。
現在のオフィスの契約を解除して、翌日から新しいオフィスの契約がスタートできれば、賃料重複を避けるという点では理想的でしょう。
しかし現実的には、現在のオフィスの原状復帰工事をした後に契約解除となりますし、移転先のオフィスは契約してから内装工事などが入り、その後での引っ越しとなりますから、賃料重複を避けることは難しいものです。
できるだけ賃料重複の期間を短く抑えるためには、オフィス移転のための効率的かつ効果的なスケジュール作成が必要不可欠です。
順番としては、移転先のオフィスを見つけて契約した後、内装工事期間を見積もりながら移転予定日を決定し、その後で原状復帰工事が入ることを見積もったうえで貸主に退去予告を出すことになります。
まとめ
オフィス移転に際しては、オフィス移転業務フロー完全マニュアルなどを参考にしながら、効率的かつ効果的な移転ができて賃料重複期間を出来るだけ短く抑えるために、綿密なスケジュール作成が必要です。
何をしなければいけないのかを時系列にまとめながら、チェックリストを作って対応しましょう。
