ビジネスフォン・オフィス電話機とは？家庭用との違いや選び方

ビジネスフォンは、オフィスや店舗で業務用電話機として使われています。シンプルな仕組みの家庭用とは異なり、電話対応業務の効率アップを図るために、様々な機能が付いています。今回は、起業や独立などを機にビジネスフォンへの変更や導入を検討している方向けに、家庭用との違いやメリット・デメリット、選び方について解説します。

ビジネスフォンとは？

まず、ビジネスフォンとはなにか、仕組みや家庭用との違いについて詳しく解説します。

ビジネスフォンってなに？

オフィスや店舗において、複数人が同時に利用できる電話システムのことです。１つの電話番号で複数の外線を受けられる機能や、外線でかかってきた電話を保留にして内線を使って転送できる機能など、ビジネスに役立つ仕様になっています。

ビジネスフォンの種類

ビジネスフォンは大きく分けると次の２つに分類できます。

• オンプレミス型ビジネスフォン
• クラウド型ビジネスフォン

オンプレミス型ビジネスフォン

オンプレミス型は従来のオフィス電話機のことです。主装置という箱型の機器の設置が必須となります。受発信は全て主装置を介して行われ、FAXなど他の通信機器もコントロール可能です。

クラウド型ビジネスフォン

クラウド型ではインターネットを利用して主装置をクラウド化しているため、機器の設置が不要となります。どちらも、固定電話だけでなくスマートフォン等を連携できます。

ビジネスフォンの仕組み

一般的なビジネスフォンの仕組みには、主装置と専用の多機能電話機が欠かせません。設置工事では、まず電話回線の引込口に主装置をつなぎ、さらにローゼットという小型機器を接続し、モジュラーケーブルを介して電話機へとつなぎます。ローゼットは配線を各内線電話機に分岐する役割を担っています。

一方クラウド型の仕組みは、有線接続の必要がないため、アプリをダウンロードしたスマートフォンやタブレット、PCなどの端末だけで構成されます。クラウド型は、業務上の利便性が高いというメリットと、音質や安定性にやや不安があるというデメリットを持ち合わせています。

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ビジネスフォンと家庭用の違いとは？

家庭用電話機との違いには、主に次のことが挙げられます。

• 外線と内線の両方が利用できる
• １つの電話番号で複数の外線を受けられる
• 多機能な仕様

家庭用は家で使う事を目的とし、１つの電話番号を受信できるのは１台の電話機となります。通話中にほかの外線が入ると、『話し中』になってしまいます。

ビジネスフォンと家庭用電話機の違い一覧

オフィス用と家庭用の違いを一覧にしました。ビジネスフォンには家庭用にはない機能があったり、必要な設備が異なったりなど、違う点を分かりやすくまとめています。

オフィスでビジネスフォンを使うメリット・デメリット

次に、ビジネスフォンのメリットとデメリットを解説します。家庭用からの変更や導入を検討する際の参考にして下さい。

ビジネスフォンを使うメリット

●業務効率アップ

同じ番号が複数の電話機で受信できるため、業務効率アップが期待できます。担当者が近くにいないときでも、ほかの人が別の端末で対応でき、電話の鳴っている場所まで慌てて行くこともありません。また、転送機能を使えば、担当者を近くに呼び寄せる必要がなく、電話対応時間の削減にもなります。

●ビジネスチャンスを逃さない

ビジネスフォンなら、2ヵ所から同時に着信があっても受信できるため、ビジネスチャンスを逃しません。主装置の制御により、同じ電話番号を複数の電話機で共有できます。通話中にほかの外線が入っても、契約している回線数以内であれば『話し中』にはなりません。

また、スマートフォンを連携しておけば、外出中やテレワーク中に直接受信することや、内線で取り次いでもらうことが可能です。スムーズな転送により、取引先を待たせる時間が短縮できれば、顧客満足の向上にもつながるでしょう。

●通信コスト節約になる

ビジネスフォンは、1回線を複数の端末につなぐことができるため、通信コストの節約になります。主装置の制御により、どの端末からでも着信や発信が可能です。小規模オフィスなどでは、電話回線は１本でもビジネスフォンを利用できます。

回線数より多くの端末を接続できるため、回線料金の節約になります。また、端末それぞれに内線番号を割り振れるため、社内通話には内線を利用すると料金がかかりません。

ビジネスフォンを使うデメリット

●導入コストが高い

ビジネスフォンは、家庭用と比較して導入コストが高くなります。家庭用なら、回線契約をして電話機を準備すれば、差込口に電話機をつなぐだけで利用できます。しかし、ビジネスフォンは主装置や専用電話機などの機器を揃える必要があり、配線工事や設置工事をしなければなりません。

●電話機の設定や管理が必要

ビジネスフォンは、設定や管理が必要になります。配線工事や設定には専門的な知識や技術が求められるため、専門の業者に依頼するのが一般的です。組織変更時の席替えやオフィスのレイアウト変更の際には、電話機の移設や増設が必要になるため、事前に工事手配をしなければなりません。また、電話機本体の設定を変更したり、内線番号表を作り直したりといった手間もかかります。

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●メンテナンスや保守に手間や費用がかかる

ビジネスフォンは精密機器を含んだシステムであるため、メンテナンスや保守にも手間や費用がかかります。必要に応じてメンテナンスや保守を行うことで、業務に支障をきたさず長持ちさせられます。定期的なメンテナンスの内容は、主装置や電話機の動作確認やクリーニング、配線の異常や断裂がないかのチェック、データのバックアップなどがあります。

ビジネスフォン・オフィス電話機の選び方

最後に、ビジネスフォン・オフィス電話機の選び方を解説します。

①機能で選ぶ

ビジネスフォンには業務に役立つ機能が多数あります。例えば、外線や内線、保留、転送、録音といった基本的な機能があります。

どんな機能が必要か、従業員や現場の意見を聞いておくことが大切です。職種や働き方、オフィスの規模などに合った機能が付いたビジネスフォンを選ぶようにして下さい。

②同時に通話したい人数や電話番号数で選ぶ

同時に通話したい人数や、いくつ電話番号が必要かでプランを選ぶ方法もあります。電話回線の話をする際、『回線数』と『同時通話数』、『必要な電話番号数』の３つを混同しないようにしましょう。

電話の使用頻度や従業員数、部署の数などにより適切なプランは異なってきます。例えば、電話機が10台しかないのに同時に100通話可能なプランを選ぶと、無駄な費用がかかってしまいます。オフィスの規模拡大や増員を考慮した上で、無駄のないプランを選ぶようにしましょう。

③回線の種類で選ぶ

ビジネスフォンを導入する際は、回線の種類も選べます。利用できる回線は、大きく分けるとアナログ回線とデジタル回線の２種類です。現在ビジネスフォンの回線としてもっともポピュラーなのは、デジタル回線である光回線（ＩＰ電話）です。光回線のメリットは、１本で電話とインターネットが利用可能な点や、回線数より多く同時通話できる点です。

④買うのか借りるのかを選ぶ

ビジネスフォンの導入では、機器を買う方法と、借りる方法が選べます。買う場合には、新品購入か中古購入かを選べ、借りる場合でもリースかレンタルを選択できます。また、買っても借りても、設置工事や回線工事などは必要になるので注意しましょう。それぞれの方法のメリット・デメリットを一覧にまとめたので、選ぶ際の参考にして下さい。

ビジネスフォン・オフィス電話機とは？家庭用との違いや選び方【まとめ】

今回は、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いやメリット・デメリット、選び方を解説しました。ビジネスフォンには電話業務を効率化させる様々な機能が付いていて、オフィスや店舗などで業務用として活用されています。家庭用と異なる点は、外線と内線を使い分けられることや、複数人で同時利用が可能なことなどがあります。ビジネスフォンを選ぶ際は、自社が求める機能は何か、同時通話や電話番号はいくつ必要か、買うのか借りるのかなどをあらかじめ検討しておきましょう。