オフィスの移転が決まり、移転担当になった方は色々な準備をしなければなりません。新しい移転先の選定や現在のオフィスの契約状況、荷物の移動や顧客への告知などを、どのタイミングで行うのか、すべて把握しておくことが不可欠です。また、事務所引っ越しの担当者は通常の業務もこなしながら、オフィス移転の準備やスケジュール調整を進める場合が多いようです。このような状況の中、遅滞なく、必要業務に漏れがないよう移転に向けて行動するにはスケジュールの作り方は重要です。
オフィス移転に向けて大まかな業務に分ける
スケジュールを作る前に、オフィス移転に必要となりそうな業務を分けて考えてみましょう。オフィスの移転と聞くと、「荷物や人の移動」に意識が集中しがちですが、他にも考える業務は多数あります。オフィスの広さや従業員の人数など会社によって様々ですが、オフィスの移転に関係する必要業務を、大きく6つの業務に分けて書き出してみます。
オフィス物件
移転先オフィスの調査や見学 契約・解約手続き 現在のオフィスの退去・退去後の原状回復
移転準備
オフィス家具の購入・処分 レイアウト 内装・外装 セキュリティ 電話・ネット回線・インフラなどの状況確認
業者の手配
移転業者の手配 内装業者の手配 電気・電話業者の手配 買取・廃棄業者の手配など
人や荷物の移動
家具や荷物の運搬・搬入設置 人の移動
オフィス移転の周知
移転のお知らせ WEBサイト・SNS・名刺・パンフレットの修正 看板 社判 封筒など
オフィス移転に伴う届け出
各種届け出 法務局 税務署 社会保険事務所 取引先銀行 郵便局への転居届など
簡単に書き出してみてもこれだけの作業や業務があります。もちろん上記にあげた業務がすべてではありません。逆に不要なものもあるかと思いますが、とにかく一度書き出し全体を確認しましょう。
オフィス移転に向け簡単なスケジュールを作る
業務を分けたら大まかなスケジュールを立てましょう。この段階では大まかなスケジュールで構いません。オフィスの移転は予想以上にやることが多く、細かいスケジュールを作っても、遅れや追加作業などの問題が発生し、その都度スケジュールを作り直すことになります。
オフィスの賃貸契約を確認
賃貸契約しているオフィスの場合、不動産屋さんに解約通知を提出する必要があります。通知のタイミングは解約予定の6か月前が多いようです。規模によっては3か月前となっている場合もあります。まずは現在のオフィスの賃貸契約書の内容の確認を行いましょう。また、退去時のオフィス原状回復についての内容に関しても賃貸契約書を確認しましょう。特に記載がない場合は、明け渡しの期日までに原状回復を行う必要があります。他にも、オフィス移転、引っ越し業者など、との事前の日程調整が必要になります。
『前もってオフィス移転業者の手配をするから大丈夫』と安心していると、考えていたスケジュールよりも時間がかかったり、逆に早まったりする場合があるので注意が必要です。移転日は絶対にこの日！など変更ができない場合を除いては、7か月前までには新しいオフィスの選定、4か月前には各業務の業者決定・打ち合わせ開始、２か月前に購入予定の家具決定など、この段階ではざっくりとした大まかなスケジュールで十分です。
オフィス移転担当となるメンバーを集める
大まかな仕分け作業ができてきたら、社内の関係者を集め、社員一丸でオフィス移転業務に向けた体制を整えましょう。大まかな業務があれば、集めるメンバーの必要人数や、集まったメンバーも何をするべきか把握しやすくなります。またメンバーを集める場合も、業務に合わせた人材を選ぶこともできますね。メンバーを集めたことで、細かい業務を決めていくのは各メンバーの役割になります。一人で多くのことを考える必要はなくなり、あなたの負担も大きく軽減できます。今後は移転担当リーダーとして、各メンバーの管理に注力しましょう。
オフィス移転スケジュールをまとめる
メンバーに作業や業務を割り当てたことによって、オフィス移転に向けての準備が大きく動き始めます。新しいオフィスの内見や、移転業者の選定、家具の発注、移転先のレイアウト案や内装デザイン、必要工事の手配などなど。ばらばらに動いても問題がない業務もありますが、順序がおかしいと業務に支障が出る場合もあります。例えば、新しいオフィス用に家具を購入した様な場合です。内装工事が始まる前に搬入してしまうと工事の邪魔になってしまいますよね。リーダーとなるあなたはメンバーと連携し全体の動きを確認しながらスケジュールを組み立てましょう。その際、ここでもある程度の時間の余裕を確保することが望ましいです。
他にも新しいオフィス側の都合で、予定していた日に電気工事ができなくなり、次の日に決定していた内装工事も作業ができないという場合もあります。ギリギリの日程でスケジュールを立てていると他のスケジュールに影響し大問題に発展しかねません。なお、スケジュールに余裕があれば各業者と連携して調整することも可能ですが、１社で色々な対応をしてくれる業者もあります。オフィス移転作業はもちろんのこと、家具の注文・不要家具の買取、レイアウト設計、各工事業者への手配などを一括で請け負ってくれます。
» オフィスボールでオフィス移転（引っ越し）をおこなうメリット
» オフィス家具の専門店・通販なら【オフィスボール】へ！
また、都合に合わせた各作業スケジュールの組み立てもしてくれます。移転に向けた業者間のスケジュール調整も含め、移転準備の協力を得ることができ、社内の負担と時間を大きく軽減できます。移転までの時間があまりない、通常業務が忙しいなど、時間的に余裕がない場合は、ワンストップ対応の業者に依頼するのが良いでしょう。しかし、このような業者に依頼する場合でも、ある程度のスケジュールや業務の内容を用意することをおすすめします。
オフィス移転のスケジュール表作成にはエクセルも便利
エクセルを利用して各業務内容とスケジュールを作ると便利です。エクセル限定ということではないですが、多くの企業が使っているので社内・社外どちらに対しても連携がスムーズです。大まかな業務や大まかなスケジュールを作成する際にも、追加・修正・削除が可能ですし、詳細をつめた本格的なガントチャートの作成もできます。その他にも細かい業務内容のチェックリストやマニュアルを作成してみましょう。移転当日の日程やそれまでの準備、荷物の梱包ルールやまとめ方などがあるとスムーズです。電話やネット回線が使えない期間が前もってわかれば、早めに対応も可能ですね。インターネットで検索すればオフィス移転用の予定を管理するエクセルのテンプレートシートを見つけることもできます。
オフィス移転はスケジュール次第！失敗しない事務所引っ越し計画
オフィスの移転は会社の規模に関係なく、時間もコストも手間もかかります。そのため、移転計画の管理は非常に重要です。業者とのやり取りや社内の調整、取引先へのお知らせなど内部・外部への対応はとても大変です。問題が発生しても慌てないように、余裕を持ったスケジュールでオフィスの移転に臨みましょう。オフィス移転でお困りでしたら当社オフィスボールにお任せください。
人気記事 【オフィス移転・事務所移転】スケジュールと流れを徹底解明
