【オフィス移転はムリ?】新時代の働き方改革と改善ポイント

今のオフィスは従業員の働き方や就業形態にあった環境になっていますか。コロナ禍によりテレワークが余儀なくされたことで、業務の効率や生産性に働く環境が与える影響の大きさを感じる日々が続いています。働き方改革の目指す一つの指針として、就労の多様性と今後予想される人口減少による労働人口の減少への対策があります。課題は、どうやって今以上に従業員一人当たりの生産性を上げていくかです。これからのオフィスでは、多様な働き方が求められ、かつ作業効率を上げ、生産性が上がる環境作りが重要ポイントとなります。

 

オフィス環境を改善し働き方改革をする際に見るべき具体的なポイント

働き方改革

では、まず初めに見直すポイントを解説していきます。オフィス移転をするほど予算がなくても、オフィスの環境を変えることで改善できることはあります。今のオフィスと比べてみて、実現可能なことはあるかを検討してみてください。

 

騒音

音環境の改善はオフィス全体の生産性の向上に効果的です。例えば、オンライン会議が急増し慣れない環境下の中で、マイクが社内の雑音を拾ってしまうアクシデントがあります。また電話が多い人と、集中して作業をする人との席が近いと、お互いにストレスとなり生産性は下がってしまいます。防音壁の取り付け工事をすれば騒音予防となりますが内装工事を行うことはすぐにできることではありません。静かな環境へとオフィスを移転することが難しい場合は、音の出る場所と、静かな場所の区分けをし、パーティションで区切る、収音・防音パネルをおくなど騒音のコントロールも可能です。誰かに気を使わずにオンライン会議ができる、電話ができる、ストレスなくコミュニケーションがとれるための環境を作ることが生産性の向上に重要です。

 

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動線を考える

オフィス内で意外と考えられていないのが、人の動きと、従業員のワークスタイルを合わせて考えた動線です。動線はオフィスを使う人全員が効率的に動きやすく、また災害時や非常時に速やかに避難ができるよう計画されます。しかし、動線を決めるポイントはそれだけではありません。例えば、複合機は複数の従業員が使うため、機器の周辺は人が集まりやすくなります。その複合機を背中にした従業員が画像作成や動画編集などパソコンに向かって集中しなければならない業務である場合は、注意力が散漫になりやすくなり、生産性が上がる環境とは言えません。人の動きだけでなく、動きがある場所にどのような業務を行っている人がいるのかを考えて動線を作りましょう。大きな事務所にオフィスを移転すればレイアウトも自由ですが、今すぐに引越ができない場合でもレイアウト次第で新たな動線を作り出すことも可能です。

 

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社員の声が反映されるオフィス

今のオフィスは社員の不満が解決できているオフィスですか?「エアコンの風が当たって寒い」とエアコンの温度を上げる女性社員と暑がり男性社員の論議は、どのオフィスでもよくある出来事です。また複合機が席から遠いため、印刷をする際にまとめて出しっぱなし、備品の収納場所がわかりにくくてコピー用紙の在庫がなくなっているのに気付かなかったなど。これらは従業員のストレスとなり、人間関係にも響きます。細かいことですが、こう言った小さな不満を積み重ねないように解決していくことが作業効率の向上につながり、ひいては従業員のモチベーションアップに関係します。社員の不満は席替えやオフィス移転の前にヒアリングすることをお勧めします。

 

トイレ環境の見直し

オフィスのトイレ空間は特に女性社員には重要な空間です。1日のうちに何度も利用するトイレは、単純に用を達するためだけでなく、特に身なりを気にする20歳代、30歳代の若い世代の女性には重要な空間です。プライバシーが守られ、清潔でなければならない空間のため、防音ができているか、こまめな清掃ができているか、など確認しましょう。お手洗いの数や形態は移転しない限り変えることはできませんが、従業員満足度の向上を目指すならば、社員にとってできるかぎり快適な空間になっているかは重要なことです。必ずトイレ環境を確認しましょう。

 

オフィスの緑化

オフィスに観葉植物など、緑や自然を意識したものは設置していますか?屋内に観葉植物を置いた場合は、観葉植物が置かれていなかった場合と比べてストレスホルモンが軽減したと研究で報告されています。厚生労働省は有職者の自殺率が増加していることから職場環境のメンタルヘルスケアを強化することを喚起しています。緑の多い空気のきれいな森の中にオフィスを移転することは非現実的ですが、観葉植物の設置や切り花などの植物を置くことは、比較的安価にできることです。緑を置くことを単なる装飾と捉えずに、頑張って働く従業員のための投資と捉えてオフィスの緑化に取り組みましょう。

 

» 【移転祝い】事務所に置きたい観葉植物で一番のおすすめはどれ?

 

【業種別】仕事がはかどるオフィス環境の例

オフィス環境で一番大切なのは言うまでもなく、実務作業が快適にできるかどうかです。例えば、どんなにオシャレで清潔感のあるオフィスでも、それがエンジニアにとって集中して作業を行うことに最適な環境であるとは言いきれません。ここからは業務別に適したオフィス環境をご紹介します。オフィス移転をご検討の方は事前にチェックをしてオフィス環境改善のヒントにしてみてください。

 

経理事務職

事務職の中でも、企業の中での金庫番、経理業務を行う人の席は、機密書類や外部に漏らしてはならない情報をやり取りしていることが多く、その場所や所在が明確であることが求められます。そのため、防音壁で区切られていることが好ましく、金庫や書類を収納するロッカーは鍵付きのもので、外部の人が侵入しないようなセキュリティの高い場所にあることが望ましいでしょう。

 

» オフィスにロッカーを取り入れるメリットとは?種類や選び方を解説

 

IT技術職

IT技術職といえば集中してパソコンに向かう作業を行うことが多い一方で、イノベーティブな考えを必要とされる部門でもあります。そのため、個人で行う作業の時はブースのような仕切りがある場所で業務を行い、一方でフリースペースも作ることによってコミュニケーションの活性化を促すことが可能となります。オンとオフを切り替えることができ創造性のあるアイデアが生まれやすい環境を意識して作りましょう。

 

» 費用はかかる?防音性の高い間仕切り壁の設置について

 

営業職

外出が多く特にチーム制の営業職は、完全なフリーアドレスではなく、グループごとに分かれたグループ型フリーアドレスをお勧めします。固定席を持たないフリーアドレスによりコミュニケーションの活発化を図ります。さらにグループ分けをすることで所属意識が高まり、協調性や連帯感が生まれ意欲的に仕事に取り組めるよう従業員に働きかけることができます。一方で、社内だけでなく社外の人との電話やオンライン会議が多い人のために、個室型のブースを設置してにぎやかな場所と静かな場所のメリハリをつけることも重要です。

 

時代と働き方にあったオフィス環境が必要な理由

コロナ禍により、マスクの着用や手指衛生が当たり前になり、私たちの生活様式が変化しました。また、それと同じように働く環境も大きく変化しました。東京都が2021年5月に発表した4月の都内企業のテレワーク実施率調査のアンケートによると、都内企業(従業員30人以上)のテレワーク実施率は56.6%にも及ぶことがわかりました。事務所の賃料は企業が抱える固定費の中で大きな支出の部類に入ります。他方で、テレワークは通勤をしない勤務スタイルとして、これまで仕事を続けることが難しかった産後女性の就業に大きく寄与します。

 

コロナ禍によって『企業の支出を抑え、従業員が働きやすくなるスタイルを見出すことができるようになった』と捉えることが前向きに新時代を迎えるに当たり必要な姿勢ではないでしょうか。テレワークが中心となった新時代にオフィス環境を見直すため、またオフィス賃料削減のためにオフィスを移転することも一つの戦略です。社員ファーストに考え、何か一つでも改善し、社員の生産性の向上、業務効率の向上とともに従業員満足度アップへとつなげていきましょう。

 

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