今回は、会社の引越し業務に関する注意点をまとめました。特に移転の検討段階から実際に物件を決定するまでの、あまり下準備をしていない期間で抜けや漏れを防ぐための注意点です。確認事項や日程調整が多く、業務の抜けや漏れがないかヒヤヒヤしないように一緒に見ていきましょう。
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会社の引っ越しを検討する時に注意すること
オフィス移転を検討している時期は、前のめりな新しい物件探しは禁物です。まだ検討段階のため、引っ越しは本当に必要か、いつできるか、といったオフィス移転を確実に進めるための土台作りが必要です。オフィス移転が実現可能かどうか、この段階で本当に移転が必要かどうかの根拠を揃えるようにしましょう。
決済者の意見を確認する
最終的にオフィス移転の決定を下す、決済者の意見を必ず確認しましょう。スタートアップやベンチャー企業は企業の代表者本人がオフィス仲介業者へ直接問い合わせをします。中規模、１００坪以上の規模のオフィス移転は代表者がやりとりするのではなく、総務や人事、代表のアシスタントが移転プロジェクトの進行役をすることが多いでしょう。そのため、意思確認が伝言ゲームのようになり『途中で正確な意図が伝わっていなかった』ということの起こるリスクがあります。加えて、オフィス移転は大抵、本業の業務と同時進行で物件情報や内装デザインを検討します。いつの間にか、決済者の意見とは別の方向に向かっていたということにならないよう、決済者の意見を確認しながら業務を進めるようにしましょう。
旧オフィスの契約書を確認する
オフィスを退去する時の規約を確認しましょう。重要なことは２点あります。１つ目は退去する場合の申し出から何ヶ月後に退去が可能になるのかを確認することです。目安として１００坪以上は退去するためには、退去の申し出から６か月以上の期間が必要です。事務所の規模が小さければ小さいほど退去する月日はかからない傾向があります。２つ目に確認することは原状回復の施工業者は、ビルオーナーの指定業者かどうかです。企業が借りる事務所は個人の住宅の賃貸と異なり、経年劣化のための家屋の損耗も含めて全てその事務所を借りた企業が入居前の状態に直します。原状回復工事を行う業者の指定がなければ自分たちで手配が必要となります。
居抜きで移転をするには
ビルオーナーに居抜きの移転が可能か聞いてみましょう。居抜きでの移転は、旧オフィスから備品などを持ち出す工程が必要なくなり、原状回復工事を節約できるためコスト削減になるかもしれません。原状回復期間を必要としないためビルオーナーにとっても募集をすぐにかけられるメリットがあります。一方で、そのオフィス内のレイアウト、会議室の数や場所、席数がある程度決まってしまい条件がかなり限定されてしまうため、新しい借主募集が難しいと考え、居抜きを許可しないオーナーもいます。居抜きで移転を希望する場合は、交渉時に借主候補も提案するとオーナーへの印象が良く居抜きでの退去もできるかもしれません。
移転先の物件探し
新オフィスの移転の条件が決まったらオフィス仲介業者に連絡をしましょう。また、ウェブサイトでも物件情報を公開している業者は多いので、まずはインターネットで調べてから業者を連絡するのも良いでしょう。
仲介業者に必ず聞かれる新オフィスの坪数
オフィス仲介業者に質問されても、すぐに答えにくいのが希望の広さです。これは、オフィス仲介業者と依頼する企業の知識の差により生まれるミスコミュニケーションが原因だと考えられます。自社の希望する新オフィスの広さが何坪必要なのかわからない場合は新オフィスの収容人数を仲介業者に伝えてください。目安の数字としては、オフィス内装として従業員一人あたり約３坪弱で計算することが通説となっています。固定席を作らない、もしくは個人のスペースを広くとる、などといった事情によって広さは前後しますが、おおよその広さとして「人数×３坪」で目安の新オフィスの広さを算出すると良いでしょう。
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推奨するフロアの形は長方形
できるだけ長方形のフロアを選ぶようにしましょう。長方形のフロアはデッドスペースが生まれにくく、効率的にオフィス空間を利用することができます。一番避けたいのは三角形のフロアです。デッドスペースが多く、全体の広さがある割には実際に使用できるスペースが少なくなります。また建物の構造上、斜めになっている壁は見ためが実際の広さよりも狭くなる場合があります。三角形のオフィスフロアを検討する時は、しっかりレイアウトを計算してから荷物を搬入することが重要です。内装業者にレイアウト作成を依頼しない場合は三角形の空間だけはオススメできません。
内見の時には備え付けの設備や規則、電気容量もチェックする
チェック項目は主に3つあります。1つ目は空調についてです。エアコンの設置されている場所によって、会議室や執務スペースを考える時のレイアウトに制限が出てきます。オフィス仲介業者に間取り図をもらい、現在の空調の位置で希望のレイアウトが可能か確認しましょう。2つ目にエントランスの開閉時間の確認です。例えば、オフィスビルが夜８時以降はカードキーでの出入りが必要となる等、場所によっては出入り時間の規則があります。自社の就業時間にエントランスの開閉時間があっているかを確認しましょう。3つ目に電気容量を確認しましょう。稀に広さの割には電気容量の少ないオフィスビルがあります。後から電気容量を変更するためには工事が必要になってしまいます。内見時にブレーカーの電源部分を見せてもらい何Aの利用が可能か確認しましょう。
見落としがちな確認事項：ビルの前の駐停車スペース
新オフィスのビルの前は何車線の道路で、駐車や停車が可能かどうかを確認しましょう。自社で荷物を出し入れすることが多い企業はもちろんのこと、引越し業者がトラックを止めることができるかどうかも確認しておくと、引っ越し業者とのやりとりがスムーズになります。
申し込み/契約時に気をつけること
申し込みの時に必要な書類は決まっています。すぐに申し込みができるように、どのビルオーナーにも提出する下記の書類はあらかじめ準備しておきましょう。
《準備しておくと便利な必要書類》
- 会社概要
- 会社・法人の登記事項証明書及び登記簿の謄本 ※発行から３か月以内
- 会社・法人の実印/印鑑登録証明書 ※発行から３か月以内
- 連帯保証人の本人確認ができる証明書のコピー ※運転免許証は必ず裏表２面をコピー
また、申し込みが確定的ではなくても内見した後に、申込書を仲介業者にあらかじめもらっておくこともおすすめします。なぜならば申し込みを先着順で受けているオーナーがいるからです。その場合は、ほんの少しの時間差で入居ができるかどうかが決まってしまいます。ビルオーナーによっては必要書類が異なるので、内見時にオフィス仲介業者に申し込みの時の必要書類を確認しましょう。そして、より確実に申し込みをしたい時は提出できる書類を先に提出すると良いでしょう。下記の提出一覧に加えて決算書の提出を求められることが多いので、提出する可能性があることを念頭に入れておいてください。
会社の引っ越しを検討する時の注意点を解説【移転の下準備】まとめ
会社の引っ越しはそう何回も経験することがなく、そのノウハウを蓄積している企業は少ないでしょう。そのため、できるだけ下調べや準備をしておいた方が移転はスムーズに進みます。会社の引越しは、気力体力ともに必要な一大プロジェクトなので準備をしっかりして抜け漏れなく進めてくださいね。
