新型コロナウィルスが流行し始めてから早くも１年以上が経ち、多くの企業は働き方や事業戦略を大幅に変更し、リモートワーク、訪問せずにオンライン会議など、少しずつ今の生活様式を定着させてきました。2020年7月、独立行政法人 中小企業基盤整備機構によって行われた中小企業2000社を対象にした「新型コロナウイルス感染症の中小・小規模企業影響調査」によると「現在と今後のコロナ禍対策」の回答の約半数が「新たな商品・サービスの開発」、「既存商品・サービスの提供方法見直し」を実施したと答え、１年余りで多くの企業が経営方針や経営戦略を転換する舵を切ったことがわかりました。
一方で、従業員が働くオフィス環境は以前のまま変わらず置き去りになってはいませんか？
従業員が「働きたいオフィス」をアップデート
BIGLOBEは、2020年9月に実施した「ニューノーマルの働き方に関する調査」を実施し全国の20代の学生300人に「あなたが働きたいと思う会社について」を質問した結果、学生が働きたい会社は「リモートワーク可能」が最多で、これまで要望の多かった「給与が高い」を上回りました。コロナ前にはランク外だった「リモートワーク」という働くスタイルは今やこれから働く学生にとって重視されるほどにまでなりました。
現在の「オフィスで働く」という価値を改めて考える
リモートワークでも仕事が可能となると「作業をする」目的でのオフィスは不要になり、テレワーク、オンラインでは生まれない価値がオフィスに求められます。コロナ禍で広まったテレワークではあらかじめ約束した相手とのオンライン会議はできる一方で、偶然なコミュニケーションによる産物は生まれにくくなりました。そのためオフィスに求められる価値は「作業」を行うための環境ではなく、あえて同じ場所にいる、直接「対面」で話すことができる大切な空間であることとなりました。
【ヒト・モノ・カネ】3方向から考えるニューノーマルに対応したオフィスのポイント
現在の多様なスタイルでの働き方を覗いてみると、多くの企業は生産性の維持や向上が必要であり、また物理的に離れた従業員たちへの就業に対する満足度を上げることが会社の大きな課題となるでしょう。そのために必要なオフィス環境整備のポイントをまとめました。
1《ヒト》従業員間のコミュニケーションを活性化
フリーアドレス制レイアウトに変える
はじめに、コミュニケーションが取りやすいオフィスレイアウトにすることがポイントです。従業員間での交流を活発にするのであれば、固定席を持たないフリーアドレスのレイアウトをおすすめします。
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メリット
隣の人がいつも一緒ではないため、物理的に偶然のコミュニケーションが生まれます。また、固定席でないため、従業員一人当たりのスペースは固定席よりも省スペースで済むためオフィスの収容人数が増える、もしくは今よりも小さなオフィスに移転することが可能です。
デメリット
集中する作業を行う人にとっては注意力が散漫になるため工夫が必要です。例えばPC上での作業に集中する業種である場合はスケジューリングを調整する、もしくは集中して作業する人用のスペースを別に確保するなどして業務の異なる従業員同士の交流が図れると良いでしょう。
2《モノ》業務の効率化を図る
可動式のビジネスツールを利用する
パソコン
オフィスでの業務を行う必要がなくなった今、デスクトップPCを廃止してモバイルPCに変える、固定電話をなくして社内電話もスマートフォンに変える、といったビジネスツールを変えることもポイントです。近年のノートPCはデズクトップPCに負けない容量や機能が搭載されているものも多くあります。ツール一つで生産性が上がる場合もあるので検討する余地はあるでしょう。
社内の固定電話
固定電話から従業員用のスマートフォンに変えることにより、より場所にとらわれない働き方を可能にします。電話機をなくすことは、外部からの問い合わせ対応を受ける点において難しい場合もありますが、近年は、ネット上で問い合わせを募り、折り返すという手段を採用する会社も多くなりました。電話機の排除は、結果として作業を中断させる営業電話を避けることもできることから作業効率の向上も期待できます。
ペーパーレス化の導入
ペーパーレス化とは「紙媒体の資料や書類を減らすこと」を示します。勤怠管理や日報をクラウド管理する、会議の議事録をウェブ上で完結させる、契約の印鑑を電子署名、電子印鑑に変えるということです。
メリット
書類をデータ化して管理を行うため、これまで書類を保管していたロッカーや棚が不要になり、書類を収納する棚の数も減ります。ペーパーレス化はオンライン上で完結するため、書類を取りに行く、渡す、保管するという物理的動作が不要になり、結果として業務の効率化と固定費の削減が一度に可能となります。
デメリット
重要書類をインターネット上で管理するため、セキュリティ面が重要となります。近年、外部の何者かが、企業のシステムに侵入し大手結婚相談所に保管されていた個人情報が流出される事件が発生し騒動となりました。ペーパーレス化をする際は、大切な機密情報にかける予算は節約することよりも、守ることを優先して取り入れるようにしましょう。
《カネ》コスト削減としての戦略的オフィス移転
固定費の中で多くを占める家賃
新しいものを導入することだけがオフィスの新体制ではありません。固定席を廃止し、フリーアドレスを導入すると、これまで必要だった広さが不要になります。また、ペーパーレス化により書類をしまうロッカーは不要になるでしょう。それらが占めていた面積分のオフィスは不要になるため、今ほどのオフィスの面積は必要なくなります。そのため固定費を削減ことが可能になります。
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Beforeコロナのオフィス
新型コロナウィルス感染症の流行が騒がれる前の私たちの生活は、特に会社員の場合、仕事はオフィスでするもの、とういう考えが一般的でした。会社員の場合は、もちろん家で仕事をするなんて考えることもなく、朝は出社時間から逆算して起床し、仕事用の服に着替え、通勤電車に乗りオフィスへと出社。オフィスにはお客様が来社、自らが取引先へ訪問することもありました。そして、夜は残業をし、疲れた体を電車に乗せて帰宅という毎日でした。
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Withコロナのオフィス
一方で新型コロナウィルス以降は、オフィスで仕事ができなくなり、会議はオンライン、オフィスへの来訪はなくなり、もちろん他社のオフィスへ訪問することも少なくなりました。毎朝、満員電車に乗ることもなくなり、終業後はパソコンを閉じると終了という、気づけば1日中誰とも会わずにPC上で仕事が完結してしまう方も沢山いるでしょう。これまでなかなか浸透しなかったリモートワークは、コロナ禍により一気に浸透し、リモートワークは就業スタイルのひとつとなりました。
戦略的オフィス移転で企業経営をアップデートする3つの方法【まとめ】
2020年以前に従業員に支払う交通費を削減できる方法を考えついた人はどれくらいの数いたでしょうか。これほどまでに新型コロナウィルスの流行というものはインパクトがあり、私たちの生活様式を一気に変化させました。その変化をうまく活用するために、不要なコストを削減し、より従業員が働きやすく満足のいくオフィスにするために企業経営をアップデートする戦略的なオフィス移転をおすすめします。
