事務所の移転にあたって、引越し作業を業者に依頼することを検討しているというところも多いでしょう。その際に大切なのが見積もりです。中には「知り合いがいるから」などの理由で業者を決めてしまうケースもあるのですが、大切な事務所の移転をお願いするのですから複数の業者に見積もりをとった上で業者を選ぶようにしましょう。ここでは、事務所に移転にあたって見積もりで押さえておくべきポイントをご紹介していきたいと思います。
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事務所移転日に向けた見積もりのタイミング
まず、見積もりのタイミングです。一般的な家族の引っ越しということであれば、それこそ1か月前などでも十分間に合うかもしれませんが、戸建てやマンションの引っ越しと事務所の移転というのはまったくの別物として考えていく必要があります。実際に、事務所の移転にあたっては一般的な引っ越しにはない複雑な作業が求められることも多々あります。そのため、事務所の移転にあたって見積もりを依頼するのであれば少なくとも4か月前くらいから動き出すようにしてください。さすがに1年前や2年前から見積もりを依頼する必要はありませんが、半年くらい前からであればまったく問題はないでしょう。
事務所の移転に対応している法人部門のある業者に見積もりを依頼する
事務所の移転にあたって、見積もりをとろうと業者を探してみると思っている以上に多くの業者が見つかるかと思います。ただ、そのすべての業者に見積もりをとるのは現実的ではありませんし、場合によっては見積もりが有料となっていることもあるでしょう。そのため、最初からある程度の絞り込みが必要になってきます。その上でチェックしておきたいのが、事務所の移転に対応している業者なのかという部分です。法人部門があるのかどうかと言い換えてもいいでしょう。
事務所の移転の経験のない方だと一般的な引っ越しと同じもののように考えてしまう部分もあるでしょう。ただ、仕事で使うものを移動させると考えれば、そこにどれだけの責任が伴うのかおわかりいただけるかと思います。そのため、事務所の移転に対応しており、ある程度の実績のある業者から絞り込んでいくことが望ましいのです。
事務所移転に付随するサービスやサポートの内容を確認する
事務所の移転に対応している業者であっても、どこまでがサービス内容に含まれるのか、どこまでサポートしてもらえるのかはそれぞれ違ってきます。そのため、見積もりを依頼する際にはその業者のサービスやサポートの内容も必ず確認しておくようにしましょう。最初から自分たちの求めているサービスやサポートをすべてカバーしている業者を探すのもひとつの手ですし、ある程度の優先順位をつけてサービスやサポートの期待できない部分は自分たちでカバーしたり他の業者に依頼したりすることもできると思います。どちらにしても、後になって「こんなはずじゃなかったのに！」とならないように十分に確認しておく必要があります。
事務所移転時の万一のトラブルに対応できる補償内容を確認
事務所の移転にあたって見積もりを依頼する際には、補償内容も確認しておくようにしましょう。事務所の移転というのは何かとバタバタしますのでプロである業者に依頼したとしても、やはり万が一の可能性はあります。そうなったときに、何をどこまで補償してもらえるのかがポイントになってきます。
万が一のときに何も対応してもらえないのでは話になりませんし、移転後早々に取り返しのつかない事態になってしまうこともあります。補償内容の確認も忘れないようにしてください。
複数の事務所移転専門業者に同じ条件で見積もりを依頼する
今はほとんどの方が当たり前におこなっているのですが、事務所の移転に限らず業者への見積もりは複数の業者に対して同じ条件で依頼するようにしましょう。同じ条件下でどういう金額になってくるのか、サービスやサポートにどういう違いがあるのかを比較することで適切な比較検討ができるようになります。
同じ事務所の移転であっても違った条件下で比較しても意味はありません。同じ条件下で比較するからこそ、意味があるのです。
事務所移転では見積書の詳細を出してもらうことが重要
業者に見積もりをお願いすると、見積書といったものも受け取ることになるかと思います。この見積書も重要で、見積書においてはとにかく詳細を出してもらうようにしてください。例えば「一式」といった表現で詳細がわからないままの見積もりでは、その金額が本当に適正なのか判断ができません。何にいくらかかってトータルがいくらになるのかという部分がわかっていないと、自分たちの求めているサービスやサポートがそこに含まれているのかどうかの判断もできなくなってしまいます。
それに、詳細を記載せずに「一式」という曖昧な表現だと後からいくらでも誤魔化せるようになってしまい、トラブルがあったときに水掛け論になってしまう可能性もあるのです。その価格が本当に適正なものなのか、自分たちの求めているサービスやサポートが含まれているのかを明確にするためだけではなく、トラブルを防ぐためにも詳細な見積書が必要になってくるのです。
事務所移転の見積もりで押さえるべきポイント【まとめ】
事務所の移転にあたって業者への見積もりというのは欠かせないものです。見積もりを通して業者の比較検討ができるようになりますし、比較検討ができるからこそ数多くの業者がいる中で最適な業者を見つけることができるのです。適当に済ませることなく、見積もりを通してオフィス引越し専門業者をさらに吟味していくという意識を忘れないようにしましょう。
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