どのような職業、仕事内容でも、大きな武器となるのは「情報」です。オフィス移転を検討している時はもちろん、情報があるかないかでその結果には雲泥の差が生まれます。情報収集をしっかり行えば、より料金がお得な業者に依頼することもできますし、移転先の物件も事前にしっかり情報収集することで、今後の事業発展により繋がることもあります。今移転を検討されている方は、ご紹介する方法を参考に必要な情報を集めてみてください。
情報収集の方法①オフィス移転のノウハウを集める
オフィス移転を行う際は、まず移転に関する基本的な情報を集めていきましょう。基本情報は、ネットで検索すればある程度知ることができるので、空いた時間でまずはチェックしてみてください。知っておくと便利な情報は以下の通りです。
- オフィス移転の大まかな流れ
- 移転の際に関わる業者
- 移転にかかる費用
- 新オフィスのレイアウト
大まかな流れはどんなオフィス移転でも大体同じです。移転にかかる費用はオフィスの規模によって異なるのと、デスクの配置といったオフィス内のレイアウトには種類があるので、より自社に合ったものを選ばなくてはなりません。オフィスのレイアウトは配置次第で業務をより効率化することもできますし、従業員がのびのび働けるようになるので、しっかり考えていきましょう。レイアウトの事例はネットでも多く紹介されているので、そちらをチェックしてみるのもおすすめです。どのレイアウトでもメリットやデメリットがあるので、こちらも合わせて確認しておくと実際のレイアウト決めでも役立ちますよ。
レイアウトに伴い、パーテーションやオフィス家具などが新たに必要になることもあります。オフィス移転では、そういった備品の発注も行う必要があるので、気になる備品やオフィス家具があればリスト化しておきましょう。必要な備品やオフィス家具をピックアップしておけば、移転時に発生する費用もより明確になるのでおすすめです。オフィス移転に関するノウハウを調べたり、移転作業に割く時間がない…。という場合はオフィス移転を全面的にサポートしてくれるプロジェクトマネジメントのサービスを利用するのもひとつの手です。
» オフィス移転プロジェクトマネジメントの役割と彼らが必要な理由
オフィスボールでは、新オフィスの内装工事やレイアウト変更、オフィス家具やパーテーションの買取にも対応していて、どのサービスもリーズナブルな価格となっています。オフィス家具の買取や0円でのお引取りを行っているほか、オフィス移転をご依頼いただければ中古の家具を全品30%引きで購入もできるので、ご用命の際はぜひ当社へご相談ください。
» パーテーション工事・オフィス移転・内装工事のオフィスボール
情報収集の方法②オフィス移転のスケジュール
オフィス移転には大体半年間ほどかかるといわれています。物件探しから内装工事、荷造りや移転当日に至るまで多くの工程がありますが、どれか一つでも抜けてしまうと移転作業がスムーズに進まなくなってしまいます。現在のオフィスが入っているビルにも移転することを早い段階で伝えなければ原状回復工事の話も進みませんし、役所に提出する書類もたくさんあります。どのタイミングで何を行えば良いかは、ネットで検索すればある程度の情報を得ることができるので、まずチェックしてみてください。
スケジュールを自社に置き換えてみて、予定を組んでいけばスムーズに移転作業を進めやすくなります。ただ、新オフィスが現オフィスの場所から県を跨ぐ場所にあるといった場合は、許認可の手続きがある可能性もあるため半年前からの移転業務では足りず、スケジュールが押してしまう可能性があります。また、都市部は特にオフィスの空室が少なく、激戦区となっているところもあります。早めに現地へ行ってオフィスの物件探しに着手することをおすすめします。
もし移転先の地域にツテがあるなら、不動産業者を紹介してもらうのも良いでしょう。合わせて、新オフィスのエリアに展開しているオフィスの業態や近くに銀行や郵便局があるか？なども確認しておくと後々に業務の役に立ちます。現地のビジネス情報はネットや新聞、雑誌などから情報収集することもできますが、不動産業者の方と信頼関係が構築できれば、その土地ならではのビジネスの動きをリアルに知ることができます。「このエリアは最近金融関係のオフィスが増えていて…」など、詳しい情報が得られれば今後のビジネスにも役立つことがあるはず。オフィスの移転では、業者さんとの信頼関係も大事にしながら、スケジュールに沿って進めていきましょう。
情報収集の方法③戦略的な移転に繋げる
どんなオフィスでも、移転することでオフィスに「良い影響」をもたらすことが望ましいはず。そのためには、移転のノウハウやスケジュールだけではなく、より戦略に繋がる情報を得ることも大事です。現在は、コロナ禍という未曾有の感染症が猛威を振っています。多くの企業にとってもコロナのような事態は今まで経験したことがないため、このような状況下でどう対策を行い、戦略的な事業に繋げていくかは非常に難しいことです。
セミナーは無料で開催されているものもありますし、中にはYouTubeで見られるアーカイブもあります。また、現在はコロナ禍でオンラインでも受講できるセミナーも増えています。これならセミナー会場に行かなくても、自宅やオフィスなどから参加できます。移動時間や交通費がかからないのは嬉しいポイントですね。アーカイブで見るのも良いですが、リアルタイムで参加した方が、講師に気になる点を質問できます。興味があるセミナーがあれば、ぜひリアルタイムで参加してみてくださいね。
情報をオフィス移転の武器にする【ノウハウ収集のポイントを解説】まとめ
オフィス移転の戦略的な情報を知りたい場合はセミナーに参加するのがおすすめですが、移転に関する基本情報はネット活用すればかなり知ることができます。現在移転を検討している方は、移転に関する情報収集をぜひ今日から行ってみてくださいね。
» 【オフィス移転・事務所移転】スケジュールと流れを徹底解明
