オフィス移転の際のデータ管理には気を付けて【トラブル回避方法】

オフィスの移転にあたっては、書類の仕分けや荷物の梱包などやるべきことが山ほどあります。基本的にどの作業もとても大切なものなのですが、その中でも特に気を付けておきたいのがデータの管理です。どのようなオフィスであっても何かしらのデータはあるわけですし、そのデータを適切に管理していかなければいけません。オフィスの移転にあたっては、データ管理に関して今一度気を引き締めるべきです。

 

オフィス移転でよくあるデータに関するトラブルとその回避方法

オフィス移転データ紛失回避

オフィスの移転にあたっては何かしらのトラブルを経験する方も多いのですが、その中でもデータに関するトラブルというのは特に目立ちます。では、具体的にどういったトラブルが考えられるのでしょうか?まず、よくあるのがデータの破損です。これはもちろん、どのような形でバックアップをとっていたのかにもよるのですが、例えば、引っ越し業者がデータを保存している機器を雑に扱ってしまって、その衝撃でデータも破損してしまうといったケースがあります。機器に明確な破損がある場合にはデータも含めて業者が補償するといった話もあるのですが、機器に明確な破損がなくともデータだけが破損してしまうということもあります。

 

機器の外側には一切の破損がないものの、衝撃で直接的には見えない中の部分が破損しているという場合には、ほぼ業者からの補償は期待できません。業者は業者で「最初からそういう状態だったのではないか」「そちらのデータの取り扱いに問題があったのではないか」と主張するでしょうし、企業は企業で「業者が丁寧に扱わなかったからだ」「業者の取り扱いに問題がある」と主張し、水掛け論になってしまうこともあります。最悪の場合には、何の補償もなくデータが破損して終わりということになるでしょう。

 

また、データのバックアップをとっているからこそ、万一データの破損が起こってしまっても大丈夫と安心している方もいるでしょう。ただ、そのバックアップがうまくいっていないこともありますし、復元がうまくできないことも珍しくありません。仕事やプライベートでノートパソコンを使っている方であれば、データのバックアップや復元といったものは経験があると思います。しかしながら、こまめにバックアップをとっておいてもいざ復元しようとしたときに思うようにいかないということは多々あるでしょう。

 

バックアップからの復元の失敗というのはよくある話なのです。このようにデータの破損、バックアップの失敗、復元の失敗などオフィスの移転にあたってはさまざまなリスクが出てきます。だからこそ、今一度データをどのように管理していくかを考えていかなければいけません。どのような形でデータの保存ができて共有できるのかを知って、「あっちがダメになっても、これがある」という状態を作っておきましょう。

 

データの保存や共有の方法

オフィスの移転にあたってはもちろん、ビジネスを続けていく上でデータの保存や共有というのは欠かせないものです。今はいろいろな方法がありますので、複数の選択肢を知った上でデータの破損などのリスクを分散させるようにしていきましょう。

 

クラウド

今は多くのオフィスでクラウドを活用しています。インターネット上でデータを保存して、共有する方法です。オフィスに置いてある機器そのものにデータを保存するわけではないので、万が一機器が破損してしまってもデータはインターネット上に残ります。インターネットが使えればいつでもどこからでもアクセスができるのも魅力です。ただ、その一方でサービスによっては毎月費用が発生しますし、停電などでそもそもインターネットが使えなくなってしまうとアウトです。

 

インターネット上にデータを保存し、共有するという性質上、セキュリティー面ではやはり不安な部分もあります。

 

パソコンの共有設定

パソコンの設定でデータを保存し、共有するということも可能です。人数が少ないオフィスではこういったスタイルを続けているところも多いでしょう。費用がかからずに手軽ではあるのですが、メインのパソコンに問題が発生するとデータがすべて飛んでしまう可能性があります。

 

ウイルス感染などによるデータ改竄のリスクもあります。パソコンでデータ共有をする場合は必ずセキュリティ対策ソフトを導入しましょう。

 

外付けハードディスク

パソコンにデータを保存するのではなく、外付けハードディスクに保存していくというやり方もあります。外付けハードディスクは複数台接続することができますので、バックアップもできますし、費用もそこまでかかりません。ただし、外付けハードディスクではデータの共有に限界がありますし、ハードディスクでもセキュリティー面で不安が残る部分もあります。

 

サーバー

サーバーにもいろいろなものがありますが、基本的なファイルサーバーであれば外付けハードディスクよりも大容量になりますし、バックアップの面でもセキュリティー面でも安心なものが多いです。ただ、その分、費用がかかりますし、本体が火災などで消失してしまうと厳しいです。

 

サーバーにはFTPサーバ、Sharepointなどのファイルサーバーや、NASなどのネットワーク上にハードディスクを置くネットワークストレージ型サーバーがデータの保存には一般的です。なお、自社におくサーバーはオンプレミスと言います。

 

オフィス移転の際のデータ管理には気を付けて【トラブル回避方法】まとめ

オフィスの移転にあたってはさまざまなトラブルが想定されますが、データに関するトラブルというのはできる限り回避していきたいところです。データの保存や共有など日々の管理について見直し、オフィスの移転にあたって万が一ということがあっても対応できるようにしていきましょう。データの保存や管理にあたってはいくつかの選択肢がありますので、それらを組み合わせてリスクを分散させることが大切です。

 

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