移転プロジェクトを開始する際の手順を解説します

いざオフィスの移転を考えた際に、どのような手順で移転を始めればよいのでしょうか。
移転のプロジェクトが決まった時点でたくさんの課題が出てきますが、ここでは順を追って解説していきたいと思います。

細かくスケジュール組んで新オフィスを探す

移転を考える上で移転の全体像をつかめるような計画書を作成することは重要です。
過去のオフィスの解約手続きや新しい事務所の契約、その他には各種インフラ設備の契約や、引越し業者や工事、内装業者などへコンタクトをとるなどのたくさんの項目があります。
まず最初は、事務所の解約手続きを行う過程から新しいオフィスの選定、それから事務所の内装工事から外装工事を行い、オフィスが整う時にはインターネットや電話回線の契約を行う手順を踏みます。
それから事務所の備品やOA機器の発注やオフィス家具の見積もりを行うなど一連の作業を確認し、滞りなく行っていきます。
そして新しい事務所がのアドレスなどが記載されたホームページの更新や名刺の作成などを行います。

申し込みと同時に内装業者を選ぶ

移転先のオフィスが決まったら、次は内装業者の選定を行いましょう。
会社や抱いていたイメージのオフィスにするためには業者の選定がとても重要です。
内装業者のデザイナーによってレイアウトは全く違いますので、自社のイメージに合うところを選びましょう。
基本的には複数の業者に依頼をしてみて、コストの他にも様々な条件を提示して比較することがポイントです。
また、業者によっては什器の取り扱いをしているところや、引越し業者の紹介をしてくれるところもあります。
レイアウトは会社の雰囲気を一新することができる点ではとても重要な作業の一環と言えるでしょう。

新しい事務所での各種手続きを行う

新しい事務所を見つけてさっそく契約したら、次は外車業者や内装業者を見つけます。
段取りよく進めてもらうためには事前のスケジュールをしっかりと行い、それぞれの業者との時間や納期の折り合いをつけたり、現場に直接足を運んだりしてレイアウトのチェックを行いながら新しい事務所の様子を見ながらインフラ設備の契約を行っていきます。
工事が遅れたり、早まったりした場合を想定していくつかのスケジュールを組んでおくと慌てなくてすみます。

まとめ

ここまで移転の順序を説明してきました。
ここでは触れませんでしたが、新しいオフィスへ移転する際には引越しと同時に新しい事務用品などをそろえる場合がありますので、そちらも併せて予定を組むことが大事でしょう。

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