初めてのオフィス移転となると、不安や心配事もあるかと思います。
そこで今回は、初めてのオフィス移転で失敗しないポイントについて解説していきます。
プランを計画する
初めてオフィス移転するときは、事前にしっかりとプランを計画して、その通りに進めていくことをおすすめします。
移転するためのスケジュール表を作成し、オフィスの規模によって半年前から解約手続きをしたり、新しいオフィスと契約したりする作業を始めていきます。
オフィス移転を進める際にプランを計画することで新旧のオフィスの賃料が重複するのを防ぐことができます。
オフィスで働くスタッフに退去予告をしておくことで、引っ越しの当日に合わせてスタッフも動いてくれます。
みんなの気持ちが1つになることで、オフィス移転の作業がスムーズに進み二重で賃料を払わなくて済みます。
引っ越しをする前に新しいオフィスの契約形態などを確認しておきます。
そうすることでイレギュラーな事案を回避することができて、スムーズに引っ越しをすることができて、初めてのオフィス移転を成功させることができます。
数ヶ月前から準備をするためにスケジュールを組みますが、業務に支障が出ないように余裕を持って引っ越せるようにしてください。
最後のほうになってやることが多いと仕事よりも引っ越しを優先させてしまい業務に支障が出てしまいます。
今までオフィス移転をしたことがないと感覚が掴めないかもしれません。
そうならないためにも余裕を持って引っ越しをするためのスケジュールを組むようにしてください。
予算を決める
初めてオフィスを移転するときは、どのくらいかかるか分らなくて予算オーバーになってしまう可能性があります。
そうならないためにも、引っ越しでどのくらいの費用がかかるかを事前に把握しておきます。
オフィスを移転する際にかかる費用は、新オフィスの契約金、新オフィスの室内の内装費、新しく購入する物品代、今まで使ってきた旧オフィスの現状回復するための費用、移転するための引っ越し費用などがかかります。
これらを予算の範囲内で終わらせなければいけません。
移転先のオフィスの面積が広ければ支払う契約金も増えますし、運ぶ荷物が多ければ引っ越しの費用もかかります。
早い段階で全部でいくらになるかを見積りをもらって計算しておくことをおすすめします。
物件を探そう
新しいオフィスに移転するときは、その意味を考えて物件を探すことが求められます。
業務の効率が上がるオフィスにすることで、社員のモチベーションが上がって仕事が捗ります。
しかし条件に合った物件を探さないと予算オーバーになります。
自社の会社の規模に合わせて全ての条件に合わせて物件を見つけるようにしてください。
社員が働きやすい環境を作るために、物件の面積を考慮しなければいけません。
新しいオフィスをどのような動線にしてレイアウトを決めるかで面積が変わってきます。
会社の業種によって来客が多ければ応接室を確保しなければいけませんし、トイレや給湯室なども考慮して引っ越しをする前に動線とレイアウトをイメージしておきます。
新しい物件とスケジュール計画がまとまったら引っ越し業者と内装業者を決めてください。
大手から中小の業者までたくさんあります。
予算の範囲内で作業をしてくれる業者を選んでください。
ポイントとして引っ越し業者も内装業者も2社から3社ほどピックアップして、それぞれの業者から見積りを出してもらいます。
予算の範囲内でサービスを提供してくれるのが第一前提ですが、費用面だけでなくサービス内容も考慮して選ぶようにしてください。
まとめ
初めてオフィスを移転するときは、分らないこともありますが、焦らずに余裕を持ってスケジュールの計画を立てて、予算の範囲内で作業が終わるように作業をしてください。
そうすることで失敗することなく移転作業が完了します。
