事務所の移転、引越しは会社にとっても大きな変化を伴う一大イベントです。
ここではいくつかの項目に分けて、事務所の移転や段取りについて順を追って説明していきます。
新規事務所の移転手続きについて
事務所の移転についてはたくさんの手続きが必要となります。
さらに手続きに関してはそれぞれの期限に沿って行わなければならないため、注意が必要です。
社員や、取引先への通知、社員のＩＤカードの管理や荷物の移動、事務所の内装を決めたり必要な事務用具などの手配、電気やインターネット関連各種のインフラ手続きや設置などはもちろんのこと、管理会社との打ち合わせや事業所の営業時間の確認など多岐にわたります。
また、移転後は事務所の住所変更手続き、雇用保険事業所の変更届、防災管理責任者届などの変更もしなければなりません。
変更手続きに関してはそれぞれ、5日以内から2週間以内など、各種項目に合わせてスケジューリングする必要があります。
移転前の事務所解約手続きについて 現在契約している事務所については、契約解除の予告をする必要があります。
新しい事務所への移転時期を想定しながら、契約期間の重複がないようにすることが大事です。
賃貸料について無駄な料金が発生しないように事前にチェックしておきたいところです。
オフィスの移転では｢原状回復工事｣というものがあります。
この原状回復工事というのは、簡単に説明するとオフィスを入居前の状態に戻す作業を意味します。
オフィスの場合は、契約終了までにこの原状回復工事を完了させておかなければなりません。
これは、オーナーや管理会社が指定した提携業者が行う場合や、移転希望者が独自に選べる場合もあり、納期や工事内容についても把握する必要性が出てきます。
また解約時に保証金が戻ってくる場合もありますので、事前にチェックしておくことをお勧めします。
この工事は移転する会社の規模や内容にもよりますが、数ヶ月以上前には問い合わせをしておくといいでしょう。
まとめ
ここまで事務所の移転から現オフィスの解約までの段取りをご説明しましたが、たくさんしなければならない項目や手続きがあることが解りました。
基本的に事務所の移転には社員への通知から解約の段取りまで複数の手続きが必要になるため、時間が掛かります。
基本的には数ヶ月から半年ほどの時間がかかるといわれているので、社員数や会社の規模に合わせて計画的に進めることが大事になります。
