オフィス移転時のチェックリスト・注意点

オフィス移転は、オフィスの場所が変わるだけではなく、会社の環境や風潮なども変わる一大イベントです。
オフィス移転を決めた時、一番初めに考えるのは、おそらくどこに移転するかということだと思います。
もちろんのこと立地や周りの環境は確認をし、今のオフィスと比べて改良点などを考え、また借りる条件は問題ないかなど、多くのことを確認する必要があります。
しかし、移転の場所が決まり、実際に移転する時、何から進めていけばいいのかわからない人も多くいます。
そのために、きちんと段取りを組んで、計画を立てながら作業を進めていくことがスムーズな移転のポイントとなります。
では、どのようにスケジュールを組み、準備をしていけば「オフィス移転」を円滑に進めることが出来るのでしょうか。

オフィス移転へのチェックリスト

オフィスを移転するのは、非常に大変な作業です。
オフィスをスムーズに移行するには、チェックリストを作る必要があります。
そうすることで、間違いなく移転をスムーズに行うことが出来るからです。
では、どんなことに注意をして、チェックリストを作成すればいいのでしょうか。
まずはじめに、今使用しているオフィスのチェックリストを作成します。現在のオフィスがはいってる建物の契約書を確認し、契約関係(契約期間など)や原状回復関係(原状回復の条件や費用など)の現状を把握します。
そして、原状回復業者との調整をした後、移転に伴うスケジュールや予算を確定させることが出来ます。
次に、オフィスの移転先を決めるチェックリストを作成します。
新しいオフィスの場所決めから、賃貸料などのコスト面まで、そしてレイアウト(1人あたりの作業スペースや照明の確認など)のチェックリストを作ります。
作成するチェックリストに記入するものとしては、オフィスの移転先を決める時に必要な事、社員の通勤ルートやも最寄り駅も含めた交通機関の確認もリストの項目に入れ、そうすることで社員の満足度向上につながります。
そして、オフィス移転先が決まった後のチェックリスト作成です。
このリストには、引越し業者や内装業者の選定のオフィスへの移転準備、移転案内文作成や官庁関係への届け出などの社外への周知、そして最後にオフィスの契約関係のリストの項目を作成します。
ここでは、新しいオフィス入居日の確認や管理会社に提出する書類の確認など、契約手続きのステップとなるので間違いは禁物です。
チェックリスト作成の大きなポイントは、細かく確認しないといけないことをチェックリストに入れることです。
そうすることで、一つ一つ項目をこなしていけば、間違いなくスムーズにオフィスを移転させることが出来ます。

オフィス移転時の注意点

オフィス移転時には、移転に伴う重要なことを同時にこなしていく必要があります。
まず、現在使用しているオフィスの「契約解除(解約予告)」をする必要があります。
これは基本的に移転の6か月前にビルの管理会社に伝える必要があります。
この期間内に解約予告をしないと、新しいオフィスに移転しても、賃料の重複が生じてしまう可能性があるので注意点の一つです。
事前に契約書を読みかえし、解約予告期間を確認しましょう。
次に、「原状回復工事の手配」をします。
通常、原状回復工事は契約期間に行う必要があります。
現在のオフィスと新しいオフィスを重複して契約する期間が生まれてしまうこともあり、重複期間を最短にとどめるためにも、スムーズな計画を立てましょう。
新しいオフィスでの「レイアウト」は、移転の目的や効率性、社員全員が満足いくような設計になっているか確認が必要です。
間違ったレイアウトを業者にお願いし、取り返しのつかないことにもなりかねないので注意が必要です。
レイアウトは慎重に作成する必要があるのです。
そして、実際に新しいオフィスが決まり、移転するときの「引っ越し作業」です。
基本は、引っ越し業者が梱包をしますが、社員は事前の準備をする必要があります。
例えば、廃棄予定をしている家電や重要書類などは、簡単に廃棄できるわけではないので、オフィスの移転が決まったら早めに仕分けを行う必要があります。
また、電話やインターネットなど通信関係の住所変更や名義変更変更など、いくつもの届出が必要となるので、計画性をもって間違いなく行うことも注意点として考えましょう。

最後に

今回はオフィス移転時のチェックリスト・注意点について解説させていただきました。
オフィス移転の手配は、普段の業務と同時進行でおこなわないといけない為、沢山の負荷が掛かります。
可能であれば、みんなで手分けして行えると、よりスムーズに進むのかもしれませんね。

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