皆さまはオフィス移転の当日の流れについてご存知でしょうか？
本記事では、オフィス移転の当日の流れを解説していきます。
全体スケジュールを把握する
当日にオフィス移転が成功するために、何ヶ月も前からスケジュールを組んで作業をします。
当日は物品を運ぶ作業がメインです。
ただ運ぶだけでなく会社の社員に手伝ってもらう場合は、的確に指示を出さなければいけません。
また引っ越し業者を依頼するときも、円滑に搬出と搬入ができるように打ち合わせをして、当日はお互いがミスをすることなく作業ができるように依頼をします。
当日にどのような引っ越しの作業があるか事前に確認をします。
前日までの準備と異なり、当日は時間との勝負になります。
時間を無駄にしないためにも円滑に作業を進めるために、引っ越し業者とタイムスケジュールを確認しながら、すぐに運べるように最終チェックを行います。
引っ越しの対象となる各部門に作業の指示を出します。
梱包を開始する時間、運び出す時間、オフィスのシステムがダウンする時間などを把握しながら指示を出していきます。
引っ越しを指揮する担当者がスケジュールを把握して、適材適所にスタッフを配置しながら円滑にオフィス移転ができるように、当日は細かく指示をだします。
そうすることで滞ることなくスムーズにオフィス移転することができます。
優先順位を決める
オフィス移転当日は業務ができなくなるので作業に集中することが求められます。
梱包開始から運んで作業が終了するまでの流れを把握して、オフィス移転後にすぐ業務ができるように考えて梱包をします。
引っ越し業者に依頼をするときも、会社の社員が中心となって運ぶときも、円滑な作業ができるように搬入するものに優先順位をつけて運ぶと後から楽になります。
運ぶ優先順位を決めないと後から出し入れに時間がかかってしまいます。
そうならないためにも、事前に優先順位を決めてスタッフに周知徹底をすることで、時間を無駄にすることなくオフィス移転がスムーズに進みます。
新しいオフィスに搬入するときも同様に優先順位を決めて、仕事で使う物品を新しいフロアに配置します。
そうすることで余計な時間をかけることなくスムーズに引っ越しが完了します。
引っ越し業者と連携を図る
当日に作業をしてくれる引っ越し業者と連携を図ると作業がスムーズに進みます。
引っ越し業者に任せるときも、会社の社員が主導で作業する場合も、事前に作成しておいた計画表やタイムスケジュールに沿って当日は作業を進めていきます。
荷物を運び出すときは正しく搬入されているか確認したり、数や運んでいる物品の内容が合っているかもその都度確認します。
また搬出する際にぶつけたりして破損しないように運ぶことを心がけます。
オフィス移転をする当日に建物やオフィスを傷つけないためにも当日に養生をします。
これで建物などを傷つけることを防げます。
後からトラブルにならないためにも、しっかり傷をつけない対策をしてください。
まとめ
搬出した物品を移転先のオフィスに配置する作業があります。
引っ越し当日に全ての物品を搬入するのはとても大変な作業です。
事前に配置図を作成し、時間を無駄にしないように、指示を出しながら配置図の通りに新しいオフィスに物品を配置します。
当日から使用できるものと使えないものを確認し、本格的な仕事がいつからできるかも当日に確認します。
作業が1日で終わるのか、それとも2日以上かかってしまうのか、会社の規模や引っ越しをする際の物品の量でも当日の作業が変わってきます。
時間に余裕を持って作業をしないと焦って壊したり傷をつけてしまう可能性が高いです。
何ヶ月も前から準備をしてきた作業の本番が当日です。
簡単な作業ではないからこそ、事前にしっかり準備をしてオフィス移転当日を迎えるようにしてください。
