オフィス移転の手続きと準備

今回はオフィス移転の手続きと準備について詳しく解説していきます。

現オフィスの解約手続きと原状回復工事の手配

オフィスを移転することになったらまず行わなければならないのが、現オフィスを退去するための手続きです。
オーナーやビルの管理会社に解約通知を出すことになりますが、最低でも退去する6ヶ月前には知らせるようにしましょう。
小さなオフィスの場合には3か月前でもOKということもありますが、細かい点については賃貸契約書の内容を確認して退去の時期に問題が出てこないよう努めていってください。
また床や壁などに破損が無いかや、修繕、全面張り替えの必要が無いかを確認し、原状回復が必要であれば工事の手配も行っていかなければなりません。
明け渡しの期日までに済ませる必要があるため、最低でも移転の二か月前には発注を済ませておくのが理想的です。

引越しの見積もり依頼を行う

移転するオフィスが決まったら引越しの見積もり依頼を行います。
複数の業者に見積もりを依頼し、価格はもちろんのことサービスがどこまで充実しているかといった点を比較していきましょう。
オフィス内装工事業者の中には移転先のオフィスの工事から引越しまでトータルでオフィス移転をサポートしてくれるところもあるので、引越し業者ばかりでは無くオフィス移転専門の工事業者も選択肢に入れていくとより良い選択を行っていくことができるでしょう。
不要になったオフィス用品の買取や新しいオフィス家具やOA機器の販売なども行ってもらえることが多いため、オフィス移転専門業者に依頼すると全ての作業を一カ所でまとめられて便利といったメリットがあります。

インターネットや電話回線の工事の手続きを依頼する

オフィスの移転に合わせてインターネットや電話回線の引越し手続きを行っていくことも必要です。
プロバイダに連絡をし、契約や工事の日程についてよく相談をしていきましょう。
回線や契約が重複してしまうことの無いよう契約内容や古い回線の解約、新しい回線の開通については細かく確認をしておくことが必要です。
インフラ周りの手続きに関しては専門的な知識が必要になるのでオフィス内でもできる限り詳しい人が対応した方が失敗がありません。
移転先のオフィスで工事が遅れると仕事に取りかかれないというトラブルが起きてしまうため、利用開始日については行き違いの無いよう特にしっかり確認をしておくようにしてください。

レイアウトはしっかり考えておく

新しいオフィスに移転した際にスムーズに引っ越し作業を終えられるようレイアウト図を作っておくことも大切です。
オフィスの広さや運び込むオフィス家具やOA機器の大きさ、配置に問題は無いかといったことを細かく確認、計画立てておきましょう。
動線まできちんと考慮してレイアウトを考えておかないと配置をやり直さなければならないということになりますから気を付けてください。
図面を作成し、必要に応じてオフィス家具やOA機器の買い替えなども行っていきましょう。
レイアウトをきちんと考えて準備しておけるかどうかがオフィス移転をスムーズに済ませられるかどうかの鍵となってきます。

最後に

オフィスを移転する場合には、現オフィスで済ませること、移転先で必要になることをわけて考え細かく計画立てていくことが大切です。
現オフィスを問題無く明け渡す準備や不要になる契約や荷物の処分、移転先のオフィスで必要になる工事や荷物の運び込みの段取りと配置まで密に計画を立てていき、順番に消化していけるようにしてください。
特に移転先のオフィスでは環境を整えるために慌ただしくなりがちですから、一つ一つの作業をスムーズに済ませられるようチェックリストなども作っておくと良いでしょう。
失敗の無いよう短期間でスムーズに移転を終える準備を整えておいてください。

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