今回はオフィスを新設する際に必要なポイントについて詳しく解説していきたいと思います！
施工してくれる業者を決める
快適な職場環境にするために初めてオフィス環境を構築するには、全て会社のスタッフでやるのではなく、専門の業者に依頼をして作業をしてもらうことをおすすめします。
専門業者に依頼をすることで、レイアウトの設計から設備工事、さらには備品や物品などの組み立てから配置までを請け負ってくれます。
オフィスを新設するサービスを提供してくれるサービスを活用して、社員のやる気と生産制が上がるオフィスにするようにします。
オフィスの新設で重要なのは空間設計です。
社員が窮屈感を感じることなく動きやすい動線も意識してオフィスのレイアウトを考えてもらいます。
1つのフロアにどのくらいのスタッフを配置するか、オフィス家具をどのように配置するか、コンセントや電話回線やネット回線などのネットワーク環境をどうするか、内装や設備工事なども業者に依頼をすることで、各作業をそれぞれの業者に依頼をするよりも、トータルで手がけてくれるサービスを利用したほうがオフィスの新設コストを安く抑えることができます。
新設までの流れは、早い段階でどのビルにオフィスを新設するかを決めます。
次に新設の施工工事などをトータルで提供してくれる業者を選定します。
1社だけでなく複数の業者に依頼をすることで見積りの金額を比較することができます。
1社に絞り込んだらレイアウトを設計してもらい、納得できる内容であれば内装の工事に入ります。
施工工事が終わったらオフィス家具やネットワーク環境を構築します。
その後に引っ越し作業があり新設したオフィスにスタッフが働く環境が整います。
会社の規模に合わせて新設する
オフィスは簡単に移転するものではありません。
何かしらの事情があってオフィスを移転したり新設をします。
会社の現状をしっかり把握しながら、今後働く従業員が増える予定で手狭になる、事業内容を変更する予定がある、などの将来の会社の事業計画を見据えて新設するオフィスの規模を考えてください。
広い面積のオフィスは賃料も高くなります。
新設したフロアを通行活用できなければ費用の無駄になります。
しかし余裕を持たせないとまたすぐに引っ越しをしなければいけない可能性も出てきます。
システムを移動させるのも費用がかかるので、今後の事業計画を見据えて会社の規模や現状の売り上げなどをしっかり確認してから、新しいオフィスを新設する必要があるかを判断してください。
新しいオフィスでチェックするべきインフラ設備
新設したオフィスのインフラ環境が整っているかチェックをします。
電気・ガス・水道・電話回線・インターネット回線の5種類を必ずチェックしてください。
対応をしてくれる各会社の連絡先を把握して、使えるかどうかも事前に確認します。
手続きが完了してなければ早めに済ませて、引っ越しをする前に開通しておくようにします。
社員が快適に仕事ができるように空調設備もしっかり作動するか確認します。
エアコンがあるかどうか、季節に応じてしっかり使えるかどうかも確認します。
空調システムの確認も見落としがちなので把握しておくことをおすすめします。
まとめ
オフィスを新設するのは期待が込められているのでワクワクしますが、計画通りに進めていかないと後から大きなトラブルになる可能性があります。
業者に任せる部分と自分たちで作業をする部分を明確に分けて、引っ越しが完了するまでスムーズに工事や作業が進むようにします。
なぜオフィスを新設するのかを十分に理解してから物件を決めてください。
そうすることで余計な出費を抑えることができますし、毎月の固定費を安く済ませることができます。
失敗しないためにも慎重に考えてオフィスを新設してください。
